הוספת משימה

בקצרה

כל משימה שנפתחת במערכת נשמרת ברשימת משימות אחת מרכזית. תוכלו לפתוח משימה מדף המשימות, מתוך כרטיס הליד, או ישירות מחלון שיחה כדי לוודא שחוזרים ללקוח בזמן.

לפני שמתחילים

• מי יכול להוסיף: בעלי העסק («בעלים»), מנהלים («ניהול») וחברי צוות («חבר צוות»). מי שמוגדר בתפקיד «כספים» או צפייה בלבד לא יראה את כפתור ההוספה.
• מסלולים: המשימות זמינות במסלולים «פשוט», «מתקדם» ו-«אלוף הטלפונים». יצירת משימה ישירות מתוך שיחה קיימת רק במסלולים הכוללים את «התותח בוואטסאפ» (בעסק עם מענה טלפוני בלבד אין תיבת שיחות וואטסאפ, והמשימות מתווספות מדף המשימות או מכרטיס הליד).
• היכרות מומלצת: כדאי להכיר את דף המשימות ואת חלוקת האחריות במדריך מי אחראי ומתי המשימה מגיעה.

שלב אחר שלב

הוספת משימה מדף המשימות

1. נכנסים אל «משימות» במערכתפתיחה במערכת בתפריט תחת «יום העבודה».
2. לוחצים על «משימה חדשה» בראש המסך (או משתמשים בחיפוש המהיר: מקלידים Ctrl K ובוחרים «משימה חדשה»).

3. בשדה «משימה» כותבים מה צריך לעשות (עד 500 תווים).
4. אם המשימה קשורה ללקוח, מחפשים אותו בשדה «ליד (לא חובה)». אם לא, משאירים «בלי ליד».
5. קובעים «תאריך ושעה» עתידיים, או לוחצים על אחד מכפתורי «מועד מהיר»: «בעוד שעה», «מחר ב-09:00» או «בעוד שבוע».
6. בוחרים את האחראי בשדה «אצל מי המשימה». בעלי העסק ומנהלים יכולים לבחור בין «הבעלים» לבין שמות חברי הצוות. עבור «חבר צוות», השדה קבוע מראש על «אצלכם».
7. בוחרים «דחיפות»: «דחופה», «גבוהה», «רגילה» (ברירת המחדל) או «נמוכה».
8. לוחצים על «הוספה». מופיעה הודעה «המשימה נוספה», והמשימה משובצת ברשימה לפי המועד שלה.

הוספת משימה מתוך כרטיס ליד

1. נכנסים אל «לידים» במערכתפתיחה במערכת ופותחים את כרטיס הליד.
2. באזור הרישום («מה לרשום») בוחרים בלשונית «משימה».
3. ממלאים את שדה «משימה» (ההנחיה: «מה צריך לעשות?»), קובעים «מועד», בוחרים «למי» ומהי רמת «דחיפות».
4. מוסיפים פירוט נוסף בשדה «פרטי המשימה» (עד 2,000 תווים).
5. לוחצים על «הוספת משימה» (או במקלדת על Ctrl+Enter).

הוספת משימה ישירות משיחה

1. פותחים את השיחה המבוקשת בתיבת השיחות.
2. בשורת הכלים שליד תיבת המענה לוחצים על «משימה לצוות».

3. בחלון «משימה לצוות» (מתחת לכותרת מופיע שם הלקוח), ממלאים את שדה «משימה» וקובעים «מועד» (ברירת המחדל היא שעה אחת קדימה).
4. לוחצים על «שמירת משימה».

מה קורה אחר כך

• המשימה מופיעה מיד ברשימת המשימות הכללית, בדף הבית ובעמוד הליד המתאים.
• משימה שנפתחה משיחה מוצגת בכרטיס «משימות מהשיחה» מתחת לחלון השיחה, עם המועד המדויק («לטיפול עד dd/mm/yyyy hh:mm»). מתצוגת פוקוס אפשר לחזור אליה בלחיצה על «לשיחה».
• כאשר המועד מגיע, האחראי מקבל התראה בוואטסאפ ובטלפון («הגיע מועד של משימה»). משימה שלא שויכה לאיש צוות מגיעה אל בעלי העסק.

טיפים

• בתצוגת «מבט-על», הוספת משימה נעשית ישירות משורת ההזנה בראש המסך: מקלידים ב-«מה צריך לעשות?», בוחרים מועד ולוחצים «הוספה». השורה מתנקה מיד ונשארת פתוחה להזנת המשימה הבאה.
• ברשימת הלידים אפשר להחליק על שורת הליד ולבחור בפעולה «פולואפ» כדי לפתוח משימת מעקב למחר בשעה 09:00 בלחיצה אחת.

שאלות נפוצות

אפשר להוסיף משימה בלי ליד?

כן. משאירים את השדה «ליד (לא חובה)» עם הערך «בלי ליד». המשימה תופיע כרגיל ברשימת המשימות הכללית של העסק.

למה אין לי אפשרות לבחור אצל מי המשימה?

חברי צוות בתפקיד «חבר צוות» רואים בשדה את הערך הקבוע «אצלכם». המערכת משייכת את המשימה ישירות אליכם, וההתראה במועד תגיע אליכם. רק בעלי העסק ומנהלים יכולים לשייך משימות לחברי צוות אחרים.

אפשר לקבוע משימה לשעה שכבר עברה?

לא בעת יצירת משימה חדשה. הטופס דורש מועד עתידי, ואם נבחר תאריך שכבר עבר תוצג ההודעה «בחרו למשימה מועד עתידי.». בעריכת משימה קיימת («עריכת משימה») ניתן להזין כל מועד תקין, והמשימה תסומן מיד כבאיחור.

האם הלקוח מקבל הודעה כשאני פותח משימה מהשיחה שלו?

לא. המשימות הן פנימיות לצוות בלבד, ושום מידע עליהן אינו נשלח ללקוח.

איפה כותבים הערות על המשימה?

בטופס ההוספה המהיר בדף המשימות אין שדה הערות. כדי להוסיף הערות, פותחים את המשימה מהרשימה («עריכת משימה») וממלאים את תיבת «הערות», או שיוצרים את המשימה מתוך כרטיס הליד דרך השדה «פרטי המשימה».