הגדרות ה-CRM

בקצרה

הגדרות ה-CRM מרכזות במקום אחד את מבנה הלידים בעסק: אילו שדות מופיעים בכל כרטיס ליד, באילו שלבים הליד מתקדם במשפך המכירות, מאיזה מקור הוא הגיע, אילו תגיות מוצמדות אליו, מהן סיבות ההפסד, ותוך כמה זמן הצוות צריך לחזור לכל פנייה.

שמירת ההגדרות כאן משפיעה מיד על רשימת הלידים, לוח הקנבן והסינונים. לעומת זאת, שינוי במה שהסוכן מקבל לגבי שדות יוצר גרסת טיוטה לסוכן, שמגיעה לשיחות עם לקוחות רק אחרי «פרסום לסוכן».

לפני שמתחילים

• מי יכול לערוך: בעלי תפקיד «בעלים» ו«ניהול» בלבד. משתמשים בתפקיד «חבר צוות» יכולים לצפות בהגדרות בלבד אם פתחו את הקישור הישיר, אך כל אפשרויות העריכה חסומות עבורם.
• איפה פותחים: נכנסים אל «הגדרות» במערכתפתיחה במערכת תחת הקבוצה «ניהול והתאמה» ובוחרים «CRM ולידים», או לוחצים על כפתור «⋯» (עוד פעולות) בתוך «לידים» במערכתפתיחה במערכת ובוחרים «הגדרות ה-CRM».
• בתצוגת «פוקוס» מגיעים להגדרות דרך לשונית «העסק» › «הגדרות». בטלפון נייד ההגדרות נמצאות תחת כפתור «עוד» (או «העסק» בפוקוס).
• לקביעת הנתונים שהסוכן ממלא או הפעולות שמופעלות במעבר בין שלבים, ראו מה הסוכן רואה וממלא וכן מה מזיז את הליד.

שלב אחר שלב

הוספת שדות מותאמים אישית

1. בלשונית «שדות», לוחצים על «שדה חדש» (או בוחרים שדה מוכן מתוך «שדות מומלצים לעסק שלכם — לחיצה מוסיפה, ואפשר לשנות אחר כך.»).

2. בחלונית «שדה חדש», ממלאים «שם השדה» (עד 60 תווים) ובוחרים «סוג» מתוך 16 הסוגים האפשריים (כגון טקסט קצר, טקסט ארוך, מספר, סכום, תאריך, בחירה אחת, טלפון ועוד).
3. בשדה מסוג בחירה, מוסיפים אפשרויות בעזרת כפתור «אפשרות» (עד 50 אפשרויות).
4. תחת «מה הסוכן עושה עם השדה», בוחרים בין «הסוכן ממלא», «הסוכן קורא» או «מוסתר מהסוכן».

5. מגדירים הגבלות והצגה: אפשר לסמן «חובה», «להציג ברשימה», «ערך ייחודי» או «רק «בעלים» ו«ניהול» משנים», ולקבוע «קבוצה בעמוד הליד (לא חובה)».
6. לוחצים «הוספת השדה».

כדי להעביר שדה לארכיון, לוחצים בשורת השדה על «⋯» › «ארכיון»; שדה בארכיון מופיע תחת «בארכיון (N)» עם «החזרה» ו«מחיקה».

עריכת שלבי המשפך

1. עוברים ללשונית «שלבים».

2. להוספת שלב חדש, לוחצים «שלב» (עד 25 שלבים בסך הכל).
3. לכל שלב מגדירים «שם השלב» (עד 40 תווים), משמעות («פתוח», «פגישה», «נסגר בהצלחה» או «לא נסגר») ואחוז «סיכוי» לסגירה.
4. פותחים את «צבע, מה לשאול בכניסה ומה זה מפעיל» כדי לבחור צבע ולסמן שדות שחובה למלא בעת כניסת ליד לשלב זה.
5. משנים את סדר השלבים בעזרת חצי ההזזה למעלה ולמטה.
6. לוחצים על «שמירת השלבים».

מחיקת שלב שיש בו לידים מתחילה מלחיצה על «⋯» בשורת השלב › «להעביר {N} לידים ולמחוק».

הגדרת סיבות הפסד, תגיות ומקורות

1. סיבות הפסד: בלשונית «סיבות הפסד», מקלידים שם בתיבה «סיבה חדשה» ולוחצים «הוספה». כשליד מועבר לשלב «לא נסגר», נציגים והסוכן בוחרים סיבה מתוך רשימה זו.
2. תגיות: בלשונית «תגיות», מקלידים שם בתיבה «תגית חדשה» ולוחצים «הוספה». לחיצה על צבע התגית מאפשרת לערוך אותו. כדי לאחד תגיות דומות, לוחצים על «⋯» › «מיזוג לתגית אחרת».

3. מקורות: בלשונית «מקורות», מוסיפים מקור בתיבה «מקור חדש». מקורות מובנים במערכת כוללים למשל WhatsApp, Meta, Google, אתר, טלפון וייבוא מקובץ.

קביעת זמני תגובה

1. עוברים ללשונית «זמני תגובה».
2. מגדירים את היעדים: «מענה ראשון לליד חדש תוך (דקות פתוחות)», «ליד פתוח בלי פעילות נחשב תקוע אחרי (ימים)», וכן «אחרי פגישה בלי המשך (ימים)».
3. לוחצים על «שמירה».

מה קורה אחר כך

• השדות, התגיות והמקורות מתעדכנים באופן מיידי בכל מסכי העבודה: טבלת הלידים, לוח הקנבן, כרטיס הליד ומסכי הסינון.
• מחיקת שדה מסירה לצמיתות את הערכים שלו מכל כרטיסי הלידים ורושמת את הפעולה בהיסטוריית הליד. העברה של שדה לארכיון שומרת את הנתונים בלידים קיימים («בארכיון — הערכים נשמרים») אך מסתירה אותו ביצירת לידים חדשים.
• מחיקת שלב שיש בו לידים פותחת חלונית שבה בוחרים לאיזה שלב להעביר את הלידים הקיימים («להעביר ולמחוק»).
• שינוי שמשפיע על הידע של הסוכן או על השדות שהוא ממלא יוצר טיוטה חדשה, וייכנס לתוקף בשיחות עם לקוחות רק לאחר לחיצה על פרסום הסוכן.
• ליד שזמן הטיפול בו חורג מהיעדים מקבל סימון «חורג מזמן התגובה» או «זמן התגובה נגמר בקרוב», ונכנס לרשימת «דורש טיפול».

שאלות נפוצות

האם צריך ללחוץ על כפתור שמירה כללי למסך?

ברוב הלשוניות כל פעולה נשמרת מיד ברקע. יוצאי הדופן שדורשים לחיצה על שמירה הם: כפתור «שמירת השלבים» בלשונית השלבים, כפתור «הוספת השדה» או «שמירה» בטופס עריכת שדה, וכפתור «שמירה» בלשונית «זמני תגובה».

מה קורה אם שני מנהלים מעדכנים הגדרות בו-זמנית?

המערכת מרעננת את ההגדרות ברקע ומחילה את השינוי שלכם על גבי הנתונים שנשמרו, כך שאף עדכון תקין לא יידרס.

מה קורה ללידים כשמוחקים שלב?

לא ניתן למחוק שלב שקיימים בו לידים ללא העברתם. המערכת תדרוש לבחור שלב יעד חלופי כדי להעביר את כל הלידים אליו לפני ביצוע המחיקה.

מה ההבדל בין ארכיון למחיקה של שדה?

העברה לארכיון שומרת את כל הערכים שכבר נרשמו בלידים קיימים ומאפשרת להחזיר את השדה בכל שלב דרך כפתור «החזרה». מחיקה מסירה את הנתונים מכל הלידים ומתעדת את הפעולה בציר הזמן שלהם.

האם חבר צוות יכול לשנות את השדות או השלבים?

לא. שינוי הגדרות ה-CRM שמור לתפקידי «בעלים» ו«ניהול» בלבד. חבר צוות שנכנס לכתובת הישירה יראה את הנתונים לתצוגה בלבד, כדי שיידע אילו שדות מוגדרים ומה הסוכן עושה.