התראות לצוות

בקצרה

במסך «התראות לצוות» קובעים על אילו אירועים אנשי הצוות יקבלו עדכון, למי מגיעה כל התראה, מתי שיחה חוזרת למענה אוטומטי ואיך נשלחים הדוחות. ההתראות נשלחות בוואטסאפ ובטלפון (בהתראת פוש), ואם לא נקראו – נשלחות גם במייל.

לפני שמתחילים

• מי יכול להגדיר: בעלי תפקיד «בעלים» או «ניהול». חברי צוות יכולים לקבל התראות אך אינם עורכים את ההגדרות.
• אנשי צוות שרוצים לבחור כנמענים צריכים להיות רשומים במערכת ולהיכנס לפחות פעם אחת לתיבת השיחות (ראו מדריך הזמנת חבר צוות).
• כדי לקבל התראות ישירות לנייד, על כל איש צוות לאשר קבלת פוש במכשיר שלו (ראו ההתראות במערכת).

שלב אחר שלב

1. פותחים את «הגדרות»פתיחה במערכת (בתפריט «ניהול והתאמה» בתצוגה רגילה או «מבט-על», באריח «הגדרות» בתוך «העסק» בתצוגת פוקוס, או דרך «עוד» ← «הגדרות» בנייד). תחת קבוצת «צוות והרשאות», בוחרים «התראות לצוות».
2. אם מנהלים עסק רפואי, מסמנים «עסק רפואי: בלי שם ומספר של לקוח בהתראות» כדי להסתיר פרטים אלו מכל ההודעות.
3. תחת «מי מקבל כל העברה לאדם», מסמנים מי יקבל עדכון כששיחה מועברת מנציג אוטומטי לנציג אנושי. אם לא מסמנים אף אחד, ההתראה תגיע לנציג שהשיחה שוייכה אליו, ואם אין שיוך – לבעלים.
4. בשדה «תזכורת כשפנייה עדיין מחכה למענה», בוחרים זמן למשלוח תזכורת («בלי תזכורת», «אחרי 15 דקות», «אחרי 30 דקות», «אחרי שעה» או «אחרי שעתיים»). תחת «מי מקבל את התזכורת» מסמנים את הנמענים (בלי סימון – התזכורת מגיעה לבעלים).
5. בשדה «מתי שיחה עוברת מנציג בחזרה לסוכן», בוחרים מתי שיחה שנציג לא ענה בה תחזור למענה של הסוכן (למשל: «רק כשמחזירים אותה», «אחרי 30 דקות בלי תשובה», «אחרי שעה בלי תשובה», «אחרי שעתיים בלי תשובה», «אחרי 4 שעות בלי תשובה» או «אחרי 24 שעות בלי תשובה»). הזמן נספר מהתשובה האחרונה של הנציג, וכשהשיחה חוזרת הסוכן עונה על מה שהלקוח כתב בינתיים.
6. אם רוצים תמלול אוטומטי של הודעות קוליות גם בשיחות שנציג מטפל בהן, מסמנים «לתמלל הודעות קוליות גם בשיחות שנציג מטפל בהן». ללא סימון, ההקלטה תישאר להאזנה אך לא תתומלל.
7. תחת «התראות על מה שקורה בעסק», מפעילים את האירועים הרצויים ומסמנים לצד כל אחד מי מקבל אותו:
   • «ליד חדש» – ליד שהסוכן או טופס הוסיפו (ובעסק עם מענה טלפוני: «ליד שהסוכן, שיחת טלפון או טופס הוסיפו»).
   • «ליד עבר לשלב שבחרתם» – מסמנים תחת «השלבים» אילו שלבים יפעילו התראה (למשל כשהליד הופך לחם).
   • «נקבעה פגישה» – פגישה שנקבעה על ידי הסוכן.
   • «לקוח סגר» – כשהסוכן רשם שהלקוח קנה, או שליד הגיע לשלב סגירה.
   • «לקוח כתב מילה שבחרתם» – מזינים תחת «המילים (מופרדות בפסיק)» עד 20 מילים (למשל: דחוף, ביטול, תלונה).
   • «הגיע מועד של משימה» – מגיע ישירות למי שהמשימה אצלו (משימה בלי איש צוות מגיעה לבעלים).
   • «ליד הוקצה לאיש צוות» – מגיע ישירות לאיש הצוות שקיבל את הליד.
   • «הזכירו איש צוות בהערה» – מגיע ישירות למי שהוזכר בהערה על ליד.

8. בשדה «הסיכום היומי נשלח ב», בוחרים היכן לקבל את הסיכום: «וואטסאפ», «התראה בטלפון» או «מייל».
9. תחת «דוחות שנשלחים», מסמנים אם לשלוח את «הדוח השבועי» ואת «הסיכום החודשי». כדי שחברי צוות יקבלו את הנתונים שלהם בלבד, מסמנים אותם תחת «סיכום יומי אישי לאנשי הצוות».

10. לוחצים על «שמירה» בתחתית העמוד וממתינים להופעת הכיתוב «נשמר».

מה קורה אחר כך

• ההתראות נשלחות בזמן אמת. המערכת בודקת אירועים חדשים כפעם בחצי דקה כדי לוודא ששום פנייה לא תתפספס.
• פעולה שביצעתם בעצמכם (למשל סגירת משימה או עדכון ליד) אינה שולחת התראה לעצמכם.
• אם מוקצים מספר לידים לאותו איש צוות בטווח זמן קצר, הם מאוחדים להתראה אחת מרוכזת.
• כברירת מחדל, המערכת מפעילה מראש את ההתראות על משימות («הגיע מועד של משימה»), הקצאה («ליד הוקצה לאיש צוות»), אזכור («הזכירו איש צוות בהערה»), ואת הדוח השבועי והחודשי. אירועים אחרים (כמו «ליד חדש») מופעלים רק לאחר סימונם.
• הסיכום היומי נשלח בשעת פתיחת העסק (או ב-09:00 אם לא הוגדרו שעות פעילות). בימים שבהם העסק סגור לא נשלח סיכום, והנתונים מצטרפים ליום הפעילות הבא.
• בתחתית המסך, תחת «ההתראות האחרונות», מופיע תיעוד של עד 10 ההתראות האחרונות שנשלחו, מצבן («בדרך», «נשלחה», «נמסרה», «לא נמסרה», «טופלה») ושמות הנמענים.

שאלות נפוצות

למה לא קיבלתי התראה על ליד חדש?

ברירת המחדל של «ליד חדש» כבויה. כדי לקבל התראה, סמנו את «ליד חדש» תחת «התראות על מה שקורה בעסק», בחרו נמענים ולחצו «שמירה».

האם חבר צוות יכול לבחור אילו התראות יישלחו אליו?

לא במסך הזה. הגדרות ההתראות של העסק מנוהלות במרוכז על ידי «בעלים» או «ניהול». כל חבר צוות יכול רק לקבוע אם לקבל התראות פוש בנייד דרך מסך «התראות בטלפון» (ראו ההתראות במערכת).

מה הלקוח רואה כשהצוות מקבל התראה?

הלקוח אינו רואה דבר. ההתראות והסיכומים מיועדים אך ורק לצוות העסק ונשלחים בערוצים הפנימיים.

איך מבטלים תזכורת לפנייה שממתינה לנציג?

בוחרים באפשרות «בלי תזכורת» בשדה «תזכורת כשפנייה עדיין מחכה למענה» ולוחצים על «שמירה».

למה אנשי צוות בתפקיד «כספים» אינם מופיעים ברשימות?

משתמשים בעלי הרשאת «כספים» אינם עובדים בתיבת השיחות, ולכן אינם מופיעים ברשימת הנמענים להתראות אלו.