הזמנה לתור הבא

בקצרה

אחרי שביקור מסתיים ועובר הזמן שקבעתם לאותו סוג תור, המערכת שולחת ללקוח הודעת וואטסאפ עם הזמנה לקבוע את התור הבא. ההודעה מציעה את המועד הפנוי הקרוב ביומן, והתשובה של הלקוח חוזרת ישירות לשיחה עם הסוכן כדי לתאם את המועד. לקוחות שכבר קבעו תור חדש, או שסימנתם שלא הגיעו, לא מקבלים את ההודעה.

לפני שמתחילים

• מי יכול להגדיר: בעלי תפקיד «בעלים» או «ניהול». תפקיד «חבר צוות» לא רואה את דף ההגדרות, אך יכול לסמן ביומן מי הגיע לתור (ראו מדריך סימון מי הגיע).
• מסלולים נתמכים: מסלול «פשוט» או «מתקדם» של «התותח בוואטסאפ». נדרש תוסף תזכורות פעיל בחשבון (אם אינו פעיל, מעדכנים את המסלול דרך החנות). עסקים עם «אלוף הטלפונים» בלבד אינם כוללים שליחות אוטומטיות בוואטסאפ.
• תבנית מאושרת: ההודעה נשלחת באמצעות תבנית שאישרה חברת Meta. תוכלו לבחור תבנית קיימת או להגיש את הנוסח המוצע ישירות מתוך הדף.

שלב אחר שלב

1. פותחים את «הגדרות»פתיחה במערכת בתפריט, עוברים לקבוצה «שליחות אוטומטיות» ולוחצים על «הזמנה לתור הבא». בתצוגה «רגילה» או «מבט-על», בוחרים את הסעיף ברשימת הצד. בתצוגת «פוקוס», נכנסים ללשונית «העסק», פותחים את «הגדרות» ובוחרים «הזמנה לתור הבא». בטלפון, בתצוגה «רגילה» או «מבט-על» נכנסים דרך «עוד» ואז «הגדרות»; בתצוגת «פוקוס» דרך לשונית «העסק» ואריח «הגדרות».
2. תחת «תבנית מאושרת», פותחים את הרשימה «בחירת תבנית» ובוחרים את התבנית הרצויה שאושרה ב-Meta. אם אין לכם תבנית מתאימה: בתיבה «נוסח מוצע:» לוחצים על «הוספת נוסח מוצע», ולאחר מכן על «שליחה לאישור של Meta». בחלונית האישור («לשלוח את הנוסח המוצע לאישור של Meta? אחרי ההגשה אי אפשר לערוך אותו.») לוחצים על «הגשה ל-Meta». כשהאישור מתקבל ומופיעה ההודעה «התבנית next_visit_offer אושרה. בחרו אותה כאן למעלה.», בוחרים אותה ברשימת התבניות.
3. אם בתבנית מופיעים משתנים כמו {{1}} או {{2}}, בוחרים לצד כל אחד תחת «מה יופיע כאן?» את הערך המתאים: «שם הלקוח», «שם העסק», «המועד הפנוי הבא» או «משהו אחר». כל עוד חסר שיוך, מופיע הכיתוב «הבחירה עוד לא נשמרה. נשאר לבחור מה יופיע במקום {{N}}».
4. קובעים בשדה «באיזו שעה לשלוח» את שעת השליחה הרצויה ביום (ברירת המחדל היא 10:00).
5. תחת «אחרי כמה זמן מהביקור», מזינים בשדה «כל כמה ימים» את מספר הימים שעליהם להמתין (בין 7 ל-730 יום; ברירת המחדל היא 60 יום עבור «כל ביקור»).
6. כדי להגדיר זמנים שונים לפי סוג השירות, לוחצים על «מרווח לסוג ביקור נוסף», בוחרים את סוג הפגישה תחת «סוג הביקור» ומגדירים את מספר הימים (ניתן להגדיר עד 13 מרווחים שונים). להסרת שורה מיותרת לוחצים על «הסרת המרווח».

7. מפעילים את המתג «הזמנה אוטומטית לתור הבא». המתג הופך פעיל רק לאחר בחירת תבנית והגדרת מרווח אחד לפחות, והמערכת תציג את ההודעה «השינוי נשמר».
8. לוחצים על «פרסום לסוכן» בסרגל העליון כדי להחיל את ההגדרות ולאשר את האוטומציה.

בעבודה השוטפת: ב«יומן»פתיחה במערכת, בתצוגה «רגילה» פגישות שעברו מופיעות ברשימה מקופלת תחת «פגישות שעברו ושבוטלו». פותחים את הרשימה, ובכל שורה מוצג ישירות «הלקוח הגיע?» עם הכפתורים «הגיע» ו«לא הגיע». רק בתצוגות «פוקוס» ו«מבט-על» פותחים את הפגישה כדי לראות את הסימון.

מה קורה אחר כך

• תזמון ההודעה: עבור כל תור שהסתיים (שלא בוטל, לא סומן «לא הגיע», ושלב הליד שלו אינו בלתי-רלוונטי), המערכת מתזמנת את ההודעה לתאריך הביקור ועוד מספר הימים שהוגדרו במרווח, בשעה שבחרתם (לפי אזור הזמן של היומן).
• הגנה על תורים ישנים: המערכת בודקת אך ורק ביקורים בטווח של 30 הימים האחרונים מאז מועד היעד שלהם. הפעלת האוטומציה לעולם אינה שולחת הודעות רטרואקטיבית לתורים ישנים מן העבר.
• בדיקות ברגע השליחה: במועד השליחה המערכת מוודאת שהאוטומציה עדיין פעילה עם אותה תבנית, שהלקוח נתן הסכמה לקבלת הודעות ולא ביקש הסרה, ושאין לו תור חדש שכבר נקבע מאז או תור עתידי ביומן.
• בדיקת מועד פנוי: אם התבנית כוללת את «המועד הפנוי הבא», נבדק המועד הפנוי הקרוב ביותר לאותו סוג ביקור ב-14 הימים הקרובים. אם לא נמצא מועד פנוי, ההודעה מבוטלת.
• שעות פעילות ושקט: ההודעות נשלחות רק בימי ושעות הפעילות של העסק, ולעולם לא בשעות הלילה שבין 20:00 ל-08:00. אם מועד השליחה חל מחוץ לשעות אלו, ההודעה ממתינה בתור. הודעה שלא נשלחה בתוך יומיים ממועד היעד שלה מבוטלת ולא תישלח באיחור.
• מעקב ברשימת ההזמנות האחרונות: בתחתית דף ההגדרות, תחת «ההזמנות האחרונות», מוצגות עד 10 ההזמנות האחרונות עם שם הלקוח, מועד, סטטוס (כגון «מתוזמנת», «נשלחה», «נענתה», «בוטלה» או «פג תוקפה»), המועד שהוצע, והסיבה אם ההודעה בוטלה (למשל «הלקוח כבר קבע תור חדש» או «לא נמצא מועד פנוי בשבועיים הקרובים»).
• מענה הלקוח: כשהלקוח עונה להודעה בוואטסאפ, השיחה נפתחת ישירות מול הסוכן שיכול לתאם עבורו את המועד המבוקש.

שאלות נפוצות

האם לקוח שכבר קבע תור בעצמו יקבל הזמנה לתור הבא?

לא. המערכת בודקת את היומן לפני השליחה. אם הלקוח כבר קבע תור חדש מאז אותו ביקור, ההזמנה תבוטל וברשימת ההזמנות האחרונות יופיע הנימוק «הלקוח כבר קבע תור חדש».

מה קורה אם הלקוח לא הגיע לתור?

מסמנים ביומן תחת «הלקוח הגיע?» את הכפתור «לא הגיע». המערכת מדלגת על הלקוח ולא שולחת לו הזמנה לתור הבא.

האם ניתן להגדיר זמנים שונים לסוגי טיפולים שונים?

כן. לוחצים על «מרווח לסוג ביקור נוסף», בוחרים את סוג הפגישה מתוך «סוג הביקור» ומגדירים את מספר הימים הרצוי (בין 7 ל-730 יום). ניתן להגדיר עד 13 מרווחים שונים לצד ברירת המחדל של «כל ביקור».

מדוע מתג ההפעלה נשאר מושבת ואינו ניתן ללחיצה?

המתג «הזמנה אוטומטית לתור הבא» נשאר כבוי ואינו מאפשר לחיצה עד שלא בוחרים «תבנית מאושרת» ומגדירים לפחות מרווח ימים אחד תחת «אחרי כמה זמן מהביקור». כמו כן, ההגדרה מחייבת תוסף תזכורות פעיל בחשבון והרשאות «בעלים» או «ניהול».

האם הודעות עלולות להישלח ללקוחות באמצע הלילה?

לא. השליחה כפופה לכללי שעות שקט ופועלת רק בשעות הפעילות של העסק, ולעולם לא בין השעות 20:00 ל-08:00. הודעות שתוזמנו לשעות הלילה ממתינות בתור לשעות הפעילות בבוקר.