שליחות אוטומטיות

בקצרה

השם «שליחות אוטומטיות» מתייחס לשני חלקים בהגדרות המערכת: רשימת מעקב מרכזית המרכזת את כל סוגי ההודעות העצמאיות שהעסק שולח, וקבוצת מדורים בתפריט ההגדרות שמנהלת כל אוטומציה בנפרד.

כלל הברזל במערכת מופיע בראש המדור: «כל ההודעות שיוצאות ללקוחות אוטומטית, ואילו מהן העסק אישר. הודעה שלא אושרה לא יוצאת.». שום הודעה עצמאית לא תישלח ללקוח אלא אם כן הוגדרה ואושרה במפורש.

מה אפשר לעשות כאן

• מעקב אחרי כל ההודעות היוצאות: לראות ברשימה אחת את כל סוגי השליחות, סיווג כל הודעה («הודעת שירות» או «הודעה שיווקית»), וסטטוס האישור שלה.
• מעקב אחרי לקוחות שלא השיבו: שליחת הודעות המשך יזומות ללקוחות שעצרו את השיחה — ראו מעקב אוטומטי.
• תזכורות לתורים ופגישות: שליחת תזכורות מתוזמנות לקראת מועד הפגישה ביומן — ראו תזכורות לפגישות.
• מעקב אחרי פנייה על מוצר מהקטלוג: פנייה חוזרת וממוקדת ללקוחות שהתעניינו בפריט — ראו מעקב מהקטלוג.
• הזמנה לתור הבא: שליחת הצעה לתיאום תור חוזר לפי פרק הזמן שעבר מהטיפול הקודם — ראו הזמנה לתור הבא.
• הודעות בתאריכים מיוחדים: שליחת הודעות אוטומטיות בימי הולדת ומועדים — ראו הודעות בתאריכים.
• השהיית הודעות לאישור ידני: עצירת הודעות בתור השיחה כדי שאיש צוות יאשר את הנוסח לפני שליחתו — ראו אישור לפני שליחה.
• ניהול הסכמות: נוסח בקשת ההסכמה לפרסומות, וההסכמה לעדכונים בוואטסאפ — ראו הסכמה אחת לעדכונים בוואטסאפ וכן נוסח בקשת הסכמה.

איך הודעות מאושרות

ברשימת השליחות האוטומטיות מוצגים שני סוגי אישורים:

1. אישור באמצעות פרסום: סוגי הודעות מובנים כמו «מעקב אחרי לקוחות שלא השיבו», «מעקב אחרי פנייה על מוצר מהקטלוג», «תזכורות לתורים», «בקשות משוב אחרי שירות», «הודעה למתקשר שלא נענה», «נוסח בקשת הסכמה לפרסומות», «הזמנה לתור הבא» ו«הודעות בתאריכים». לצד הודעות אלו אין מתג הדלקה ישיר ברשימה. מגדירים את הכללים והנוסח במדור הייעודי שלהן, ולוחצים על «פרסום לסוכן». לאחר הפרסום מוצג לצדן הסטטוס «מאושר · גרסה N». כל עוד לא פורסמו, יופיע הכיתוב «עוד לא אושר. מאשרים כשמפרסמים את הגדרות הסוכן».

2. רכיבים של העסק עם מתג ישיר: רכיבים שהעסק מחזיק, כגון «הודעות לאורך מסע הלקוח», «פנייה חוזרת ללידים», «תזכורת לעגלה שננטשה», «עדכוני סטטוס ללקוח», «תזכורות תשלום», «עדכוני משלוח», «בדיקת שביעות רצון», «טפסים חכמים» ו«הודעה אחרי שיחה שלא נענתה במרכזייה». רכיבים אלו מוצגים רק אם הם קיימים בחשבון, ומופיע לצדם מתג הפעלה. «בעלים» או «ניהול» יכולים להפעיל או לכבות אותם ישירות ברשימה.

בדיקות לפני כל שליחה

כל הודעה אוטומטית שהמערכת עומדת להוציא עוברת מסלול בדיקות קבוע לפי הסדר:

1. הסכמת הלקוח: האם הלקוח אישר קבלת פניות בוואטסאפ.
2. סירובים: וידוא שהלקוח לא ביקש להפסיק פניות.
3. שעות פעילות ושעות שקט: הודעות לא יוצאות מחוץ לשעות המותרות שהוגדרו.
4. חלון 24 השעות: בתוך 24 שעות מההודעה האחרונה של הלקוח, הסוכן מנסח את התשובה ישירות. לאחר 24 שעות, מותר לשלוח רק תבנית וואטסאפ מאושרת מראש ורק למי שאישר עדכונים (ראו חלון 24 השעות של וואטסאפ).

הודעה שיווקית דורשת בנוסף הסכמה לפרסומות (ראו נוסח בקשת הסכמה).

אם הודעה נעצרת ולא נשלחת, המערכת מפרטת את הסיבה במילים ברורות בתור ההודעות (לדוגמה «אין אישור לוואטסאפ»). בתורי ההודעות של כל אוטומציה (למשל «התזכורות האחרונות») רואים את מצבי השליחה: «טיוטה», «מתוזמנת», «ממתינה לאישור», «מושהית», «בשליחה», «נשלחה», «נמסרה», «נקראה», «הושמעה», «נענתה», «לא נמסרה», «לא ידוע אם נמסרה», «לא נשלחה», «בוטלה» ו«פג תוקפה».

מי רואה את זה

• «בעלים» ו«ניהול»: רואים את רשימת השליחות, יכולים לערוך הגדרות בכל מדור, לשנות מתגים ולאשר פרסום.
• «כספים»: רואים את הגדרות המערכת לקריאה בלבד ללא אפשרות לשנות דבר, תחת ההודעה: «בתפקיד «כספים» רואים כאן את הגדרות המערכת בלבד: בלי השיחות, הלידים, הפגישות והמשימות של הלקוחות, ובלי לשנות דבר.».
• «חבר צוות»: התפריט «הגדרות» אינו מופיע עבורם כלל.

תורי ההודעות והתזכורות המפורטים מתחת להגדרות מוצגים רק למי שמורשה לקרוא שיחות.

מדור השליחות האוטומטיות זמין במסלולים «פשוט», «מתקדם» ובחבילה המשולבת של «התותח בוואטסאפ» ו«אלוף הטלפונים». במסלול טלפוני בלבד, הקבוצה כולה אינה מוצגת. אם אוטומציה מסוימת אינה מופעלת בחשבונכם, יופיע לצדה «לא נרכש» או «לא כלול במסלול», לצד קישור לעדכון המסלול «בחנות».

איפה מתחילים

1. פותחים את «שליחות אוטומטיות» בהגדרותפתיחה במערכת.
   • בתצוגה «רגילה» או «מבט-על»: לוחצים על «הגדרות» בתפריט הצד (תחת «ניהול והתאמה») ובוחרים בקבוצת «שליחות אוטומטיות».
   • בתצוגת «פוקוס»: נכנסים ללשונית «העסק», בוחרים באריח «הגדרות» ולוחצים על הנושא.
   • בטלפון הנייד: לוחצים על «עוד» ואז «הגדרות» (או דרך «העסק» בתצוגת פוקוס).
2. בודקים את שורת ההסבר בראש הדף: «כל ההודעות שיוצאות ללקוחות אוטומטית, ואילו מהן העסק אישר. הודעה שלא אושרה לא יוצאת.» (באינדקס ההגדרות מופיע התיאור הקצר: «מה יוצא ללקוחות לבד, ומה העסק אישר»).
3. סוקרים את השורות ברשימה כדי לוודא אילו שליחות נמצאות בסטטוס «מאושר» ואילו בסטטוס «עוד לא אושר».
4. כדי להפעיל או לערוך אוטומציה ספציפית, בוחרים במדור המתאים בתפריט (כמו «תזכורות» או «מעקב»).
5. בכותרת העליונה, בלחצן «שינויים מחכים לפרסום», לוחצים «פרסום לסוכן».

שאלות נפוצות

מה קורה אם הודעה מסוימת לא אושרה?

היא לא יוצאת. המערכת חוסמת שליחה של כל הודעה שלא קיבלה אישור מפורש מבעלי העסק או מהמנהלים.

למה אין מתג הפעלה ליד תזכורות או מעקב ברשימה הראשית?

שליחות אלו מאושרות באמצעות תהליך הפרסום הכללי. מגדירים את הזמנים והנוסחים במדור הייעודי שלהן, ולוחצים על «פרסום לסוכן».

מופיע לי לצד הודעה «עוד לא אושר». איך מאשרים אותה?

נכנסים למדור של אותה שליחה בתפריט (למשל «תזכורות»), משלימים את ההגדרות הנדרשות ולוחצים על «פרסום לסוכן». לאחר מכן הסטטוס יתעדכן ל«מאושר · גרסה N».

איך עוצרים שליחה אוטומטית שאיננו רוצים בה יותר?

נכנסים למדור הספציפי שלה ומכבים את המתג הפנימי, או נכנסים אל אישור לפני שליחה ומגדירים שהודעות מסוג זה ייעצרו לבדיקה ידנית בשיחה.