הודעות מתוזמנות: תור הבא, תאריכים וקטלוג

בקצרה

המערכת שולחת ללקוחות בוואטסאפ שלוש הודעות מעצמה, בזמן שנקבע מראש, בלי לחכות שהלקוח יפנה אליכם.

כל שליחה מנוהלת במדור נפרד תחת הקבוצה «שליחות אוטומטיות» ב«הגדרות»פתיחה במערכת:

• «הזמנה לתור הבא»: מזמינה לקוח שסיים ביקור לקבוע את התור הבא, לפי מרווח ימים שהגדרתם ובהתאם למועדים הפנויים ביומן.
• «הודעות בתאריכים»: שולחת הודעה לפי תאריך שמופיע בכרטיס הליד (כמו יום הולדת, יום נישואין או מועד חידוש), ביום עצמו או מראש.
• «מעקב מהקטלוג»: שולחת הודעת המשך מותאמת אישית ללקוח שבירר על פריטים מהקטלוג והפסיק לענות.

לפני שמתחילים

• מי יכול להגדיר: בעלי תפקיד «בעלים» ו«ניהול». חברי צוות («חבר צוות») אינם ניגשים להגדרות, אך הם מעדכנים את נתוני השטח: סימון «הגיע» או «לא הגיע» ביומן קובע מי יקבל הזמנה לתור הבא, ועדכון שדות תאריך בליד קובע את מועד השליחה בתאריכים. בעלי תפקיד «כספים» יכולים לצפות בהגדרות בלבד.
• מסלולים: «הזמנה לתור הבא» ו«הודעות בתאריכים» זמינות במסלול «פשוט» ובמסלול «מתקדם». «מעקב מהקטלוג» זמין במסלול «מתקדם» בלבד. עסקים המשתמשים במסלול טלפוני בלבד («אלוף הטלפונים») אינם רואים את הקבוצה «שליחות אוטומטיות».
• חיבור וואטסאפ: מספר הוואטסאפ של העסק מחובר, ונבדק בשליחה אמיתית.
• מה צריך להכין מראש:
  • עבור «הזמנה לתור הבא»: פגישות מתועדות ביומן ותבנית וואטסאפ מאושרת.
  • עבור «הודעות בתאריכים»: לפחות שדה אחד מסוג «תאריך» בכרטיס הליד (מוגדר דרך הגדרות ה-CRM) ותבנית מאושרת.
  • עבור «מעקב מהקטלוג»: קטלוג מוצרים פעיל (דרך גיליון Google Sheets או פריטים ישירים) וסוכן מופעל.

שלב אחר שלב

1. נכנסים אל «הגדרות»פתיחה במערכת בתפריט ועוברים לקבוצה «שליחות אוטומטיות».

2. בוחרים את המדור המתאים לפי מטרת ההודעה:
   • להחזרת לקוחות אחרי טיפול או ביקור: בוחרים «הזמנה לתור הבא».
   • לברכות או תזכורות שנתיות: בוחרים «הודעות בתאריכים».
   • לחזרה ללקוחות שהתעניינו במוצרים: בוחרים «מעקב מהקטלוג».
3. מגדירים את הכללים והתוכן:
   • בהזמנה לתור הבא: בוחרים תבנית תחת «תבנית מאושרת» (או משתמשים בתיבה «נוסח מוצע:», לוחצים «הוספת נוסח מוצע» ומאשרים «שליחה לאישור של Meta»), מגדירים מה יופיע בכל מקום של {{N}} אם המסך מבקש, בוחרים «באיזו שעה לשלוח», ומגדירים מרווח ימים (בין 7 ל-730 יום) תחת «אחרי כמה זמן מהביקור». ניתן לקבוע כלל עבור «כל ביקור» או להוסיף מרווחים ייעודיים בלחיצה על «מרווח לסוג ביקור נוסף».

• בהודעות בתאריכים: לוחצים «הוספת הודעה בתאריך», ממלאים «שם ההודעה», בוחרים שדה תחת «התאריך שבליד», בוחרים «מתי לשלוח» («ביום עצמו», «יום לפני», «יומיים לפני», «3 ימים לפני», «שבוע לפני», «שבועיים לפני» או «חודש לפני»), מגדירים «באיזו שעה לשלוח», מסמנים «כל שנה» אם מדובר באירוע מחזורי, בוחרים «תבנית מאושרת», ומגדירים מה יופיע בכל מקום של {{N}} אם המסך מבקש.
• במעקב מהקטלוג: בוחרים זמן תחת «כמה לחכות לפני השליחה» (מתוך אפשרויות קבועות: «רבע שעה», «חצי שעה», «שעה», «שעתיים», «3 שעות», «4 שעות», «6 שעות» או «12 שעות»), ומגדירים «מספר ניסיונות מרבי» (בין 1 ל-5). כאן הסוכן מנסח את ההודעה בעצמו ואין צורך בתבנית.

4. מפעילים את מתג השליחה הראשי במדור («הזמנה אוטומטית לתור הבא», מתג ההודעה בתאריך, או «מעקב מהקטלוג»). בהזמנה לתור הבא ובהודעות בתאריכים המתג נעול עד שנבחרת תבנית מאושרת; במעקב מהקטלוג הוא נעול כל עוד אין קטלוג מחובר.
5. לוחצים על «פרסום לסוכן» בסרגל העליון כדי להחיל את השינויים.

מה קורה אחר כך

• בדיקות אוטומטיות לפני כל שליחה:
  • בהזמנה לתור הבא: המערכת מוודאת שהלקוח לא קבע תור נוסף מאז הביקור ושהוא לא סומן כמי ש«לא הגיע». המערכת מאתרת מועד פנוי קרוב ביומן בטווח של 14 יום קדימה ומשלבת אותו בהודעה.
  • בהודעות בתאריכים: המערכת בודקת שהתאריך בכרטיס הליד עדיין תקף ושהליד אינו נמצא בשלב של הפסד.
  • במעקב מהקטלוג: המערכת מוודאת שהלקוח לא שלח הודעה נוספת, שהשיחה נמצאת עדיין בתוך חלון 24 השעות של וואטסאפ, ושהפריטים עדיין בקטלוג.
• הסכמה ושעות שליחה: המערכת אינה שולחת הודעות למי שמסומן תחת «לא לפנות» או למי שלא נתן הסכמה לשליחה. שתי השליחות מתבנית («הזמנה לתור הבא» ו«הודעות בתאריכים») ממתינות מחוץ לשעות הפעילות של העסק ובשעות הלילה (בין 20:00 ל-08:00), ומבוטלות אם לא נשלחו בתוך יומיים ממועדן המקורי כדי למנוע פנייה באיחור. מעקב מהקטלוג נשלח רק כשהעסק פתוח לפי שעות הפעילות שלו, ורק בתוך 24 שעות מההודעה האחרונה של הלקוח.
• תגובת הלקוח: כאשר הלקוח משיב להודעה, השיחה ממשיכה בתיבת השיחות הרגילה עם הסוכן.
• יומן הודעות אחרונות: בכל מדור מוצגת טבלה של הפעולות האחרונות («ההזמנות האחרונות», «ההודעות האחרונות» או «הודעות המעקב האחרונות מהקטלוג»), עם סטטוס עדכני לכל הודעה («מתוזמנת», «בשליחה», «נשלחה», «נמסרה», «נקראה», «נענתה», «לא נמסרה», «לא נשלחה», «בוטלה» או «פג תוקפה», ובטבלת המעקב מהקטלוג גם «ממתינה לסוכן»).

שאלות נפוצות

מתי להשתמש בהזמנה לתור הבא ומתי במעקב מהקטלוג?

משתמשים ב«הזמנה לתור הבא» עבור לקוחות שביקרו בעסק ושתרצו להחזיר לפגישה נוספת לאחר תקופה. משתמשים ב«מעקב מהקטלוג» עבור לקוחות שניהלו שיחה עם הסוכן, התעניינו במוצרים ספציפיים מהקטלוג, אך נעלמו לפני שביצעו רכישה.

איך שולחים ברכת יום הולדת או חידוש מנוי?

פותחים את «הודעות בתאריכים», בוחרים שדה תאריך שקיים בכרטיס הליד (כמו «יום הולדת»), בוחרים «ביום עצמו», מסמנים «כל שנה», ובוחרים תבנית מאושרת. אם אין לכם שדה כזה, מוסיפים אותו תחילה דרך הגדרות ה-CRM.

האם צריך לכתוב נוסח עבור מעקב מהקטלוג?

לא. הודעות מעקב מהקטלוג נכתבות ישירות על ידי הסוכן בכל פעם מחדש. הסוכן מתבסס על הפריטים המדויקים שהלקוח הזכיר ומציין את המחיר והמלאי הנוכחיים מהקטלוג.

האם לקוח שביקש הסרה יקבל הודעה?

לא. אף אחת משלוש ההודעות לא תישלח ללקוח שמסומן עבורו «לא לפנות» או שחסרה לגביו הסכמה לשליחה.

למה מתג ההפעלה במדור לא נלחץ?

בהזמנה לתור הבא ובהודעות בתאריכים, המתג מושבת עד שמוגדרים מרווחי זמן ונבחרת תבנית מאושרת. במעקב מהקטלוג, המתג מושבת אם אין קטלוג מחובר או אם המוצרים לא הוגדרו. כמו כן, אם התכונה אינה כלולה במסלול שלכם, יופיע הכיתוב «לא כלול במסלול» או «לא נרכש».

איפה מוצאים את ההגדרות בתצוגות השונות?

בתצוגה «רגילה» ובתצוגת «מבט-על» נכנסים ל«הגדרות» בתפריט הראשי ובוחרים בקבוצה «שליחות אוטומטיות». בתצוגת «פוקוס» לוחצים על לשונית «העסק» ובוחרים באריח «הגדרות». בגלישה מטלפון נייד פותחים את תפריט «עוד» (בתצוגה רגילה או מבט-על) או את לשונית «העסק» (בפוקוס).