הסוכן מנסח הצעות

בקצרה

כשלקוח מבקש הצעת מחיר בוואטסאפ, הסוכן יכול לבנות עבורו הצעה רשמית מתוך המחירון של העסק. הסוכן מזהה את הפריטים ואת הכמויות מתוך השיחה, והמערכת עצמה מחשבת את המחיר, המע״מ, ההנחה והסכום הכולל. הסוכן לא ממציא מספרים ולא שולח הצעה על דעת עצמו אם קבעתם שהיא דורשת אישור.

איך זה עובד

כאשר לקוח פונה בשיחה ומבקש מחיר לשירות או למוצר:

1. זיהוי הפריטים והכמויות: הסוכן מזהה את שמות הפריטים והכמויות מתוך בקשת הלקוח. אם משהו אינו ברור, הוא שואל שאלת הבהרה לפני הכנת ההצעה.
2. התאמה למחירון: המערכת מחפשת את הפריטים בתוך «מחירון» העסק (או בשורות עם מחיר ברור מקטלוג מחובר). ההתאמה נעשית לפי שם מדויק, או לפי מילים שמופיעות כולן בפריט יחיד. אם פריט לא נמצא, המערכת מחזירה עד 5 פריטים קרובים והסוכן מבקש מהלקוח לדייק, בלי לנחש מחיר. אם אין פריטים קרובים, המערכת מציעה עד 12 פריטים מהרשימה.
3. חישוב סכומים במערכת: המערכת בונה את שורות ההצעה (בין 1 ל-40 שורות), מחשבת את המע״מ וקובעת את תוקף ההצעה לפי ההגדרות שלכם. אם הלקוח ביקש הנחה, המערכת מחילה אותה רק עד התקרה שנקבעה בשדה «הנחה מקסימלית שהסוכן נותן (%)».
4. ניתוב להמתנה או לשליחה מיידית:
   • הצעה שמחכה לאישור: אם הסכום עולה על תקרת השליחה ללא אישור (או אם הרף נקבע ל-0), ההצעה נשמרת כטיוטה. הצוות מקבל התראה, והסוכן משיב ללקוח שהעסק יבדוק את הפרטים וישלח את ההצעה. במצב זה הסוכן לא נוקב בסכום או במחיר.
   • שליחה ישירה ללקוח: אם הסכום נמצא בטווח המאושר לשליחה מיידית, הסוכן מציין את הסכום הכולל, המע״מ ותוקף ההצעה, ומתחת להודעה מופיע כפתור «להצעת המחיר».

דוגמה מעשית: מוסך רכב

לקוח שולח הודעה בוואטסאפ: «היי, כמה יעלה לי טיפול קטן והחלפת רפידות בלם קדמיות?».

• הסוכן מזהה שני פריטים: טיפול קטן ורפידות בלם קדמיות, בכמות 1 לכל אחד.
• המערכת מתאימה את הפריטים לתוך «מחירון» המוסך ומחשבת את הסכום הכולל בהתאם להגדרות המע״מ שלכם (האם המחירים כוללים מע״מ, בתוספת מע״מ, או «ללא מע״מ» כששיעור המע״מ הוא 0).
• בעל המוסך הגדיר שכל הצעה נבדקת בידי הצוות לפני שליחתה (ערך 0 בשדה האישור).
• הסוכן עונה ללקוח שהבקשה נרשמה ושהצוות יעבור על ההצעה וישלח אותה בהקדם.
• במסך הצעות מחיר מופיעה שורה חדשה המסומנת בתווית «מחכה לאישור שלכם» ובהערה «הכין הסוכן». הצוות מקבל התראה עם הכותרת «הסוכן הכין הצעת מחיר שמחכה לאישור שלכם».
• בעל המוסך פותח את ההצעה, בודק את הפרטים ולוחץ «אישור ושליחה ללקוח». הקישור נשלח ישירות לשיחת הוואטסאפ של הלקוח.

מה קורה אחר כך

• מעקב ועדכונים: כשהלקוח פותח את הקישור, נשלחת לצוות התראה «הלקוח פתח את הצעת המחיר».
• אישור ההצעה: כשהלקוח מאשר את ההצעה בתוך עמוד ההצעה של הלקוח, נשלחת התראה «הלקוח אישר את הצעת המחיר». הליד עובר אוטומטית לשלב הזכייה (כברירת מחדל «נסגר»), ונוצרת משימה לצוות לתיאום הביצוע מול הלקוח.
• ניסיון חוזר: אם אותה בקשה נשלחת פעמיים בגלל תקלה או ניסיון חוזר, המערכת מחזירה את אותה הצעה ואינה יוצרת הצעה כפולה.
• גבייה: לאחר אישור ההצעה, ניתן לשלוח קישור לתשלום על הסכום המדויק באמצעות הסוכן, כפי שמוסבר במדריך קישור תשלום ואישור תשלום.

הגדרה והפעלה

בעלי העסק ומנהלים קובעים את התנהגות הסוכן במסך הגדרות הצעות מחיר:

1. מפעילים את המתג «הסוכן מכין הצעות מחיר בשיחה».
2. מגדירים את השדה «הנחה מקסימלית שהסוכן נותן (%)» (בין 0% ל-50%). אם מוגדר 0%, הסוכן לא ייתן הנחה גם אם הלקוח יבקש.
3. בשדה «נשלחת בלי אישור עד (₪, 0 = הכול באישור)», קובעים עד איזה סכום הצעה נשלחת באופן מיידי ללא אישור ידני. כדי לבדוק כל הצעה לפני שהיא יוצאת, משאירים 0.

שאלות נפוצות

האם הסוכן יכול להמציא מחיר לשירות שלא מופיע במחירון?

לא. הסוכן מתמחר אך ורק פריטים הקיימים בתוך «מחירון» פעיל, או בקטלוג מקושר שבו המחיר ברור. אם לקוח מבקש משהו שאינו קיים, הסוכן מציע פריטים דומים או מפנה לצוות, ולעולם אינו מציין מחיר בעצמו.

האם ההצעה יכולה להישלח ללקוח בלי בדיקה של העסק?

רק אם הגדרתם תקרת סכום לשליחה ללא אישור, וסכום ההצעה אינו עולה עליה. אם השדה מוגדר על 0, כל הצעה ממתינה לאישור ידני במסך «הצעות מחיר».

איזו הנחה הסוכן מציע ללקוח?

הסוכן מצרף הנחה רק אם הלקוח ביקש זאת במפורש בשיחה, ולעולם לא מעבר לתקרה שהגדרתם בשדה «הנחה מקסימלית שהסוכן נותן (%)».

למה הסוכן ענה ללקוח שהעסק יחזור אליו עם הצעה?

התשובה הזו ניתנת כאשר ההצעה דורשת את אישורכם. ההצעה כבר שמורה במערכת עם התגית «מחכה לאישור שלכם». ברגע שתלחצו «אישור ושליחה ללקוח», הקישור יישלח לשיחה.

איך מכבים את האפשרות שהסוכן יכין הצעות?

נכנסים אל הגדרות הצעות מחיר, מכבים את המתג «הסוכן מכין הצעות מחיר בשיחה», ולוחצים על «פרסום לסוכן». לאחר הפרסום כשהמתג כבוי, הסוכן כלל אינו מקבל את הכלי להכנת הצעות מחיר, ואין לו אפשרות להפיק הצעות בשיחה.