תפקידים: בעלים, ניהול, חבר צוות וכספים

בקצרה

במערכת של אוטומציות AI יש ארבעה תפקידים מוגדרים: «בעלים», «ניהול», «חבר צוות» ו«כספים». כל אדם שמצטרף לעסק מקבל תפקיד שקובע מה הוא רואה, לאילו מסכים יש לו גישה ואילו פעולות מותר לו לבצע. ההפרדה שומרת על נתוני הלקוחות, מונעת שינויים לא מכוונים בהגדרות הסוכן ומאפשרת לרואי חשבון לטפל בתשלומים בלי להיחשף לשיחות וללידים.

ארבעת התפקידים בעסק

לכל תפקיד הגדרה ברורה ואחידה בכל חלקי המערכת:

• «בעלים»: שליטה מלאה: המערכות, הצוות, החיובים ואמצעי התשלום, העברת הבעלות ומחיקת העסק. עסק יכול להחזיק יותר מבעלים אחד, ורק בעלים יכולים למנות בעלים נוסף או להעביר את הבעלות.
• «ניהול»: כמו הבעלים בתוך כל המערכות: הגדרות, ידע, פרסום לסוכן, קמפיינים והמענה הטלפוני. מנהלים מזמינים ומסירים מנהלים וחברי צוות, ורואים ומשלמים הזמנות ומנויים, בלי להחליף את אמצעי התשלום, להעביר בעלות או למחוק את העסק.
• «חבר צוות»: העבודה היומית: שיחות, לידים, מסמכים, משימות, יומן ודשבורד, ובמענה הטלפוני השיחות והלידים. בלי הגדרות, ידע, הגדרות הסוכן, קמפיינים, ניהול הצוות או חיובים.
• «כספים»: חיובים בלבד: הזמנות, מנויים, חשבוניות, פרטי החיוב ואמצעי התשלום. בלי כניסה למערכות ובלי פרטי לקוחות. תפקיד זה מיועד למנהלי חשבונות ורואי חשבון חיצוניים.

עיקרון הסמכות: אף אחד לא נותן הרשאה שאין לו

ניהול ההרשאות בעמוד «משתמשים והרשאות» במערכתפתיחה במערכת מבוסס על כלל אחיד: «אף אחד לא נותן הרשאה שאין לו.»

בפועל זה עובד כך:

• «בעלים» יכולים להזמין, להסיר ולשנות את התפקיד של כל חבר צוות, מנהל, איש כספים או בעלים אחרים.
• «ניהול» יכולים להזמין ולנהל אנשים בתפקידי «ניהול» ו«חבר צוות» בלבד. מנהל אינו יכול למנות בעלים ואינו יכול להגדיר משתמש בתפקיד «כספים».
• «חבר צוות» ו«כספים» אינם יכולים להזמין משתמשים או לשנות תפקידים של אחרים.

מי נכנס למערכות ומי מנהל את החשבונות

לא כל תפקיד נכנס לאפליקציית העבודה היומית של העסק:

• משתמשים במערכת: «בעלים», «ניהול» ו«חבר צוות» נכנסים ישירות למערכת הוואטסאפ ולמערכת הטלפונית.
• ללא כניסה למערכת: משתמש בתפקיד «כספים» שמנסה להיכנס לאפליקציה פוגש את ההודעה: «התפקיד שלכם בעסק הוא «כספים»», לצד ההסבר: «התפקיד הזה כולל חיובים, הזמנות וחשבוניות, בלי כניסה למערכות של העסק.» ממסך זה יש לו כפתור ישיר «למנוי ולחיובים» לצפייה בחשבוניות ובהזמנות (בעסק עם גישה מלאה הכפתור נקרא «לשירותים»). בדרך זו פרטי הלקוחות, הלידים והשיחות נשארים חסויים.

אם משתמש בתפקיד «חבר צוות» מנסה לפתוח קישור ישיר לדף הגדרות, העמוד ייפתח לצפייה בלבד תחת הודעה המשתנה לפי המסלול של העסק:

• בעסק שמשלב את שתי המערכות: «בתפקיד «חבר צוות» עובדים בשיחות, לידים, מסמכים, משימות, יומן ודשבורד, ובמענה הטלפוני. את ההגדרות בדף הזה משנים «בעלים» ו«ניהול».»
• בעסק עם מערכת וואטסאפ בלבד: «בתפקיד «חבר צוות» עובדים בשיחות, לידים, מסמכים, משימות, יומן ודשבורד. את ההגדרות בדף הזה משנים «בעלים» ו«ניהול».»
• בעסק עם מענה טלפוני בלבד: «בתפקיד «חבר צוות» עובדים בשיחות, לידים, משימות, יומן ודשבורד, ובמענה הטלפוני. את ההגדרות בדף הזה משנים «בעלים» ו«ניהול».»

מקומות במסלול

חלוקת התפקידים משפיעה גם על ניצול המקומות במסלול שלכם:

• במסלול «פשוט» כלולים 3 משתמשים, ובמסלול «מתקדם» כלולים 6 משתמשים.
• משתמשים בתפקידי «בעלים», «ניהול» ו«חבר צוות» תופסים מקום אחד בתיבת השיחות.
• משתמש בתפקיד «כספים» אינו תופס מקום במסלול, כיוון שאינו נכנס לתיבת השיחות.
• במסלול «אלוף הטלפונים» פועלים אותם ארבעה תפקידים, ללא ספירת מקומות בתיבת וואטסאפ.

שאלות נפוצות

האם מנהל החשבונות יכול לראות את השיחות והלידים של הלקוחות?

לא. תפקיד «כספים» נבנה במיוחד כדי לאפשר גישה להזמנות, מנויים, חשבוניות ואמצעי תשלום, בלי כניסה למערכות העסק ובלי שום גישה לפרטי לקוחות, לשיחות או ללידים. לפירוט נוסף, ראו מי רואה את הכסף.

מה ההבדל העיקרי בין «בעלים» לבין «ניהול»?

מנהל פועל בדיוק כמו הבעלים בתוך המערכות השוטפות: עורך הגדרות, מעדכן את ידע הסוכן, מנהל קמפיינים ומזמין עובדים ומנהלים. עם זאת, מנהל אינו יכול להחליף את אמצעי התשלום השמור לחידוש המנוי, אינו יכול להעביר בעלות ואינו יכול למחוק את העסק.

האם חבר צוות יכול לשנות את תשובות הסוכן?

לא. חברי צוות עובדים בשיחות, בלידים, במשימות, ביומן ובמסמכים. דפי ההגדרות, הידע והתנהגות הסוכן פתוחים בפניהם לקריאה בלבד, ורק «בעלים» או «ניהול» יכולים לבצע בהם שינויים. ראו גם מי יכול מה בלידים.

האם כל תפקיד תופס מקום במסלול?

«בעלים», «ניהול» ו«חבר צוות» תופסים מקום בתיבת השיחות של המערכת (עד למכסה הכלולה במסלול). תפקיד «כספים» אינו נכנס לתיבת השיחות ולכן אינו נספר במכסת המשתמשים.

האם מנהל יכול להפוך משתמש אחר לבעלים?

לא. רק משתמש בתפקיד «בעלים» רשאי למנות בעלים נוסף, להעביר בעלות או לקבוע תפקיד «כספים». להרחבה על אופן ההזמנה, ראו הזמנת חבר צוות.