קביעת פגישה

בקצרה

טופס «קביעת פגישה» מאפשר לכם לתאם פגישה עבור לקוח ישירות מתוך היומן או מתוך כרטיס הליד. המערכת מציגה שעות פנויות מתוך יומן Google המחובר, בדיוק לפי הכללים שמוגדרים לסוכן: ימי פעילות, התראה מראש, מרווחים וסניפים. לחיצה אחת קובעת את הפגישה ביומן, מעדכנת את שלב הליד ב-CRM ומתזמנת את התזכורות לפי הגדרות התזכורות של העסק.

לפני שמתחילים

• מי יכול לקבוע: «בעלים», «ניהול» ו«חבר צוות». לתפקיד «כספים» אין גישה לפגישות של לקוחות.
• חיבור יומן והפעלה: יומן Google חייב להיות מחובר, והמתג «לאפשר לסוכן לקבוע פגישות» חייב לפעול ב«הגדרות היומן». רק «בעלים» ו«ניהול» יכולים לחבר את היומן ולשנות את הגדרותיו.
• ליד קיים: הפגישה נקשרת תמיד לליד במערכת. אם הלקוח עדיין לא רשום, יוצרים תחילה ליד חדש.
• מסלולים: מיועד למסלולי «פשוט» ו«מתקדם» ולחבילות המשולבות. בעסק עם «אלוף הטלפונים» בלבד, היומן מיועד בעיקר לשיחות חזרה.

שלב אחר שלב

אפשר לקבוע פגישה מתוך דף היומן, או ישירות מתוך עמוד הליד.

קביעת פגישה מתוך היומן

1. פותחים את «יומן» במערכתפתיחה במערכת. בתצוגה «רגילה» הוא נמצא בקבוצת «יום העבודה» בתפריט, בתצוגת «פוקוס» בלשונית «יומן», ובתצוגת «מבט-על» בסרגל הצד. בטלפון נייד הוא מופיע בסרגל התחתון.
2. לוחצים על «פגישה חדשה». נפתח חלון צדדי בשם «קביעת פגישה».
3. תחת «עם מי», מחפשים את הלקוח לפי שם, טלפון או חברה, ולוחצים עליו ברשימת «בחרו ליד». אם תרצו להחליף לקוח לאחר שבחרתם, לוחצים על «החלפה».
4. אם בעסק מוגדרים סוגי פגישות, בוחרים «סוג הפגישה» (למשל פגישה טלפונית, וידאו או פגישה בעסק). לצד כל סוג מוצג משך הזמן בדקות.
5. אם קיימים סניפים בעסק ולא בחרתם סוג פגישה שמקושר לסניף מסוים, בוחרים «סניף». ברירת המחדל היא «היומן הראשי».
6. בוחרים «יום». הרשימה מציעה 21 יום קדימה (החל מ«היום» ו«מחר»).
7. תחת «שעות פנויות», המערכת בודקת את היומן ומציגה מועדים פנויים במרווחים של 30 דקות. לוחצים על השעה המתאימה.
8. כפתור הקביעה בתחתית הטופס מציג את השעה שנבחרה (למשל «קביעה ל-09:30»). לוחצים עליו כדי לאשר.

מה קורה אחר כך

• אירוע חדש נוצר ביומן Google המחובר ומסונכרן למערכת. אם נקבעה פגישת וידאו, הקישור נוצר דרך היומן המחובר.
• שלב הליד מתעדכן ב-CRM בעקבות קביעת הפגישה.
• המערכת מתזמנת תזכורות לקראת הפגישה לפי הגדרות התזכורות בעסק.
• בראש המסך מופיעה הודעה: «נקבעה פגישה עם <שם> ל-<תאריך ושעה>», והמועד מתווסף לרשימת «פגישות ביומן».
• לאחר מועד הפגישה, מסמנים ביומן או בכרטיס הליד מי הגיע ומי לא הגיע.

שאלות נפוצות

למה כפתור «פגישה חדשה» אפור ואי אפשר ללחוץ עליו?

הכפתור מושבת כאשר היומן אינו מחובר או כאשר קביעת הפגישות כבויה. מעל רשימת הפגישות תופיע הודעת הסבר: «כדי לקבוע פגישות, מכאן או דרך הסוכן, צריך לחבר יומן.» או «היומן מחובר, אבל קביעת הפגישות כבויה. אפשר להפעיל אותה בהגדרות היומן.» מי שבתפקיד «בעלים» או «ניהול» יראו קישור «להגדרות היומן».

למה מופיעה ההודעה «אין שעות פנויות ביום הזה. נסו יום אחר.»?

השעות המוצגות מחושבות לפי שעות הפעילות והימים המיוחדים, חלונות הזמן הפנויים ביומן Google, זמן ההתראה המינימלי שנקבע וההפסקות בין פגישות. אם יום מסוים מלא, מוגדר כסגור או שאין בו חלון זמן מספיק לפגישה, לא יופיעו בו שעות.

האם אפשר לקבוע פגישה ללקוח שלא מופיע ברשימת הלידים?

לא. הטופס דורש לבחור ליד קיים מתוך המערכת כדי לשמור את היסטוריית הפגישות, להזיז את השלב ולהפעיל תזכורות. אם מדובר בלקוח חדש, מוסיפים תחילה ליד חדש.

למה לא מופיעה האפשרות לבחור «סניף»?

בחירת «סניף» מופיעה רק כאשר בעסק הוגדרו כמה סניפים, ורק אם לא נבחר סוג פגישה ספציפי. כאשר בוחרים סוג פגישה ששויך מראש לסניף מסוים בסניפים וסוגי פגישות, המערכת משייכת את הסניף המתאים אוטומטית.

מה קורה אם שעה נתפסה ברגע שלחצתי על הכפתור?

אם לקוח או נציג אחר תפסו את המועד במקביל, המערכת מציגה שגיאה: «לא הצלחנו לקבוע את הפגישה. ייתכן שהשעה כבר נתפסה, בחרו שעה אחרת.» רשימת השעות תתרענן מיד ותוכלו לבחור שעה פנויה אחרת.