הקמת מערכת שנרכשה

בקצרה

ברגע שהתשלום מאושר או שתקופת הניסיון מתחילה, המערכת נבנית באופן אוטומטי, בדרך כלל תוך כדקה.

בזמן הזה עונים על כמה שאלות קצרות על העסק, עוקבים אחרי שלבי ההקמה במסך «הקמה», ורואים בדיוק מה נשאר לבצע לפני שהסוכן מתחיל לענות ללקוחות.

לפני שמתחילים

• מי יכול לבצע: מענה על שאלות ההקמה וביצוע השלבים מיועדים לתפקידי «בעלים» ו«ניהול» בלבד. משתמשים בתפקיד «חבר צוות» או «כספים» רואים את המסך לקריאה בלבד, ובשלבים שממתינים לבעלים או למנהלים יופיע התג «אצל ההנהלה» וההסבר «את זה עושים «בעלים» או «ניהול» בעסק.». תפקיד «כספים» אינו נכנס לתוך מערכת הניהול.
• פתיחת עסק חדש: אם עדיין אין לכם עסק בחשבון, ממלאים תחילה את «פרטי העסק» בטופס הראשוני (שם העסק וטלפון).
• מדריכים קשורים: כדאי להכיר את רשימת ההקמה ואת עמוד המערכות שלי.

שלב אחר שלב

1. מענה על שאלות ההקמה

בסיום ההזמנה לוחצים על «ממשיכים להקמה». אם יש שאלות פתוחות, נפתח המסך «כמה שאלות קצרות על העסק».

1. עוברים בין השלבים וממלאים את הפרטים.
2. בכל שלב אפשר ללחוץ «דלג», או ללחוץ בפינה על «לדלג ישר למערכת» (או «לדלג בינתיים» בזמן שההקמה רצה).
3. שלבים המסומנים בתג «נחוץ למענה ללקוחות» מגדירים את תחום העסק והשירותים העיקריים. שאר השלבים מסומנים בתג «משפר את הסוכן».
4. לוחצים «הבא» לשמירה, ובשלב האחרון לוחצים «סיום».

2. אישור התשובות וכניסה

בסיום מופיעה ההודעה «זהו, התשובות נשמרו» ותצוגה מקדימה של משפט הפתיחה של הסוכן («ככה הסוכן יפתח שיחה בוואטסאפ:»).

• לוחצים «כניסה למערכת» כדי לעבור ישירות לעבודה.
• אם המערכת עדיין נבנית ברקע, לוחצים «חזרה למעקב אחרי ההקמה».

3. מעקב אחרי הבנייה האוטומטית

במסך «הקמה» (נתיב הפירורים: «{שם העסק} › הקמה») רואים את הכותרת «הקמת המערכת, שלב אחרי שלב»:

• «ההזמנה התקבלה»
• «הקמה אוטומטית»
• «בדיקות אחרונות»
• «מוכנה לשימוש»

אל מסך «הקמה» מגיעים בלחיצה על «ממשיכים להקמה» בסיום ההזמנה, או בלחיצה על «חזרה למעקב אחרי ההקמה» לאחר השאלון. בזמן שהמערכת נבנית, מופיע גם הכפתור «למעקב אחרי ההקמה» בכרטיס שבדף «בית» או ברשימת «המערכות שלי» (כפתור זה מוסתר ברשימה לאחר שהמערכת נפתחת, ומופיע בדף הבית רק בזמן הבנייה). לאחר שהבנייה מסתיימת והאפליקציה פתוחה, הכפתור בכרטיס ההקמה שבראש עמוד העסק נקרא «להקמה במערכת» ופותח את עמוד «הקמה» באפליקציה (הכפתור «להמשך» מופיע רק כשאין אפליקציה פתוחה). כשהסוכן כבר עונה ללקוחות, הכותרת בכרטיס היא «עוד N צעדים בהקמה».

העמוד מתרענן מעצמו כל 10 שניות. אין צורך לעשות דבר בזמן הבנייה. אפשר גם לסגור את העמוד, וכשהמערכת תהיה מוכנה יישלח אליכם מייל.

4. השלמת הצעדים עד למענה חי

כשהמערכת נבנתה והאפליקציה פתוחה, האתר אינו מציג רשימת צעדים עם «לחיבור» או «לביצוע במערכת» ואינו מציג את הכותרת «הצעד הבא שלכם».

במקום זאת, מופיעה ההודעה: «כל צעדי ההקמה נמצאים ב«הקמה» בתוך המערכת.»

הודעה זו מוצגת לכל עסק שהאפליקציה שלו פתוחה (גם במערכת «התותח בוואטסאפ» בלבד, ללא טלפון), ולא רק למי שמחזיק ב«אלוף הטלפונים». מתחתיה מופיעה השורה «הצעד הבא: <שם הצעד>» וכפתור «להקמה במערכת».

לוחצים על «להקמה במערכת» כדי לעבור לעמוד «הקמה» באפליקציה, ושם מבצעים את הצעדים:

1. «חיבור מספר ה-WhatsApp של העסק»: מחברים את המספר שלכם כדי שהסוכן יוכל לקבל הודעות.
2. «הוספת הידע של העסק»: מוסיפים את המידע שהסוכן צריך להכיר.
3. «בדיקה לפני הפעלה»: בודקים את תשובות הסוכן מתוך המערכת.
4. «הפעלת המענה האוטומטי»: מפעילים את המענה. הסוכן לא יענה ללקוחות עד שתפעילו אותו.

מה קורה אחר כך

• התשובות שמילאתם מעדכנות אוטומטית את הגדרות הסוכן במערכת.
• שאלות שדילגתם עליהן נשארות זמינות במסך ההקמה תחת «משפר את הסוכן — לא חובה». לוחצים «למענה על השאלות» או «ממשיכים מאיפה שעצרתם» בכל זמן שנוח לכם.
• תוכלו לערוך את התשובות גם בהמשך: נכנסים לעמוד העסק, מוצאים את הכרטיס «פרטים להקמה» ולוחצים «עריכת התשובות».
• ברגע שכל התחנות הושלמו, הסטטוס מתעדכן ל-«הכול מוכן, הסוכן יכול לענות ללקוחות».

שאלות נפוצות

האם חייבים לענות על כל שאלות ההקמה עכשיו?

לא. שום דבר אינו חובה לכניסה למערכת, ואפשר לדלג על הכול. רק שני שלבים קצרים נחוצים כדי שהסוכן יכיר את העסק (במה העסק עוסק והשירותים העיקריים), ושאר השאלות רק משפרות את המענה. תוכלו להשלים ולשנות הכול מתוך המערכת בכל עת.

כמה זמן נמשכת ההקמה האוטומטית?

בדרך כלל כדקה. המערכת מקימה את סביבת העבודה בעצמה. אין צורך להמתין מול המסך – אפשר לסגור את העמוד, וכשהמערכת מוכנה נשלח לכם עדכון במייל.

מה קורה אם ההקמה נכשלה?

אם חלה שגיאה טכנית בזמן הבנייה, המערכת מנסה להקים שוב בעצמה עד 4 פעמים, והצוות שלנו מקבל התראה אוטומטית. אם מופיעה ההודעה «הייתה תקלה אצלנו בהקמת המערכת», לוחצים על «פנייה לתמיכה» לקבלת עזרה.

למה חבר צוות לא יכול לבצע את שלבי ההקמה?

פעולות ההקמה ושמירת התשובות מורשות לבעלי תפקיד «בעלים» ו«ניהול» בלבד. חבר צוות או איש כספים שנכנסים למסך רואים את השאלות והשלבים לקריאה בלבד, כאשר על שלבים הממתינים להנהלה מופיע התג «אצל ההנהלה».

מהו מסלול «ליווי ותמיכה»?

זהו מסלול שירות ייעודי הכולל זמני מענה מהירים, שעות עבודה חודשיות ודוח רבעוני, אליו מגיעים בלחיצה על כפתור «ליווי ותמיכה» בעמוד העסק (שנפתח מתוך «המערכות שלי» בלחיצה על שם העסק). מסלולי המערכת הרגילים אינם כוללים ליווי כזה כברירת מחדל. אם אין למערכת מסלול פעיל, העמוד מציג «למערכת הזו אין מסלול ליווי פעיל», וניתן לפנות לתמיכה הרגילה בלחיצה על «פנייה לתמיכה».