סניפים וסוגי פגישות

בקצרה

אם בעסק שלכם פועלים כמה מיקומים או שאתם מציעים סוגי שירות שונים (כגון שיחת טלפון, פגישת וידאו או פגישה בעסק), תוכלו להגדיר לכל סניף יומן Google ושעות פעילות משלו. שיוך סוגי הפגישות לסניפים מאפשר לסוכן לתאם ללקוחות פגישות ביומן הנכון, עם משך הזמן וההגדרות המתאימות.

לפני שמתחילים

• מי יכול: רק בעלי תפקיד «בעלים» ו«ניהול» יכולים לערוך את הגדרות הסניפים וסוגי הפגישות. משתמשים בתפקיד «חבר צוות» רואים את ההגדרות לקריאה בלבד (אך יכולים לתאם פגישות בכל סניף דרך קביעת פגישה).
• מסלול: סוגי פגישות זמינים בכל המסלולים שבהם מופיע היומן. הוספת סניפים נפרדים (עד 2 סניפים נוספים מעבר ליומן הראשי) כלולה במסלול «מתקדם» ובמסלול המשולב, ועסק במסלול אחר יכול להחזיק בסניפים ברכישת תוסף סניפים. כאשר אין לעסק סניפים במכסה או בתוספים שנרכשו, כל הפגישות נקבעות ביומן הראשי וכפתור הוספת הסניף מושבת.
• יומן Google נפרד: לפני הוספת סניף, יש לפתוח יומן נפרד באותו חשבון Google שמחובר למערכת ולהעתיק ממנו את מזהה היומן.
• שעות היומן הראשי: שעות הפעילות של היומן הראשי מוגדרות בנפרד במדריך שעות פעילות וימים מיוחדים.

שלב אחר שלב

כדי להגיע למסך ההגדרות, נכנסים אל «יומן»פתיחה במערכת ופותחים את «הגדרות היומן»:

• בתצוגה «רגילה»: גוללים לפאנל האחרון, «סניפים וסוגי פגישות».
• בתצוגת «פוקוס»: בוחרים בנושא «סניפים וסוגי פגישות».
• בתצוגת «מבט-על»: עוברים ללשונית «הגדרות» ובוחרים בלשונית המשנה «סניפים וסוגי פגישות».
• בטלפון נייד: נכנסים אל «יומן» בסרגל התחתון ופותחים את «הגדרות היומן».

הוספת סניף

1. בודקים את שורת המכסה שבראש הפאנל כדי לראות כמה סניפים מתוך המכסה העומדת לרשותכם כבר הוגדרו.
2. לוחצים על כפתור «סניף». כרטיס סניף חדש יתווסף לרשימה (למשל בשם ברירת המחדל «סניף 2»).
3. ממלאים את שדות «שם הסניף» ו«כתובת».
4. נכנסים להגדרות היומן ב-Google: בוחרים ביומן המתאים, עוברים אל «שילוב היומן» ומעתיקים את «מזהה יומן».
5. מדביקים את הערך בשדה «מזהה היומן ב-Google» (היומן חייב להיות בחשבון ה-Google שחיברתם למערכת).
6. מגדירים את «שעות פעילות» של הסניף כטקסט (לדוגמה: א-ה 09:00-17:00, ו 08:00-13:00).
7. קובעים את הגדרות הזמן של הסניף: «משך פגישה (דקות)» (בין 10 ל-240), «הפסקה בין פגישות (דקות)» (בין 0 ל-120), וכן «זמן מינימלי לקביעה מראש (שעות)» (בין 0 ל-720).
8. השינויים נשמרים אוטומטית ומוצגת ההודעה «הגדרות היומן נשמרו».

הגדרת סוגי פגישות

1. תחת הכותרת «סוגי פגישות», בוחרים את ברירת המחדל בשדה «איך נפגשים, אם סוג הפגישה לא אומר אחרת»: «שיחת טלפון», «פגישת וידאו» או «פגישה בעסק».
2. להוספת סוג פגישה (עד 12 סוגים בסך הכול), לוחצים על כפתור «סוג פגישה».
3. בשדה «שם» מזינים שם ברור לסוג הפגישה.
4. בשדה «משך (דקות)» מגדירים את אורך הפגישה (בין 5 ל-240 דקות).
5. בתפריט «באיזה יומן נקבע» בוחרים אם הפגישה תיקבע תחת «היומן הראשי» או באחד הסניפים שהוספתם.
6. בתפריט «איך נפגשים» משאירים את האפשרות «כמו תמיד (…)» או בוחרים מפורשות באחת האפשרויות: «שיחת טלפון», «פגישת וידאו» או «פגישה בעסק».
7. השינויים נשמרים באופן אוטומטי.

מה קורה אחר כך

• קביעה על ידי הסוכן: כשהסוכן מזהה איזה סוג פגישה הלקוח מבקש, הוא מאתר זמנים פנויים ביומן Google של הסניף המשויך, לפי שעות הפעילות שהוגדרו לאותו סניף, וקובע שם.
• משך הפגישה: משך הזמן שנקבע בסוג הפגישה גובר על ברירת המחדל של הסניף.
• קביעה ידנית: בטופס קביעת פגישה ידני, בחירת סוג הפגישה מכתיבה אוטומטית את משך הפגישה ואת הסניף.
• תצוגה בלוח הפגישות: שורת הפגישה ביומן מציגה את האורך, את הסניף או «היומן הראשי», תגית סוג הפגישה וסוג המפגש (כגון פגישת וידאו · יש קישור או פגישה בעסק).
• הזמנה לתור הבא: תזמון אוטומטי להזמנת התור הבא יכול לפעול לפי שם סוג הפגישה; שינוי שמו של סוג פגישה עשוי לבטל התאמה קיימת.

שאלות נפוצות

מדוע הכפתור «סניף» מושבת?

הכפתור «סניף» מושבת כאשר אין לעסק סניפים במכסה (סניפים כלולים במסלול «מתקדם» ובמסלול המשולב, או ניתנים לרכישה כתוסף), או כאשר ניצלתם את כל מכסת הסניפים שברשותכם (הסניפים שהוגדרו הגיעו למכסה במסלול או לכמות שנרכשה). שורת המכסה שבראש הפאנל מסבירה מה הסטטוס שלכם.

האם שעות הפעילות של היומן הראשי תקפות גם לסניפים?

לא. לכל סניף יש שדה «שעות פעילות» משלו המוגדר כטקסט, והוא פועל בנפרד משעות הפעילות של היומן הראשי.

איך הסוכן יודע באיזה יומן לתאם את הפגישה?

הסוכן בוחר יומן לפי סוג הפגישה. כאשר משייכים סוג פגישה לסניף מסוים בשדה «באיזה יומן נקבע», הסוכן בודק זמינות וקובע ישירות ביומן של אותו סניף.

כמה סוגי פגישות ניתן להוסיף?

המערכת מאפשרת להגדיר עד 12 סוגי פגישות. כאשר מגיעים למכסה זו, הכפתור «סוג פגישה» הופך למושבת.

מה קורה לסוגי פגישות אם מסירים סניף?

סוגי הפגישות אינם נמחקים. הם מועברים אוטומטית לקביעה בתוך «היומן הראשי».