שעות פעילות וימים מיוחדים

בקצרה

שעות הפעילות והימים המיוחדים של העסק מוגדרים במקום אחד במערכת. לפיהם סוכן «התותח בוואטסאפ» וסוכן «אלוף הטלפונים» מוסרים מידע ללקוחות, היומן מציע מועדים פנויים לפגישות, ותזכורות ומעקבים מתוזמנים נשלחים בימי ושעות הפתיחה בלבד. כאן קובעים את ימי הפתיחה השבועיים, הפסקות צהריים, חגים וימי חופשה סגורים.

לפני שמתחילים

• מי יכול לערוך: תפקידי «בעלים» ו«ניהול». משתמשים בתפקיד «חבר צוות» רואים את ההגדרות לקריאה בלבד (ומופיעה ההודעה «את הגדרות היומן משנים «בעלים» ו«ניהול».»), ותפקיד «כספים» אינו רואה פגישות.
• איפה זה נמצא: נכנסים אל «יומן»פתיחה במערכת, בוחרים בבורר «תצוגת היומן» באפשרות «הגדרות היומן» ועוברים לחלק «מתי העסק פתוח?». אפשר להגיע לשם גם דרך הקישור «שינוי השעות ביומן» שמופיע במסך «ידע» ובמסך «מענה טלפוני».

שלב אחר שלב

1. הגדרת ימי ושעות הפתיחה של השבוע

1. נכנסים אל «הגדרות היומן»פתיחה במערכת ומגיעים לחלק «מתי העסק פתוח?».
2. מפעילים את המתג של כל יום פעיל בשבוע («יום ראשון» עד «יום שבת»). היום יסומן כ«פתוח». יום כבוי יישאר «סגור».
3. בוחרים שעות בשדות «משעה» ו«עד שעה» בקפיצות של 15 דקות. יום שנפתח מקבל כברירת מחדל 09:00–17:00.
4. אם יש הפסקה באמצע היום, לוחצים על «טווח שעות נוסף (אם יש הפסקה באמצע היום)» ומגדירים את שעות הטווח השני (אפשר להגדיר עד 2 טווחי שעות ביום).
5. בתיבת «קביעת פגישות» של אותו יום, בוחרים מתי מותר לקבוע פגישות: «בכל שעות הפתיחה», «לא ביום הזה», או «רק בחלק מהשעות» (ומגדירים שעות מותאמות בתוך שעות הפתיחה).

2. קביעת פעילות בחגים, ערבי חג וחול המועד

המערכת והסוכן כבר מכירים את מועדי ישראל בלוח השנה, כך שאין צורך להזין תאריכי חגים ידנית:

1. עוברים לחלק «חגים, ערבי חג וחול המועד».
2. בכל אחת משלוש השורות — «חגים», «ערבי חג», «חול המועד» — בוחרים באפשרות הרצויה:
   • «כמו יום רגיל» — העסק פועל לפי שעות השבוע הרגילות.
   • «סגור» — העסק סגור לחלוטין.
   • «שעות מיוחדות» — מגדירים שעות ייעודיות בשדות «משעה» ו«עד שעה» (ברירת המחדל לשעות מיוחדות היא 09:00–13:00).

3. חסימת תאריכי חופשה וימים סגורים

כשהעסק סגור לרגל חופשה או ליום מסוים:

1. עוברים לחלק «ימים סגורים».
2. בוחרים תאריך התחלה בשדה «מתאריך».
3. אם מדובר ברצף ימים, בוחרים תאריך סיום בשדה «עד תאריך (לא חובה)».
4. לוחצים על «סגירת התאריכים». התאריכים יופיעו ברשימה והסוכן לא יציע בהם פגישות.
5. כדי לבטל חסימה ולהחזיר את הימים לפעילות, לוחצים על «פתיחה מחדש» לצד השורה ברשימה.

4. עדכון שעות שהוקלדו כטקסט חופשי

אם כתבתם את שעות הפעילות במילים שלכם (למשל בשאלון ההקמה):

1. המערכת קוראת את הטקסט ומציגה לוח עדכון בראש מסך היומן.
2. כשהטקסט שונה מהימים שמוגדרים כרגע, תופיע ההודעה «שעות הפעילות שכתבתם השתנו» או «הטקסט של שעות הפעילות שונה מהימים שכאן», יחד עם פירוט השינויים שעלו מהטקסט.
3. כדי להחיל את השעות, לוחצים על «עדכון לפי הטקסט».
4. כדי להשאיר את המצב הקיים ללא שינוי, לוחצים על «להשאיר את הימים כמו שהם».

מה קורה אחר כך

• הסוכן בוואטסאפ מוסר ללקוחות את שעות הפעילות בדיוק לפי מה שהוגדר.
• סוכן הטלפון מודיע על השעות למתקשרים. כשהעסק סגור, הוא לא מעביר שיחות ולא מתאם שיחות חזרה.
• בתיאום פגישות דרך הסוכן או בתוך קביעת פגישה ביומן, המערכת מציעה אך ורק מועדים בתוך הימים והשעות שהוגדרו. ימים סגורים וחגים שסומנו כסגורים נחסמים לחלוטין.
• כל הזמנים נקבעים לפי שעון העסק (כברירת מחדל, שעון ישראל), ולא לפי השעון בדפדפן שלכם.

הבדלים בין תצוגות ובטלפון

• בתצוגה «רגילה»: כל חלקי ההגדרות מופיעים בעמוד אחד. במסך של 1024 פיקסלים ומעלה ההגדרות מוצגות בשתי עמודות: חגים, ימים סגורים וכללי פגישה לצד ימי השבוע; במסך צר יותר (מתחת ל-1024 פיקסלים) הן מוצגות בעמודה אחת.
• בתצוגת «פוקוס»: לוחצים על «הגדרות היומן» ובוחרים בנושא המבוקש מתוך האינדקס («מתי העסק פתוח?», «חגים, ערבי חג וחול המועד», «ימים סגורים»). כל נושא מוצג במסך נפרד.
• בתצוגת «מבט-על»: עוברים ללשונית «הגדרות» ובוחרים בלשונית המשנה הרצויה («מתי העסק פתוח?», «חגים וימים סגורים»).
• בטלפון נייד: פותחים את «יומן» מסרגל הניווט התחתון ועוברים להגדרות היומן.

שאלות נפוצות

האם צריך להזין תאריכים של חגים בכל שנה מחדש?

לא. המערכת מכירה את מועדי החגים, ערבי החג וחול המועד. אתם קובעים רק את הכלל עבור כל סוג יום: «כמו יום רגיל», «סגור», או «שעות מיוחדות».

מה קורה אם שיניתי את שעות הפתיחה והיה מוגדר חלון פגישות מצומצם?

אם שעות הפתיחה שונו כך שחלון הפגישות חורג מהן, חלון הפגישות מתאפס אוטומטית לערך «בכל שעות הפתיחה».

האם אפשר לקבוע שעות נפרדות לכל סניף?

כן, אך סניפים עם יומן ושעות פעילות משלהם כלולים רק במסלול «מתקדם» ובמסלול המשולב של וואטסאפ וטלפון (או כאשר נרכשו סניפים נוספים כתוספת). במסלולים אלה אפשר להגדיר שעות פעילות לכל סניף במסך «סניפים וסוגי פגישות». במסלולים אחרים מוסבר בלוח שכל הפגישות נקבעות ביומן הראשי, והכפתור «סניף» מושבת. למידע נוסף קראו את המדריך על סניפים וסוגי פגישות.

מדוע חבר צוות אינו יכול לשנות את השעות?

עריכת ימי ושעות הפעילות מותרת לתפקידי «בעלים» ו«ניהול» בלבד. משתמש בתפקיד «חבר צוות» יכול לצפות בשעות, אך כל שדות העריכה חסומים עבורו.