תזכורות גבייה בוואטסאפ

בקצרה

המערכת שולחת תזכורות גבייה אוטומטיות בוואטסאפ ללקוחות עם חוב פתוח, לפי הקצב ושעות הפעילות שקבעתם. ההודעות יוצאות בתבנית שירות מאושרת מול Meta. אם מחובר דף תשלום והמתג «קישור לתשלום בכל תזכורת» מופעל, ההודעות כוללות גם קישור לתשלום הסכום המדויק. כשהלקוח עונה, הסוכן מזהה את התשובה, מעדכן את מצב החוב ומתאים את המשך התזכורות בהתאם.

לפני שמתחילים

• מי יכול: בעלים ומנהלים («בעלים», «ניהול»). לחברי צוות אין גישה לעמוד הגבייה.
• נדרש חיבור פעיל של וואטסאפ ומסלול «פשוט» או «מתקדם». המערכת אינה מפעילה תזכורות גבייה בעסקים עם קו טלפון בלבד.
• לניהול שוטף של החובות, ראו מדריך גבייה.
• כדי לצרף קישור לתשלום בהודעה, יש לחבר דף תשלום מראש בהגדרות, בקבוצה «חיבורים» בחלק «תשלומים».
• תזכורות נשלחות רק ללקוחות עם מספר טלפון שלא ביקשו להפסיק לקבל פניות (ראו הסכמה אחת לעדכונים בוואטסאפ).

שלב אחר שלב

1. פותחים את «גבייה» במערכתפתיחה במערכת וגוללים לתחתית העמוד, לחלק «הגדרות גבייה». בתצוגת «פוקוס» בוחרים בלשונית «הגדרות», בתצוגת «מבט-על» עוברים ללשונית «הגדרות», ובטלפון ניגשים דרך «עוד» > «כל העמודים» > «גבייה».
2. תחת «התבנית המאושרת לתזכורות», לוחצים על «הכנת תבנית מוצעת». המערכת תיצור טיוטה (כגון «תזכורת גבייה (המוצעת)»).
3. בודקים את נוסח התבנית ולוחצים «שליחת התבנית לאישור של Meta». ממתינים לאישור (המצב יוצג כ-«מאושר»). רק תבנית מאושרת מסוג שירות נשלחת ללקוחות.
4. מגדירים את קצב השליחה:
   • «תזכורת ראשונה, ימים אחרי מועד התשלום» (0 עד 60 יום, ברירת מחדל 0).
   • «ימים בין תזכורות» (1 עד 30 יום, ברירת מחדל 3).
   • «עד כמה תזכורות לכל חוב» (1 עד 10 תזכורות, ברירת מחדל 3).
5. קובעים את השעות בשדות «שעות שקט מ-» ו-«עד» (שדות «תחילת שעות השקט» ו-«סוף שעות השקט», ברירת מחדל 20:00 עד 09:00).
6. אם מחובר דף תשלום, מפעילים את המתג «קישור לתשלום בכל תזכורת».
7. מפעילים את המתג «תזכורות גבייה בוואטסאפ» (המתג נעול עד שנבחרה תבנית לתזכורות; אם התבנית עוד לא אושרה, התזכורות לא יוצאות והבאנר מסביר למה).

8. לוחצים על «פרסום לסוכן» בראש המסך כדי להחיל את ההגדרות בפועל.

עצירת תזכורות ללקוח שהבטיח לשלם

אם סיכמתם עם לקוח מועד תשלום, פותחים את כרטיס החוב שלו, מזינים תאריך בשדה «הלקוח הבטיח לשלם עד» ולוחצים על «עצירת התזכורות עד אז».

מה קורה אחר כך

• קצב השליחה: המערכת רצה עצמאית ושולחת עד 50 תזכורות בכל סבב. תזכורת ראשונה יוצאת במועד התשלום בתוספת הימים שקבעתם, והבאות בהתאם למרווח הימים שהוגדר.
• מתי תזכורת לא יוצאת: המערכת לא שולחת הודעות במהלך שעות השקט, מחוץ לימי ושעות הפעילות של העסק, ללקוח שביקש לא לקבל פניות, לחוב ששולם או בוטל, או כאשר קו הוואטסאפ מנותק.
• מעקב בכרטיס החוב: בכל חוב מוצג סטטוס עדכני, למשל «1 מתוך 3 תזכורות נשלחו · הבאה ב-15/10/2026».
• זיהוי תשובות הלקוח: הסוכן קורא את התשובה שנשלחה בוואטסאפ ופועל בהתאם:
  • הלקוח השיב ששילם: מצב החוב הופך ל-«דיווח ששילם», התזכורות נעצרות ונפתחת משימה לצוות: «לבדוק אם התקבל תשלום של <סכום> מ<שם>».
  • הלקוח הבטיח לשלם בתאריך מסוים (עד 90 יום): המצב מתעדכן ל-«הבטיח לשלם עד <תאריך>», והתזכורות מושהות עד יום לאחר התאריך שנמסר.
  • הלקוח מתנגד לחוב: המצב מתעדכן ל-«לא מסכים», התזכורות מופסקות מיד, נשלחת התראה לבעלים («לקוח לא מסכים עם חוב») ונפתחת משימה לצוות לבירור.
  • תשובה אחרת: נפתחת משימה לצוות: «לחזור ל<שם> לגבי החוב של <סכום>».
• סיום כל התזכורות: אם החוב לא שולם לאחר כל התזכורות שהוגדרו, סטטוס החוב נשאר «פתוח», ובשורת התזכורת בכרטיס החוב מופיע «נשלחו כל התזכורות שהגדרתם. נפתחה משימה לצוות לטפל בחוב.». בנוסף נפתחת משימה לצוות והבעלים מקבלים התראה «חוב לא שולם אחרי כל התזכורות».

שאלות נפוצות

למה התזכורות לא יוצאות אף שהמתג מופעל?

יש לבדוק את הבאנר «התזכורות עוד לא יוצאות:» בראש עמוד הגבייה. הסיבות הנפוצות הן תבנית שטרם אושרה על ידי Meta או שאינה תבנית שירות, תבנית שכוללת קישור תשלום כשדף תשלום אינו מחובר, או שינויים שטרם נשמרו בלחיצה על «פרסום לסוכן».

האם לקוחות יכולים לקבל הודעה באמצע הלילה?

לא. המערכת חוסמת שליחה בשעות השקט שהגדרתם (ברירת המחדל היא 20:00 עד 09:00), ופועלת רק בימים ובשעות הפעילות שנקבעו לעסק.

האם אפשר לשלוח תזכורת ידנית מתוך כרטיס החוב?

בכרטיס החוב ניתן ללחוץ על «שליחת קישור לתשלום» כדי להוציא קישור ישיר על הסכום המדויק. אין כפתור לשליחה מיידית של תבנית התזכורת עצמה מחוץ לקצב המתוזמן.

האם הקישור לתשלום בהודעה מכיל את הסכום המדויק?

כן. כאשר מחברים דף תשלום ומפעילים קישור בתזכורת, הקישור נבנה אוטומטית לסכום החוב המדויק של אותו לקוח.