מי רואה אילו שיחות

בקצרה

הגדרת «מי רואה אילו שיחות» מאפשרת לקבוע אילו קווי וואטסאפ ואילו צוותי ניתוב כל איש צוות יראה בתיבת השיחות. כך תוכלו לוודא שנציגים בסניף מסוים או בצוות ייעודי רואים ועונים רק על השיחות הרלוונטיות לתחום אחריותם.

לפני שמתחילים

• מי יכול לבצע: בעלי תפקיד «בעלים» או «ניהול» בלבד (לפרטים נוספים ראו תפקידים: בעלים, ניהול, חבר צוות וכספים).
• כניסה ראשונה לתיבה: אנשי צוות חדשים יופיעו ברשימה רק לאחר שנכנסו לפחות פעם אחת לתיבת השיחות במערכת.
• קווים או צוותים בעסק: ההגדרה מיועדת לעסק שיש בו יותר מקו וואטסאפ אחד מחובר, או שהוגדרו בו צוותים לניתוב שיחות (ראו ניתוב שיחות לצוותים).

שלב אחר שלב

1. נכנסים אל «הגדרות». ברשימת הנושאים תחת «צוות והרשאות» בוחרים בסעיף «מי רואה אילו שיחות» (בתצוגת פוקוס מופיעה ברשימה השורה «איש צוות רואה רק את הקווים שלו» מתחת לשם הסעיף, ואילו בתצוגה רגילה ובתצוגת מבט-על מוצג ברשימה שם הסעיף בלבד, והשורה מופיעה ככותרת בראש הסעיף לאחר שפותחים אותו).

2. מאתרים את שם איש הצוות ברשימה. מתחת לשמו מוצג המצב הנוכחי: «כל הקווים» או «רק הקווים המסומנים».
3. מסמנים בתיבות הסימון את הקווים שאיש הצוות מורשה לראות ולענות בהם («קו <מספר טלפון>» או «קו שעוד אין לו מספר»). אם הגדרתם צוותי ניתוב, מסמנים גם את שם הצוות הרלוונטי.
4. השינוי נשמר מיד. השורה מתחת לשם איש הצוות מתעדכנת ל-«רק הקווים המסומנים · נשמר».
5. כדי להחזיר לאיש הצוות גישה לכלל השיחות, מבטלים את הסימון מכל התיבות. השורה תחזור להציג «כל הקווים».

איך מגיעים למסך לפי תצוגת העבודה

• תצוגה רגילה ותצוגת מבט-על: בוחרים «הגדרות» תחת הקבוצה «ניהול והתאמה» בתפריט.
• תצוגת פוקוס: פותחים את «העסק» בתפריט ולוחצים על האריח «פרטי העסק, העברה לנציג, תזכורות ועוד».
• בטלפון נייד: לוחצים על «עוד», בוחרים «הגדרות» ונכנסים לסעיף «מי רואה אילו שיחות».

מה קורה אחר כך

• איש הצוות יראה בתיבת השיחות, ויוכל לענות, רק לשיחות שהגיעו בקווים שסומנו עבורו או בצוותי הניתוב ששויך אליהם.
• כשמנגנון הניתוב האוטומטי מפנה שיחה לצוות מסוים, השיחה תגיע לאנשי הצוות שהצוות סומן עבורם בהגדרה זו.
• כל איש צוות יכול להיות משויך לעד 20 קווים ועד 20 צוותים.
• משתמש שלא סומנו עבורו קווים או צוותים כלל ימשיך לראות את כל השיחות מכל הקווים.

שאלות נפוצות

האם הגבלת הקווים מסתירה מאיש הצוות גם לידים או משימות?

לא. ההגדרה במסך זה קובעת אך ורק אילו שיחות מופיעות בתיבת השיחות. הרשאות צפייה בלידים נקבעות בנפרד. ראו מדריך מי יכול מה בלידים.

עובד חדש שהוזמן למערכת לא מופיע ברשימה, למה?

אנשי צוות מתווספים לרשימה רק אחרי שנכנסו בפועל לתיבת השיחות במערכת. עד לכניסתם הראשונה יוצג הכיתוב «אנשי הצוות יופיעו כאן אחרי שייכנסו לתיבת השיחות.».

מה קורה אם לא מסמנים שום קו לאיש הצוות?

כאשר שום תיבה אינה מסומנת, ברירת המחדל היא «כל הקווים» ואיש הצוות יראה את כל השיחות מכל הקווים המחוברים.

האם אפשר להגביל משתמש בתפקיד «ניהול»?

כן, משתמשים בתפקיד «ניהול» מופיעים ברשימה וניתן להגביל עבורם קווים. עם זאת, מכיוון שלתפקיד «ניהול» יש הרשאה להיכנס להגדרות המערכת, משתמש כזה יכול לשנות את הסימונים בעצמו.

מה קורה אם שיחה מנותבת לצוות שאף נציג לא משויך אליו?

במצב שבו מנותבת שיחה לצוות ריק, המערכת תעביר את השיחה ישירות לבעלי העסק («בעלים»).