מעקב מהקטלוג

בקצרה

לקוח ששאל את הסוכן על פריטים מהקטלוג והפסיק לענות מקבל הודעות המשך שהסוכן מנסח בעצמו. בהגדרות אפשר לאפשר בין 1 ל-5 ניסיונות מעקב לכל הודעת לקוח (ברירת המחדל היא 1), והמערכת שולחת הודעה נוספת בכל ניסיון עד למספר הניסיונות המרבי, כך שלקוח עשוי לקבל יותר מהודעה אחת. ההודעות נשלחות בתוך 24 השעות מההודעה האחרונה של הלקוח, וכוללות בדיוק את הפריטים שעליהם שאל עם המחיר והמלאי המעודכנים ביותר מהקטלוג.

לפני שמתחילים

• מי יכול להגדיר: בעלי תפקיד «בעלים» ו«ניהול». לתפקיד «חבר צוות» אין גישה לעמוד זה בתפריט.
• מסלול: השירות כלול במסלול «מתקדם» (אינו פעיל במסלול «פשוט» או בחשבונות של «אלוף הטלפונים» בלבד).
• חיבור קטלוג: יש לוודא שמחובר קטלוג חי מגיליון Google (ראו קטלוג מגיליון Google) או שהוספתם פריטי קטלוג בסעיף «קטלוג» (בקבוצה «קטלוג»). ללא פריטים פעילים המתג נשאר חסום.
• קו פעיל: מספר הוואטסאפ של העסק חייב להיות מחובר ומאומת בשליחה בפועל.
• סוכן פעיל: הסוכן במערכת חייב להיות מופעל כדי שיוכל לזהות פניות ולנסח הודעות.

שלב אחר שלב

1. נכנסים אל «הגדרות» במערכתפתיחה במערכת, בוחרים בקבוצה «שליחות אוטומטיות» ולוחצים על «מעקב מהקטלוג».

2. מוודאים שהקטלוג מקושר. אם מוצגת ההודעה «כדי להפעיל, חברו קודם את הקטלוג (גיליון Google Sheets) או הוסיפו פריטי קטלוג.», מחברים תחילה את הגיליון או מוסיפים פריטים בסעיף «קטלוג» (בקבוצה «קטלוג»).
3. תחת «כמה לחכות לפני השליחה», בוחרים כמה זמן יחלוף מהודעת הסוכן האחרונה לפני שהמעקב יישלח («רבע שעה», «חצי שעה», «שעה», «שעתיים», «3 שעות», «4 שעות», «6 שעות» או «12 שעות»). ברירת המחדל היא «שעתיים».
4. תחת «מספר ניסיונות מרבי», קובעים כמה ניסיונות מעקב לכל היותר ייעשו בעקבות אותה פנייה (מ-1 עד 5, ברירת המחדל היא 1).
5. מפעילים את המתג «מעקב מהקטלוג». תופיע ההודעה «הגדרות המעקב מהקטלוג נשמרו».
6. לוחצים על «פרסום לסוכן» בסרגל העליון כדי לעדכן את פעולת הסוכן.

בתצוגת «פוקוס» נכנסים ללשונית «העסק» בסרגל התחתון, בוחרים באריח «הגדרות» ומשם לוחצים על «מעקב מהקטלוג». בטלפון, בתצוגה «רגילה» או «מבט-על», «הגדרות» נמצא תחת «עוד» («כל העמודים»).

מה קורה אחר כך

• המערכת בודקת באופן שוטף שיחות פעילות שהתנהלו מול הסוכן. אם הלקוח התעניין בפריטי קטלוג (הסוכן בדק עבורו פריט או שלח הודעת מוצר), לא ענה מאז, וחלף זמן ההמתנה שנבחר — ההודעה נכנסת לתור.
• הסוכן מנסח את ההודעה מחדש בכל פעם על פי הנתונים העדכניים: הוא בודק את המחיר והמלאי ברגע השליחה ומזכיר רק מוצרים שעדיין קיימים בקטלוג. ההודעה אינה מכילה תמונות.
• אם כל הפריטים שהלקוח שאל עליהם הוסרו לחלוטין מהקטלוג, שום הודעה לא תישלח. פריט שאזל מהמלאי נשאר בהודעה והסוכן מציין את מצב הזמינות שלו, כך ששום הודעה אינה מתבטלת בגלל חוסר במלאי.
• לקוח שביקש לא לקבל הודעות («לא לפנות») או שהשיב בעבר בשלילה להצעת מעקב לא יקבל הודעות.
• בטבלת «הודעות המעקב האחרונות מהקטלוג» מוצגות עד 8 ההודעות האחרונות שנבדקו, כולל שם הלקוח, מועד השליחה, שמות הפריטים והמצב העדכני (כגון «ממתינה לסוכן», «מתוזמנת», «נשלחה», «נמסרה» או «נענתה»).
• אם במערכת מופעלת אפשרות לאישור הודעות לפני שליחה (ראו אישור לפני שליחה), ההודעה תמתין בשיחה עם הכפתורים «אישור ושליחה» ו«לא לשלוח».

שאלות נפוצות

האם לקוח שכבר ענה יקבל פנייה נוספת?

לא. המעקב נשלח רק אם הודעת הסוכן היא האחרונה בשיחה והלקוח לא הגיב במשך כל זמן ההמתנה שהוגדר.

האם אפשר לערוך את נוסח ההודעה בעצמנו?

לא. הסוכן מנסח את ההודעה בעצמו בהתאם לשיחה ולמוצרים המדויקים שעליהם נשאל, כדי שהטקסט ייראה טבעי ומותאם להקשר.

מה קורה אם מחיר המוצר השתנה מאז השיחה?

הסוכן אינו שולף מחירים מהזיכרון. בעת ניסוח ההודעה הוא קורא את הגיליון או את רשימת המוצרים מחדש, ומציין את המחיר והזמינות המעודכנים לאותו רגע.

למה מתג ההפעלה כבוי ולא ניתן ללחיצה?

המתג מושבת כאשר עדיין לא מחובר קטלוג ואין פריטים פעילים במערכת, או כאשר המסלול שלכם אינו כולל את האפשרות הזו.

האם הודעות נשלחות בלילות או בשבתות?

ההודעה נשלחת רק בזמן שהעסק פתוח לפי ימי ושעות הפעילות שלו, כך שעסק שפתוח בלילה יכול לשלוח הודעות גם בשעות אלו. בסעיף זה אין הגדרה של שעות שקט (בשונה משליחות אחרות במערכת, ראו שעות שקט), והמערכת אינה שולחת הודעות בזמן שהעסק סגור.