משימות

בקצרה

עמוד «משימות» במערכתפתיחה במערכת מרכז את כל מה שצריך לבצע בעסק ברשימה אחת משותפת. לכל משימה יש כותרת, מועד יעד לביצוע, עדיפות, שיוך לאיש צוות וקישור אופציונלי לליד.

הרשימה משותפת לכל חלקי המערכת: משימה שנוצרת כאן מופיעה גם בכרטיס הליד, בתיבת השיחות, בדף הבית ובדשבורד. בעמוד זה מנוהלות גם משימות שפתח סוכן הוואטסאפ בעקבות שיחה, וכן הודעות שהשאירו מתקשרים בקו הטלפוני.

מה אפשר לעשות כאן

• מעקב וניהול משימות שוטפות: צפייה במשימות לפי מועדים, סימון משימות שבוצעו, עריכת פרטים והוספת הערות. לקריאה מלאה על יצירת משימה: מדריך הוספת משימה.
• קביעת אחראי ומועד יעד: שיוך משימה לאיש צוות, הגדרת זמנים וקבלת התראות כשהמועד מגיע. למידע נוסף: מדריך מי אחראי ומתי המשימה מגיעה.
• מעקב אחרי משימות שהסוכן פתח: כשהסוכן מבטיח ללקוח בשיחה שנציג יחזור אליו או יטפל בבקשה, הוא פותח משימה אוטומטית ומסמן אותה בתווית «פתח הסוכן».
• טיפול בהודעות מהטלפון: בעסקים שמחוברים למענה טלפוני, הודעות קוליות והודעות שהושארו מופיעות בחלק «הודעות לטיפול». לפרטים: מדריך הודעות מהמתקשרים.
• סינון ומיון: מעבר מהיר בין סידור «לפי מועד» לבין סידור «לפי דחיפות», וחיפוש וסינון לפי ליד בתצוגות «פוקוס» ו«מבט-על».

איך המשימות מאורגנות

המשימות מסודרות לפי מועד היעד שלהן בחלוקה לקבוצות:

• «באיחור»: משימות שמועד היעד שלהן כבר חלף ועוד לא סומנו כבוצעו (מודגשות באדום).
• «היום»: משימות שמיועדות להיום.
• «מחר»: משימות שמיועדות ליום המחרת (בתצוגת «מבט-על» מופיעה קבוצת «השבוע»).
• «בהמשך»: משימות עם מועד עתידי רחוק יותר.
• «בוצעו»: קבוצה מקופלת בתחתית הרשימה שמרכזת את כל המשימות שהסתיימו.

מעל הרשימה אפשר לבחור את סדר ההצגה דרך «סדר המשימות»:

• «לפי מועד»: מציג את המשימות לפי השעה והתאריך הקרובים ביותר.
• «לפי דחיפות»: מקפיץ לראש כל קבוצת זמן משימות עם תג עדיפות: «דחופה» (אדום), «גבוהה» (כתום) או «נמוכה» (אפור).

המשימות בשלוש התצוגות

המערכת מציגה את עמוד המשימות בהתאם לתצוגת העבודה שבה בחרתם:

תצוגה «רגילה»

העמוד נמצא בתפריט הראשי תחת הקבוצה «יום העבודה». לחיצה על «משימה חדשה» פותחת טופס להזנת פרטים. לחיצה על עיגול הסימון לצד כל משימה מסמנת «סימון כבוצעה» ומעבירה אותה לקבוצת «בוצעו». אם סומנה משימה בטעות, מופיעה הודעה עם כפתור «ביטול» למשך כמה שניות, ותמיד אפשר לפתוח את קבוצת «בוצעו» וללחוץ שוב על העיגול כדי לפתוח את המשימה מחדש («פתיחה מחדש»).

תצוגת «פוקוס»

בתצוגה זו עמוד המשימות אינו מופיע בלשוניות התחתונות. מגיעים אליו דרך הקישור «כל המשימות» בדף הבית, או דרך לחיצה על המשבצת «משימות» בעמוד «העסק». בעמוד עצמו יש שדה «חיפוש משימה או ליד», אפשרות «סינון לפי ליד», וכפתורי «דחייה מהירה» בעת פתיחת משימה: «בעוד שעה», «מחר ב-09:00» או «בעוד שבוע».

תצוגת «מבט-על»

המשימות מוצגות בלוח של חמישה טורים: «באיחור», «היום», «השבוע», «בהמשך» ו-«בוצעו». בראש הלוח מופיעה שורת הוספה מהירה עם השדה «מה צריך לעשות?», בחירת ליד, שעה, שיוך ולחיצה על «הוספה».

מי רואה את זה ובאיזה מסלול

• תפקידים: בעלי תפקיד «בעלים», «ניהול» ו-«חבר צוות» יכולים לצפות במשימות, להוסיף משימות חדשות, לערוך, למחוק ולסמן ביצוע. «חבר צוות» אינו יכול לבחור איש צוות אחר עבור המשימה (המשימה משויכת ישירות אליו). תפקיד «כספים» אינו רואה כאן משימות של לקוחות.
• מסלולים: ניהול משימות צוות מול לידים כלול במסלולים «פשוט» ו-«מתקדם». בעסק שבו פועל מסלול טלפון בלבד העמוד קיים במערכת, ומרכז בעיקר את הודעות המתקשרים.

איפה מתחילים

1. נכנסים לעמוד «משימות»פתיחה במערכת בתפריט המערכת (או לוחצים Ctrl K ובוחרים «משימה חדשה»).
2. בודקים את קבוצות «באיחור» ו-«היום» כדי לראות מה דורש טיפול מיידי.
3. לוחצים על «משימה חדשה» כדי להזין את המשימה הבאה שלכם. להסבר מפורט על השדות והאפשרויות, עברו אל הוספת משימה.

שאלות נפוצות

איך יודעים שהסוכן פתח משימה?

בתצוגת «פוקוס» מופיע הכיתוב « · פתח הסוכן» לצד המשימה. בתצוגה «רגילה» המשימה נושאת את הכותרת שהסוכן הגדיר, ובפאנל השיחה של אותו לקוח מופיע פירוט המשימה. הסוכן מחזיק לכל היותר משימה פתוחה אחת לכל שיחה, ומעדכן אותה אם עולה צורך נוסף.

מה המשמעות של «הודעות לטיפול» בראש העמוד?

בעסקים עם קו של «אלוף הטלפונים», מתקשרים שהשאירו הודעה מופיעים כחלק ממערך המשימות תחת «הודעות לטיפול». אפשר להאזין להקלטה, לחזור למתקשר בוואטסאפ או בטלפון, ולסמן שההודעה טופלה.

האם חבר צוות רואה רק את המשימות שלו בעמוד זה?

לא. עמוד המשימות מציג את כלל משימות העסק לפי מועדי היעד שלהן, כדי לשמור על תיאום מלא בצוות.

למה משימה מופיעה תחת «באיחור» למרות שהיום עוד לא נגמר?

משימה עוברת לקבוצת «באיחור» ברגע ששעת היעד המדויקת שלה חלפה לפי שעון העסק. אם השעה שנקבעה הייתה 14:00 והשעה כעת 14:30, המשימה תופיע באדום תחת «באיחור» עד שתסמנו אותה כבוצעה או תעדכנו את המועד.