תזכורות לפגישות

בקצרה

המערכת שולחת ללקוחות תזכורות אוטומטיות בוואטסאפ לכל תור או פגישה שמופיעים ביומן. ההודעות נשלחות מתבנית ש-Meta אישרה, והלקוח יכול להשיב באותה שיחה כדי לאשר הגעה, לבקש מועד חדש או לבטל. כך מפחיתים היעדרויות בלי להשקיע זמן בשיחות טלפון ידניות.

לפני שמתחילים

• מי יכול להגדיר: בעלי תפקיד «בעלים» ו-«ניהול». חברי צוות בתפקיד «חבר צוות» רואים את תגיות התזכורת ביומן ויכולים לסמן הגעה, אך אינם מורשים לערוך את ההגדרות.
• מסלולים מתאימים: מסלול «פשוט» ומסלול «מתקדם» (כולל חבילת וואטסאפ וטלפון). התכונה אינה פעילה במסלול טלפון בלבד של «אלוף הטלפונים».
• מה צריך לחבר קודם:
  • יומן Google מחובר למערכת דרך כל החיבורים.
  • מספר וואטסאפ מחובר ופעיל (ראו חיבור מספר וואטסאפ).
  • תבנית תזכורת מאושרת על ידי Meta. אם הרשימה ריקה, יוצרים תבנית ושולחים אותה לאישור Meta מעמוד התבניות, ולאחר מכן חוזרים אל «תבנית מאושרת». המתג «תזכורות אוטומטיות» יישאר חסום עד שתבחרו תבנית מאושרת.

שלב אחר שלב

1. כניסה להגדרות התזכורות

נכנסים אל «הגדרות»פתיחה במערכת בתפריט תחת קבוצת «ניהול והתאמה», ובקבוצה «שליחות אוטומטיות» בוחרים «תזכורות». בתצוגת «פוקוס» נכנסים דרך «העסק» ומשם בוחרים «הגדרות» ו-«תזכורות». בטלפון נייד לוחצים «עוד» ואז «הגדרות» (או לשונית «העסק» ומשבצת «הגדרות» בתצוגת «פוקוס»).

2. בחירת תבנית ומועדי שליחה

1. בשדה «תבנית מאושרת» בוחרים את תבנית התזכורת שלכם מתוך הרשימה (המתג נשאר חסום עד שבוחרים תבנית). אם הרשימה ריקה, יוצרים תבנית ושולחים לאישור Meta מעמוד התבניות, ולאחר מכן חוזרים לכאן לבחור אותה.
2. תחת «תזכורת ראשונה» בוחרים מתי תישלח ההודעה (ברירת המחדל היא «יום לפני התור»).
3. בשדה «תזכורת שנייה (לא חובה)» בוחרים מועד נוסף (ברירת המחדל היא «שעתיים לפני התור»), או משאירים «בלי תזכורת שנייה». שני המועדים חייבים להיות שונים זה מזה.
4. בודקים את הערכים תחת «אזור זמן» («שעון ישראל»), «תחילת שעות שקט» ו-«סיום שעות שקט».
5. מפעילים את המתג «תזכורות אוטומטיות».

3. הגדרת מדרג התזכורות (רשות)

מתחת להגדרות הבסיסיות תוכלו להתאים את ההתנהגות למקרים נוספים:

• «תזכורת מוקדמת»: מתאים לתורים שנקבעים זמן רב מראש. אפשר לבחור «10 ימים לפני», «שבועיים לפני», «3 שבועות לפני» או «חודש לפני».
• «תזכורת לתור שנקבע ברגע האחרון»: תור שנקבע אחרי המועד הרגיל של התזכורת יקבל אותה כעשר דקות לאחר שנקבע. תור שהסוכן קבע ישירות בשיחה לא יקבל אותה, כי הלקוח זה עתה שוחח ותיאם.
• «כשלקוח לא עונה לתזכורת»: אם התזכורת הגיעה ללקוח והוא לא ענה, המערכת יכולה לפתוח משימה לצוות כדי להתקשר אליו לפני התור. בוחרים את הזמן להמתנה: «אחרי שעה», «אחרי שעתיים», «אחרי 4 שעות», «אחרי 12 שעות» או «אחרי יום».

4. שמירה ופרסום

לסיום לוחצים «פרסום לסוכן» כדי להפעיל את כל השינויים.

מה קורה אחר כך

• שליחת ההודעות: כל תור ביומן מקבל את התזכורות במועדים שהגדרתם. תבנית ההודעה כוללת כפתורי מענה מהיר של «אישור», «ביטול» ו-«שינוי».
• תגובת הלקוח בשיחה: כשהלקוח משיב, הסוכן מטפל בבקשה ישירות באמצעות כלי היומן. אם הלקוח אישר הגעה, הפגישה נרשמת כמאושרת. אם הלקוח ביקש להזיז, מתוזמנות תזכורות חדשות למועד החדש והקודמות מבוטלות.
• מעקב בעמוד היומן: על גבי כל פגישה בעמוד «יומן»פתיחה במערכת מופיעה תגית סטטוס: «נשלחה תזכורת» או «לא ענו לתזכורת». כאשר הלקוח מאשר, התגית נעלמת.
• משימה כשאין מענה: אם הלקוח לא השיב בפרק הזמן שבחרתם, נפתחת משימה חדשה תחת «משימות»פתיחה במערכת בכותרת «לא ענו לתזכורת: להתקשר ל<שם הלקוח> לפני התור ב-<dd/mm/yyyy hh:mm>», ומי שמטפל במשימות מקבל התראה.
• טבלת מעקב: בתחתית הגדרות התזכורות מוצגת הרשימה «התזכורות האחרונות» עם שם הלקוח, מועד התור, סטטוס השליחה (כגון «נמסרה», «נענתה» או «לא נשלחה») והערות על פתיחת משימות או חסימות.
• סימון הגעה בסיום התור: לאחר שהגיע מועד הפגישה, מסמנים ביומן תחת «הלקוח הגיע?» את הבחירה «הגיע» או «לא הגיע». סימון זה קובע מי יקבל בקשת משוב ומי יקבל הזמנה לתור הבא. למידע נוסף ראו סימון מי הגיע.

שאלות נפוצות

למה לא ניתן להפעיל את המתג «תזכורות אוטומטיות»?

המתג נשאר חסום עד שבוחרים תבנית פעילה ומאושרת בשדה «תבנית מאושרת». יש לוודא שיש לכם תבנית שאושרה על ידי Meta ולבחור אותה ברשימה לפני הפעלת המתג.

כמה תזכורות לכל היותר יקבל הלקוח?

לקוח יקבל עד שתי תזכורות רגילות לפי הזמנים שבחרתם, בנוסף לתזכורת מוקדמת (אם הפעלתם אחת כזו לתורים מרוחקים), או תזכורת לרגע האחרון לתור שנקבע בסמוך למועד.

מה קורה כאשר פגישה מתבטלת או נדחית?

תור שבוטל אינו מקבל תזכורות כלל. אם הזזתם תור למועד אחר, המערכת מבטלת את התזכורות שתוזמנו למועד המקורי ויוצרת תזכורות חדשות לפי המועד המעודכן.

מדוע תזכורת מסוימת מופיעה במצב «לא נשלחה»?

רשימת «התזכורות האחרונות» מציגה את סיבת אי-השליחה ליד כל שורה. הסיבה הנפוצה היא היעדר אישור וואטסאפ בתוקף («אין אישור לוואטסאפ») כאשר עבר חלון 24 השעות מאז השיחה האחרונה.