כפילויות ומיזוג

בקצרה

רשימת הלידים עשויה לצבור כרטיסים כפולים כשאותו לקוח פונה שוב או כשיש ייבוא מקובץ חיצוני. במערכת תוכלו לאתר אוטומטית קבוצות של לידים כפולים, לסמן מי מהם אינו כפילות כדי שלא יופיע שוב, או למזג אותם לכרטיס אחד שמרכז את כל ההיסטוריה, השיחות, המשימות והמסמכים.

לפני שמתחילים

• מי יכול לבצע: בעלי תפקיד «בעלים» ו«ניהול» בלבד. בעלי תפקיד «חבר צוות» אינם רואים את תפריט הפעולות ולא יכולים לפתוח כפילויות או למזג (למידע נוסף ראו מדריך מי יכול מה בלידים).
• מסלולים: התכונה מיועדת למסלולי «התותח בוואטסאפ» («פשוט» ו«מתקדם»).
• איפה זה נמצא: ב«לידים» במערכתפתיחה במערכת בתפריט «יום העבודה», או מתוך עמוד ליד ספציפי במחשב.

שלב אחר שלב

בדיקת כפילויות וסימון לידים

1. פותחים את «לידים» במערכתפתיחה במערכת.
2. לוחצים על כפתור «⋯» (עוד פעולות) בראש העמוד, ובוחרים «כפילויות».

3. בחלונית שנפתחת מוצגת שורת כמות (למשל «3 קבוצות של לידים שנראים כמו אותו אדם.»), והקבוצות הגדולות ביותר מופיעות ראשונות. אם אין כפילויות, יוצג «לא מצאנו לידים כפולים.».
4. המערכת מציגה לצד כל קבוצה את הסיבה לאיתור:
   • «אותו טלפון» (בדיקה לפי מספר טלפון אחיד).
   • «אותו אימייל» (כתובת דוא"ל זהה).
   • «אותו שם ואותה חברה» (שם וחברה זהים, כאשר שני השדות מלאים).
   • «אותו ערך ייחודי» (ערך זהה בשדה שהוגדר ייחודי).
5. אם הלידים שייכים לאנשים שונים, לוחצים על «לא כפילות». תוצג ההודעה «סומן — הם לא יופיעו כאן שוב», והקבוצה תוסר ולא תחזור.
6. אם מדובר באותו אדם ותרצו לאחד את הכרטיסים, לוחצים על «מיזוג».

מיזוג לידים כפולים

1. בחלונית «מיזוג לידים» שנפתחת, בוחרים תחת «איזה ליד נשאר» את הליד שיהווה את כרטיס הבסיס. כל אפשרות מציגה את שם הליד והטלפון שלו.

2. בטבלת השדות (תחת העמודה «שדה»), עוברים על השורות שבהן יש הבדלים בין הלידים. שדות שבהם הערכים זהים אינם מוצגים. אם שדה מסוים ריק באחד הלידים, יוצג «ריק».
3. בוחרים עבור כל שדה איזה ערך לשמור. ברירת המחדל היא הערך המלא מהליד החדש ביותר. העמודה של הכרטיס שנבחר לשמירה מסומנת בסופה ב-« (נשאר)».
4. קוראים את שורת הסיכום בתחתית: «עוברים לליד שנשאר: …» (משימות, פגישות, הערות, מסמכים, הצעות מחיר, שיחות, תשלומים וחובות). אם אין נתונים נוספים להעביר, יוצג «עוברים לליד שנשאר: אין עוד מה להעביר. התגיות מתאחדות.».
5. אם לשני הלידים היו שיחות נפרדות בוואטסאפ, תוצג השורה «גם השיחות שלהם בתיבת השיחות יתאחדו לאיש קשר אחד.».
6. לוחצים על כפתור «מיזוג» (בזמן השמירה הכפתור יציג «ממזגים…»). בסיום תוצג ההודעה «מוזגו 2 לידים ל«<שם הליד>»», והקבוצה תיעלם מהרשימה.
7. כדי לצאת ללא שינוי, לוחצים על «ביטול».

מיזוג מתוך עמוד ליד (במחשב בלבד)

1. פותחים את כרטיס הליד שרוצים למזג (לפרטים נוספים ראו מדריך עמוד הליד).
2. לוחצים על כפתור «עוד פעולות על הליד» (תפריט «⋯») ובוחרים «מיזוג עם…».
3. בחלונית «מיזוג <שם הליד>», משיבים על השאלה «עם איזה ליד למזג את «<שם הליד>»?» ובוחרים את הליד השני בשדה «ליד».
4. בוחרים איזה ליד נשאר ואילו שדות לשמור, ולוחצים «מיזוג». בסיום תועברו לעמוד הליד שנשאר רק אם בחרתם בליד שונה מזה שפתחתם; אחרת, תישארו בעמוד שבו אתם נמצאים.

מה קורה אחר כך

• הליד שנשאר מקבל את ערכי השדות שבחרתם, והתגיות של כל הלידים מתאחדות.
• כל המשימות, הפגישות, ההערות, המסמכים, הצעות המחיר, התשלומים והחובות עוברים ישירות לליד שנשאר.
• בציר הזמן של הליד שנשאר נרשם אירוע מיזוג.
• שיחות נפרדות שהיו בתיבת השיחות מתאחדות תחת איש קשר אחד.
• שאר הלידים מוסרים מהמערכת ומפסיקים להופיע ברשימות. הם אינם מופיעים ב«הוסרו לאחרונה» ולא ניתן להחזיר אותם עם «להחזיר ללידים».
• המערכת לא מאפשרת לשמור שני לידים עם אותו טלפון או עם ערך זהה בשדה ייחודי. הלידים שמוזגו מוסרים קודם, כך שהפרטים של הליד שנשאר נשמרים ללא שגיאת כפילות.

שאלות נפוצות

האם אפשר לבטל מיזוג לידים?

לא. במערכת אין כפתור ביטול למיזוג. הלידים שמוזגו לא מגיעים לרשימת «הוסרו לאחרונה», ולכן לא ניתן להחזיר אותם. יש לבדוק היטב את הפרטים לפני שלוחצים «מיזוג».

מה קורה כשלוחצים על «לא כפילות»?

הקבוצה נעלמת מהרשימה ונשמרת ככזו שסומנה לא כפילות. המערכת לא תציג שוב את הלידים האלה ככפילות בעתיד. שום נתון בכרטיסי הלידים עצמם אינו משתנה.

למה חבר צוות לא רואה את כפתור הכפילויות?

איתור כפילויות ומיזוג מיועדים למנהלי המערכת בלבד. עבור בעלי תפקיד «חבר צוות» תפריט «⋯» ברשימת הלידים אינו מוצג, ופעולת המיזוג חסומה עבורם.

מה קורה אם לשני הלידים יש ערכים שונים באותו שדה?

בטבלת המיזוג יוצגו כל השדות שבהם קיים הבדל. ברירת המחדל היא שמירת הערך המלא מהליד החדש ביותר, אך ניתן לבחור בכל שורה איזה ערך לשמור מבין שני הכרטיסים.

האם שיחות הוואטסאפ בתיבה מתמזגות גם הן?

כן. אם לשני הלידים היו שיחות נפרדות בתיבת השיחות, המיזוג מאחד אותן לאיש קשר אחד עם היסטוריית השיחה המלאה.