ייבוא וייצוא לקובץ

בקצרה

ייבוא מקובץ מאפשר להעלות לידים קיימים מקובץ CSV או אקסל ישירות לרשימת הלידים במערכת, עם התאמת עמודות ובדיקה מקדימה לפני שמירה. ייצוא לקובץ מוריד את רשימת הלידים שמופיעה על המסך או רק את הלידים שבחרתם לקובץ CSV שנפתח בעברית באקסל. שתי הפעולות מתבצעות ישירות מתוך דף הלידים במערכתפתיחה במערכת.

לפני שמתחילים

• מי יכול: תפקידי «בעלים» ו«ניהול» בלבד. חברי צוות וכספים אינם מורשים לייבא או לייצא.
• מבנה הקובץ לייבוא: קובץ מסוג .csv או .xlsx (אקסל), עד גודל של 10MB, עד 50,000 שורות ו-60 עמודות. בשורה הראשונה צריכים להופיע שמות העמודות.
• זיהוי הליד: כל שורה בקובץ חייבת לכלול מספר טלפון או כתובת אימייל כדי שהמערכת תוכל לזהות את הליד.
• הסכמות לוואטסאפ: ייבוא של אישור לקבלת הודעות דורש אישור שהנוסח הוקרא ללקוח וסימון היכן נאמר. לפרטים נוספים קראו על הסכמה על הליד.

שלב אחר שלב

ייבוא לידים מקובץ

1. נכנסים אל «לידים» במערכתפתיחה במערכת.
2. לוחצים על כפתור «⋯» (עוד פעולות) בראש המסך ובוחרים «ייבוא מקובץ». אם רשימת הלידים ריקה לחלוטין («ה-CRM עדיין ריק»), לוחצים על «ייבוא מקובץ» במסך הריק.

3. בחלונית «ייבוא מקובץ», לוחצים על «בחרו קובץ CSV או אקסל, או גררו אותו לכאן» ומעלים את הקובץ. המערכת תציג «קוראים את הקובץ…».
4. תחת «1. מה יש בכל עמודה», בודקים את ההתאמה לכל עמודה («ניחשנו לפי שמות העמודות. שנו מה שלא נכון — הדוגמה מתעדכנת.»). בוחרים לכל עמודה שדה קיים, «לא לייבא», או «שדה חדש מהעמודה». חובה לבחור לפחות עמודת טלפון או אימייל.
5. תחת «2. ליד שכבר קיים», בוחרים מה לעשות אם הליד כבר קיים במערכת («מזהים לפי הטלפון, ואם אין — לפי האימייל.»):
   • «לדלג — להשאיר אותו כמו שהוא»
   • «להשלים רק שדות ריקים»
   • «לעדכן הכול לפי הקובץ» (וניתן לסמן גם «לעדכן גם שלב ומקור»).
6. תחת «3. מה ייכנס», בודקים את הסיכום: «שורות בקובץ», «חדשים», «יעודכנו», «יישארו כמו שהם» ו-«לא ייובאו». בלשונית «לא ייובאו» אפשר לראות מדוע שורות נדחו, וללחוץ על «הורדת הרשימה» לקבלת דוח מפורט («דוח-ייבוא-לידים.csv»).

7. לוחצים על «ייבוא {N} לידים». בזמן העבודה יוצג «מייבאים…», ובסיום יוצג המסך «הייבוא הסתיים» עם פירוט הכמויות: «נוספו {N} · עודכנו {N} · נשארו כמו שהם {N} · לא יובאו {N}».

ייצוא לידים לקובץ

1. בעמוד «לידים» במערכתפתיחה במערכת, מסדרים את הסינון, המיון והעמודות שרוצים לייצא. אם רוצים לייצא רק לידים ספציפיים, מסמנים אותם בתיבות הסימון.
2. לוחצים על «⋯» ובוחרים «ייצוא לקובץ». אם סומנו לידים מראש, אפשר ללחוץ ישירות על «ייצוא» בסרגל «פעולה על הלידים שנבחרו».
3. בחלונית «ייצוא לקובץ», בוחרים תחת «אילו לידים»: «הרשימה שעל המסך ({N})» או «רק אלה שנבחרו ({N})».
4. תחת «אילו שדות», בוחרים בין «העמודות של התצוגה ({N})» לבין «כל השדות».

5. לוחצים על «הורדת {N} לידים». קובץ CSV בשם «לידים-dd-mm-yyyy.csv» יירד למחשב.

מה קורה אחר כך

• הלידים המיובאים מופיעים מיד ברשימה עם המקור «ייבוא מקובץ».
• תגיות ושדות חדשים שהוגדרו בקובץ מתווספים באופן אוטומטי אל הגדרות ה-CRM.
• ביטול ייבוא (עד 7 ימים): בתחתית האשף מופיע החלק «ייבואים קודמים» עם האפשרות «ביטול» («ביטול ייבוא אפשרי 7 ימים.»). ביטול הייבוא מסיר לידים שנוצרו בייבוא ואף אחד לא שינה מאז (הם נשמרים 30 יום בין הלידים שהוסרו ואפשר להחזיר אותם, ראו הסרת ליד ושחזורו). ערכים שעודכנו בלידים קיימים חוזרים למצבם הקודם.
• המערכת שומרת תיעוד של פעולות הייבוא והייצוא.

טיפים

• ייצוא של ליד בודד: אפשר לייצא כרטיס של ליד יחיד עם כל שדותיו ישירות מעמוד הליד דרך «⋯» › «ייצוא».
• נתקלתם בבעיה בקובץ? עיינו במדריך ייבוא לידים נכשל.

שאלות נפוצות

האם ייבוא שולח הודעות ללידים?

לא. הייבוא רק שומר את הלידים ברשימה. הוא אינו שולח הודעות, ואינו מתחיל קמפיין או מעקב אוטומטי.

איך המערכת מזהה לידים שכבר קיימים?

המערכת מזהה ליד קיים לפי הטלפון, ואם אין טלפון — לפי האימייל. בשלב השני בוחרים אם לדלג עליו («לדלג — להשאיר אותו כמו שהוא»), להשלים רק ערכים חסרים («להשלים רק שדות ריקים»), או לעדכן את כל הפרטים («לעדכן הכול לפי הקובץ»). לטיפול בכפילויות נוספות ראו כפילויות ומיזוג.

מה המגבלות על גודל הקובץ וכמות השורות?

המערכת מקבלת קובץ של עד 10MB, עד 50,000 שורות ו-60 עמודות (העסק כולו יכול להחזיק עד 50,000 לידים פעילים). אם הקובץ גדול מ-10MB תוצג הודעה: «הקובץ גדול מ-10MB. אפשר לפצל אותו לכמה קבצים.».

האם קובץ הייצוא נפתח בעברית באקסל?

כן. הקובץ מיוצא בפורמט CSV עם קידוד UTF-8 ו-BOM, כך שתוכנת אקסל מציגה את העברית בצורה תקינה, וניתן לייבא אותו בחזרה למערכת כמו שהוא.

האם חבר צוות יכול לייצא את הרשימה?

לא. הכפתורים «ייבוא מקובץ» ו«ייצוא לקובץ» מוצגים לתפקידי «בעלים» ו«ניהול» בלבד.