הזמנת חבר צוות

בקצרה

הזמנת חברי צוות מאפשרת לכם לצרף עובדים ומנהלים לעסק עם התפקיד וההרשאות המתאימים להם. שולחים הזמנה לכתובת המייל של העובד, והוא מקבל קישור מאובטח להצטרפות ישירה למערכת.

לפני שמתחילים

• מי יכול לבצע: בעלי תפקיד «בעלים» (יכולים להזמין לכל ארבעת התפקידים) ובעלי תפקיד «ניהול» (יכולים להזמין לתפקידי «ניהול» ו«חבר צוות»). בעלי תפקיד «חבר צוות» או «כספים» אינם רואים את כפתור ההזמנה.
• היכרות עם התפקידים: לפני ההזמנה כדאי להכיר את ההרשאות השונות במדריך תפקידים: בעלים, ניהול, חבר צוות וכספים ובמדריך משתמשים והרשאות.
• מקומות בתיבת השיחות: במסלול «פשוט» כלולים 3 משתמשים בתיבת השיחות, ובמסלול «מתקדם» כלולים 6 משתמשים. הזמנת «בעלים», «ניהול» או «חבר צוות» מעבר למכסה תבקש לאשר הוספת מקום. תפקיד «כספים» אינו תופס מקום בתיבה.

שלב אחר שלב

1. נכנסים לעמוד «משתמשים והרשאות» במערכתפתיחה במערכת.
2. לוחצים על «הזמנת חבר צוות» בראש העמוד. נפתח החלון «הזמנת חבר צוות».
3. בשדה «מייל» מקלידים את כתובת הדוא״ל של האדם שרוצים להזמין.
4. בשדה «תפקיד» בוחרים את התפקיד הרצוי: «חבר צוות», «ניהול», «כספים» או «בעלים» (בהתאם להרשאותיכם). השורה שמתחת לשדה מציגה את תיאור התפקיד שנבחר.
5. קוראים את הודעת היידוע המשפטית המופיעה בחלון.
6. לוחצים על «שליחת הזמנה» (בזמן השליחה הכפתור מציג «שולחים…»). אם כל המקומות הכלולים במסלול תפוסים, מופיעה הודעה עם פרטי החיוב ולוחצים על «הוספת משתמש נוסף ושליחה» לאישור, או על «ביטול».
7. לאחר השליחה מופיעה הודעה המאשרת שההזמנה נשלחה, והחלון נסגר. ההזמנה מתווספת לרשימת «הזמנות פתוחות» עם התפקיד, מי הזמין והתאריך בטור «בתוקף עד».
8. המוזמן מקבל מייל שכותרתו «הוזמנתם להצטרף אל <שם העסק>» ולוחץ בו על «הצטרפות לעסק».
9. בעמוד שנפתח המוזמן לוחץ על «כניסה או פתיחת חשבון» (או על «הצטרפות אל <שם העסק>» אם הוא כבר מחובר). לאחר מכן הוא מועבר ישירות למערכת, שמו מופיע תחת «חברי הצוות» עם תאריך בטור «הצטרפו», והשורה שלו יורדת מרשימת «הזמנות פתוחות».

מה קורה אחר כך

• המייל נשלח למוזמן מיד. שליחת הזמנה חוזרת לאותה כתובת מבטלת ומחליפה את ההזמנה הקודמת.
• ברגע שהמוזמן מאשר, העסק הופך לעסק הפעיל שלו והוא נכנס לעבודה במערכת.
• משתמש שכבר יש לו חשבון והזמנה שממתינה לו, יראה גם בלוח הבקרה האישי את הסעיף «הוזמנתם להצטרף», ויוכל ללחוץ «הצטרפות» או «לא תודה».
• לאחר צירוף חבר צוות חדש לתיבה, תוכלו להגדיר אילו שיחות הוא רואה במדריך מי רואה אילו שיחות, ולהפנות אותו אל השבוע הראשון: חברי צוות.

שאלות נפוצות

מה עושים אם המוזמן טוען שתוקף ההזמנה פג?

קישור ההזמנה תקף ל-7 ימים. אם עבר שבוע, יוצג לו הדף «תוקף ההזמנה פג». במקרה זה, גשו לרשימת «הזמנות פתוחות» בעמוד «משתמשים והרשאות» ולחצו על «שליחה מחדש», או בטלו את ההזמנה ושלחו אותה מחדש.

האם המוזמן יכול להצטרף מכתובת מייל אחרת?

לא. ההזמנה מקושרת אך ורק לכתובת שנרשמה בהזמנה. אם המוזמן ינסה להתחבר מכתובת אחרת, יוצג לו «נכנסתם עם כתובת אחרת מזו שהוזמנה» לצד הכפתור «התחברות עם חשבון אחר».

כמה הזמנות פתוחות אפשר לשלוח במקביל?

המערכת מאפשרת עד 50 הזמנות פתוחות בו-זמנית בעסק. בניסיון להוסיף מעבר לכך תוצג ההודעה: «יש כבר 50 הזמנות פתוחות בעסק. בטלו הזמנות שכבר לא רלוונטיות ונסו שוב.»

האם הזמנת חבר צוות כרוכה בתשלום נוסף?

אם נותרו לכם מקומות פנויים בתיבת השיחות (עד 3 במסלול «פשוט», עד 6 במסלול «מתקדם»), ההזמנה אינה כרוכה בתוספת. אם כל המקומות תפוסים, המערכת תתריע ותבקש את אישורכם להוספת משתמש באמצעות «הוספת משתמש נוסף ושליחה». תפקיד «כספים» אינו תופס מקום בתיבה ואינו דורש תוספת.

מה קורה אם מתקבלת שגיאה שהאדם כבר חבר בעסק?

אם המייל שייך לאדם שכבר צורף לעסק, תוצג השגיאה «האדם הזה כבר חבר בעסק.». במקרה זה אין צורך להזמינו שוב, אלא לעדכן את תפקידו ישירות ברשימת «חברי הצוות».