שעות שקט

בקצרה

המערכת מוודאת שהודעות אוטומטיות שהעסק יוזם לא יפריעו ללקוחות בשעות הלילה. קיימות שלוש שכבות הגנה שונות: שעות שקט שאתם מגדירים, שעות הפעילות של העסק ביומן, וחלון לילה קבוע מראש להודעות אוטומטיות מסוימות.

שיחות שהלקוח מתחיל בעצמו מול הסוכן אינן מושפעות מכללים אלה, והסוכן עונה בהן בכל שעה.

שלושת מנגנוני ההגנה

כדי להגן על הלקוחות, המערכת מבדילה בין שלושה מנגנונים נפרדים:

1. שעות שקט בהתאמה אישית: חלון זמנים שאתם קובעים בעצמכם בהגדרות (ברירת המחדל היא 20:00 עד 08:00 לפי «שעון ישראל»). המנגנון פועל ישירות על תזכורות לפגישות ועל מעקב אוטומטי.
2. ימי ושעות הפעילות של העסק: הודעות יזומות שהעסק מתחיל יוצאות רק בזמנים שבהם העסק פתוח לפי הגדרות היומן. מעקב אוטומטי נבלם בשתי השכבות: ימי ושעות הפעילות של העסק ושעות השקט שהוגדרו בכרטיס עצמו, ותמיד בכפוף לחלון 24 השעות של וואטסאפ.
3. לילה קבוע באוטומציות תאריכים: הודעות מסוג הזמנה לתור הבא או הודעות בתאריכים לעולם אינן יוצאות בין 20:00 ל-08:00 לפי שעון היומן. חלון זה קבוע במערכת ואינו ניתן לשינוי.

דוגמה מעשית: מרפאה ותור בבוקר

נניח שבמרפאה נקבע תור לשעה 09:00 בבוקר. נניח שהתזכורת לתור של 09:00 מתוזמנת לשעה 02:00 בלילה.

מכיוון ששעות השקט מוגדרות כברירת מחדל בין 20:00 ל-08:00, המערכת לא תשלח את ההודעה ב-02:00. במקום זאת, היא מקדימה את התזכורת לדקה האחרונה שלפני שעות השקט — 19:59 בערב שלפני התור. אם המרפאה כבר סגורה באותה שעה, התזכורת תוקדם עוד יותר, לדקה הפעילה האחרונה שבה המרפאה הייתה פתוחה.

אם התור מתבטל לפני מועד השליחה, התזכורת מבוטלת אוטומטית ולא תישלח כלל.

איך מגדירים ומעדכנים

רק משתמשים בתפקיד «בעלים» או «ניהול» יכולים לשנות את שעות השקט ואת שעות הפעילות. חברי צוות אינם מורשים לערוך הגדרות אלו.

• שעות שקט בתזכורות: חלון שעות השקט מובטח עבור «תזכורות». נכנסים אל «הגדרות» ← «שליחות אוטומטיות» ← «תזכורות». שם תמצאו את השדות «אזור זמן» (מוצג כ«שעון ישראל» אלא אם הוגדר אזור אחר), «תחילת שעות שקט» ו«סיום שעות שקט». לאחר שמירת השינויים מוצגת ההודעה «הגדרות התזכורות נשמרו», ויש ללחוץ «פרסום לסוכן» כדי לעדכן את פעולת הסוכן. במסך «מעקב» השדות «תחילת שעות שקט» ו«סיום שעות שקט» נאכפים: הודעות מעקב יוצאות רק בזמנים שבהם העסק פתוח ומחוץ לשעות השקט שנקבעו בכרטיס המעקב.
• שעות הפעילות של העסק: נקבעות במקום אחד: בעמוד «יומן», תחת «מתי העסק פתוח?». לפיהן נקבעים זמני המענה, קביעת הפגישות והשליחות המתוזמנות.

שאלות נפוצות

האם הסוכן מפסיק לענות ללקוחות שכותבים בלילה?

לא. שעות השקט ושעות הפעילות חלות רק על הודעות יזומות שהעסק שולח ללקוח. אם לקוח פונה בעצמו בוואטסאפ בכל שעה שהיא, הסוכן עונה לו כרגיל.

למה תזכורת לתור לא נשלחה בשעה 22:00?

השעה 22:00 נופלת בתוך חלון שעות השקט (ברירת המחדל היא 20:00 עד 08:00). המערכת מקדימה את התזכורת לשעה 19:59, דקה לפני שעות השקט, ואם העסק סגור אז, לדקה האחרונה שבה העסק היה פתוח.

למה ברכת יום הולדת לא נשלחה ב-07:00 בבוקר?

הודעות תאריכים והזמנות לתור הבא מוגנות בחלון לילה קבוע בין 20:00 ל-08:00. ההודעה ממתינה במערכת ונשלחת בסבב השליחה הראשון לאחר השעה 08:00.

מה קורה אם הודעה המתינה זמן רב מדי?

אם הודעת תאריך או הזמנה לתור הבא המתינה יותר מיומיים ממועד השליחה המקורי שלה (למשל כשהעסק היה סגור ברצף), היא מבוטלת עם הציון «לא נשלחה בזמן, ולכן לא תישלח באיחור».