שעות פעילות למענה

בקצרה

הסוכן הטלפוני במוצר «אלוף הטלפונים» יודע מתי העסק פתוח ומתי הוא סגור, כדי למסור למתקשרים מידע נכון, להימנע מהעברת שיחות כשאף אחד לא נמצא, ולהסביר מה לעשות מחוץ לשעות. שעות הפעילות, החגים והימים הסגורים נקבעים במקום מרכזי אחד ביומן המערכת, וכאן מגדירים מה הסוכן יאמר למתקשרים בזמן שהעסק סגור.

לפני שמתחילים

• מי יכול לעשות את זה: בעלי תפקיד «בעלים» או «ניהול». בעלי תפקיד «חבר צוות» ו«כספים» אינם מורשים לגשת להגדרות אלו.
• מסלול: פתוח במסלול מענה טלפוני נכנס («אלוף הטלפונים — נכנסות ויוצאות» או «משפחה מנצחת»).
• שעות העסק: שעות השבוע, החגים והימים הסגורים מוגדרים ביומן העסק. ראו מדריך שעות פעילות וימים מיוחדים.

שלב אחר שלב

הגדרת הודעה מחוץ לשעות הפעילות

1. פותחים את «הגדרות» במערכתפתיחה במערכת (בתצוגה «רגילה» וב«מבט-על» בקבוצה «ניהול והתאמה», ב«פוקוס» בלשונית «העסק» באריח «הגדרות», ובטלפון תחת «עוד» או «העסק»), ושם, תחת «המענה הטלפוני», בוחרים «שעות פעילות».
2. בכרטיס השני, בשדה «מה לומר מחוץ לשעות הפעילות», כותבים את הנוסח שהסוכן ימסור למתקשרים (עד 300 תווים). לדוגמה: «אנחנו סגורים עכשיו. השאירו הודעה ונחזור אליכם מחר בבוקר.».

3. לוחצים «שמירת ההגדרות». מופיעה ההודעה «ההגדרות נשמרו».

בדיקת שעות הפעילות ועדכונן ביומן

1. בכרטיס «מתי העסק פתוח», בודקים את סיכום ימי השבוע בבלוק «שעות פעילות» ואת שורות הימים המיוחדים: «חגים», «ערבי חג», «חול המועד» ו«ימים סגורים».
2. כדי לשנות את ימי השבוע והשעות, לוחצים על הקישור «שינוי השעות ביומן» (או עוברים אל «יומן»פתיחה במערכת בלשונית «הגדרות היומן» תחת «מתי העסק פתוח?»).
3. כדי להגדיר חגים או תאריכים שבהם העסק סגור, לוחצים על הקישור «לחגים ולימים הסגורים ביומן» ומעדכנים אותם ביומן.
4. לאחר השמירה ביומן, חוזרים אל «שעות פעילות» והנתונים המעודכנים מופיעים מיד.

מה קורה אחר כך

• כשהעסק סגור לפי שעות השבוע או הימים המיוחדים שהוגדרו (לפי אזור הזמן של העסק), הסוכן משלב את ההנחיה שלכם ומסביר במילים שלו שהעסק סגור.
• בשעות שבהן העסק סגור, המענה הטלפוני אינו מעביר שיחות לנציגים ואינו קובע שיחות חזרה, אלא שומר את הודעת המתקשר.
• כשהעסק פתוח, ההודעה מחוץ לשעות אינה נאמרת כלל.
• הסוכן מתחשב בשעות כשמתקשר שואל על הגעה או שיחה חוזרת «היום» או «מחר», ולא יבטיח חזרה או פגישה ביום שבו העסק סגור.

שאלות נפוצות

למה אי אפשר לשנות את שעות הפתיחה ישירות במסך הזה?

שעות הפעילות נקבעות במקום מרכזי אחד לכל המערכת: ביומן, תחת «הגדרות היומן» ← «מתי העסק פתוח?». כך גם הסוכן בוואטסאפ, גם היומן וגם המענה הטלפוני פועלים תמיד לפי אותם זמנים בדיוק. המסך הזה מציג את השעות ומקשר לעריכתן.

האם הסוכן מקריא את ההודעה מילה במילה?

לא. הסוכן מוסר את הדברים במילים שלו למי שמתקשר בזמן שהעסק סגור, בהתאם למה שכתבתם בשדה.

מה קורה בימי חג ומועדים מיוחדים?

אם לא הגדרתם אחרת ביומן, ברירת המחדל היא: סגור בחגים, ערבי חג כמו יום שישי, וחול המועד כמו יום רגיל. המענה הטלפוני מוסר למתקשרים את המצב שנקבע ביומן לכל מועד.

האם אפשר לקבוע שעות מענה ייעודיות למספר טלפון מסוים?

כן. אם לעסק יש כמה מספרים, ניתן לקבוע שעות ייעודיות למספר בהגדרות, תחת «המענה הטלפוני», בחלק המספר והניתוב.