מתי פונים ללקוחות

בקצרה

«מתי פונים ללקוחות» היא הגדרה אחת של העסק שקובעת מתי המערכת פונה ללקוחות ביוזמתה: לא בשבת ובחגים (ברירת המחדל) ולא בשעות השקט של הודעות וואטסאפ אוטומטיות. אותה הגדרה קובעת לשיחות יוצאות, להודעות אוטומטיות ולשליחה לקבוצת לקוחות, ולכן אין צורך להגדיר את שבת וחג בכל מקום מחדש.

ההגדרה לא חלה על לקוח שפונה אליכם: הסוכן עונה לו בכל שעה, גם בשבת.

לפני שמתחילים

• מי יכול לשנות: «בעלים» ו«ניהול». חבר צוות אינו רואה את «הגדרות» בתפריט.
• מה מופיע לפי המסלול: מתג השבת והחגים מופיע בכל עסק. שעות השקט מופיעות רק בעסק שיש לו הודעות וואטסאפ אוטומטיות.
• אם לא שמרתם כלום, חלה ברירת המחדל: לא פונים בשבת ובחגים, ושעות השקט הן 20:00 עד 08:00.

שלב אחר שלב

1. פותחים את «מתי פונים ללקוחות»פתיחה במערכת: נכנסים אל «הגדרות» ובקבוצה «כללי העסק» בוחרים «מתי פונים ללקוחות». בתצוגת «פוקוס» נכנסים דרך לשונית «העסק» ואריח «הגדרות», ובטלפון דרך «עוד».
2. בשורה «לא פונים ללקוחות בשבת ובחגים» מפעילים או מכבים את המתג. כשהוא פועל, מופיע: «בימי שישי ושבת, בערבי חג ובחגים לא יוצאות פניות ללקוחות.». כשהוא כבוי: «פונים ללקוחות גם בשבת ובחגים, לפי השעות שקבעתם.». השינוי נשמר מיד, ומופיעה ההודעה «מתי פונים ללקוחות נשמר».
3. בעסק עם הודעות וואטסאפ אוטומטיות מופיעה גם השורה «שעות שקט להודעות אוטומטיות». בשדות «מהשעה» ו«עד השעה» בוחרים את השעות ולוחצים «שמירת שעות השקט». אם שתי השעות זהות, אין שעות שקט.

על מה ההגדרה חלה

• שיחות יוצאות: קמפיינים, שיחות חזרה שהסוכן מבצע, חיוג שביקשתם מדף הלקוח ושיחה מהירה לליד חדש. בקמפיין עצמו קובעים גם את שעות החיוג שלו, והשבת והחגים נשארים חסומים בכל מקרה כל עוד המתג פועל.
• הודעות וואטסאפ אוטומטיות: תזכורות, מעקבים, בקשות משוב, הודעות בתאריכים, תזכורות למסמכים ולתשלום והזמנה לתור הבא.
• שליחה לקבוצת לקוחות: קמפיין חדש מתחיל מהערכים של העסק, ואפשר לשנות אותם בקמפיין עצמו. קמפיין שכבר נוצר שומר את הערכים שהיו בו (ראו קמפיינים בוואטסאפ).

על מה ההגדרה לא חלה

• שיחות נכנסות ותשובות של הסוכן ללקוח שכותב לכם.
• הודעת וואטסאפ שמתקשר מקבל בעקבות שיחה שהוא עצמו ביצע, כמו הודעת ברוכים הבאים או סיכום השיחה.
• הודעה שאתם או אחד מחברי הצוות כותבים בעצמכם בשיחה.
• התראות לצוות, שיש להן שעות שקט משלהן בהגדרות «התראות לצוות».

מה קורה להודעה שנופלת בזמן סגור

• תזכורת לפני תור או לפני תאריך יוצאת מוקדם יותר, לפני תחילת הזמן הסגור.
• הודעה שמיועדת ליום עצמו או לאחריו, כמו ברכת יום הולדת או בקשת משוב אחרי ביקור, ממתינה ויוצאת ברגע הפנוי הבא.
• פירוט נוסף, עם דוגמאות, בשעות שקט.

שאלות נפוצות

אפשר לפנות ללקוחות גם בשבת?

כן. מכבים את המתג «לא פונים ללקוחות בשבת ובחגים», והפניות יוצאות גם בשבת ובחגים, לפי שעות הפעילות והשעות שקבעתם. עד שמכבים אותו, השבת והחגים חסומים.

שבת מתחילה מתי?

ההגדרה חוסמת את ימי שישי ושבת במלואם, את ערבי החג ואת החגים עצמם, לפי לוח החגים של המערכת.

שיניתי את ההגדרה. מה קורה לקמפיין שכבר רץ?

בשיחות יוצאות, שבת וחגים נבדקים בכל חיוג, ולכן ההגדרה החדשה חלה מיד. שליחה לקבוצה שכבר נוצרה שומרת את הערכים שנבחרו בה, וקמפיינים חדשים מתחילים מההגדרה העדכנית.

למה אין אצלי שעות שקט?

כי אין לעסק הודעות וואטסאפ אוטומטיות. בעסק עם מענה טלפוני בלבד מופיע רק מתג השבת והחגים, ולשיחות יוצאות יש שעות חיוג משלהן בכל קמפיין.

יש לשליחה אוטומטית מסוימת שעות שקט משלה. מה גובר?

שעות השקט שקבעתם לשליחה עצמה. מי שלא קבע לה שעות משלה פועלת לפי «מתי פונים ללקוחות».