קישור תשלום ואישור תשלום

בקצרה

הסוכן יכול לשלוח ללקוח קישור לתשלום ישירות בשיחת הוואטסאפ, וכשהלקוח שולח צילום העברה או קבלה – לתעד דיווח ולפתוח משימה לבדיקה. במדריך הזה תלמדו איך הקישורים נשלחים, איך בודקים אסמכתאות שנשלחו, ואיך מעדכנים שהתשלום התקבל.

לפני שמתחילים

• הרשאות: הפעולות זמינות לבעלי תפקיד «בעלים» או «ניהול».
• חיבור דף תשלום: יש לחבר דף תשלום מראש בהגדרות המערכת לפי מדריך חיבור תשלומים.
• הצעות מחיר או חובות: כדי שהסוכן יוכל להפיק קישור, צריכה להיות הצעה מאושרת, פריט מהמחירון או חוב פתוח של הלקוח.
• איפה מוצאים את זה: נכנסים אל «גבייה» במערכתפתיחה במערכת. בתצוגה «רגילה» ובתצוגה «מבט-על» העמוד נמצא תחת «העסק והצוות». בתצוגה «פוקוס» הוא מופיע תחת הלשונית «העסק», ובטלפון תחת «עוד». הרשימות מופיעות במסך רק כאשר יש נתונים שממתינים לטיפול.

שלב אחר שלב

שליחת קישור לתשלום בשיחה

1. הלקוח מבקש לשלם בשיחת הוואטסאפ.
2. הסוכן מזהה את מהות התשלום: הצעה מאושרת, פריט מחירון עם כמות, או חוב פתוח של הלקוח.
3. המערכת מייצרת קישור לסכום המדויק, והסוכן שולח אותו ללקוח עם הכפתור «לתשלום».
4. הקישור מופיע במסך «גבייה» תחת «קישורים לתשלום שמחכים», עם ציון המקור «הסוכן שלח קישור בשיחה».
5. אם אתם עובדים עם SUMIT, המערכת תסמן את התשלום באופן אוטומטי ברגע שהתשלום יאושר. אם מדובר בקישור קבוע, בודקים שהכסף נכנס ולוחצים «סימון כשולם».

בדיקת אישור תשלום (אסמכתא) שהלקוח שלח

1. הלקוח שולח בשיחה צילום מסך של העברה בנקאית או קבלה ומודיע ששילם.
2. הסוכן קורא את הקובץ ורושם סטטוס «תשלום דווח» עם הסכום, התאריך והאסמכתא. במקביל נפתחת לצוות משימה לבדיקת התשלום, והתזכורות על החוב נעצרות זמנית.
3. נכנסים אל מסך «גבייה», ובחלק «תשלומים שמחכים לבדיקה» רואים את פרטי הדיווח והקובץ.
4. בודקים בחשבון הבנק או במערכת הסליקה שהכסף אכן הגיע.
5. אם הכסף נכנס לחשבון, לוחצים «הכסף הגיע». המערכת תציג הודעה «התשלום אושר והחוב סומן כשולם», תסגור את החוב ותעדכן את הליד.
6. אם הכסף לא הגיע, לוחצים «לא התקבל». המערכת תסמן שהתשלום לא התקבל, תסגור את משימת הבדיקה ותחזיר את תזכורות הגבייה לפעולה.

שליחת קישור לתשלום חוב ישירות מהמערכת

1. פותחים את מסך «גבייה» במערכתפתיחה במערכת ולוחצים על החוב הרלוונטי ברשימת «החובות».
2. בכרטיס החוב שנפתח לוחצים על «שליחת קישור לתשלום».
3. אם הלקוח שלח הודעה ב-24 השעות האחרונות, הקישור נשלח אליו מיד בוואטסאפ בצירוף הכפתור «לתשלום».
4. אם חלפו יותר מ-24 שעות, המערכת תציג הודעה מתאימה. במצב זה לוחצים על «העתקת הקישור» ושולחים אותו ללקוח ישירות.

מה קורה אחר כך

• אישור תשלום: ברגע שתשלום מאושר (באופן אוטומטי דרך SUMIT או ידנית על ידכם בלחיצה על «הכסף הגיע» או «סימון כשולם»), הליד עובר לשלב זכייה, ההצעה והחוב נסגרים כשולמו, ותזכורות הגבייה מפסיקות.
• התראות לצוות: הצוות מקבל התראה תחת הכותרת «התקבל תשלום». אם החשבונית או הקבלה הופקו ב-SUMIT, נוספת השורה «SUMIT הפיק את הקבלה ללקוח».
• דיווח על רכישה: המערכת מעדכנת את מודעת הפרסום שממנה הגיע הלקוח על ביצוע הרכישה וערכה.
• דחיית דיווח: אם לחצתם «לא התקבל», סטטוס החוב חוזר למצבו הקודם, משימת הבדיקה נסגרת, ותזכורות הגבייה האוטומטיות ימשיכו כרגיל.

שאלות נפוצות

האם הסוכן אומר ללקוח שהתשלום התקבל?

לא. הסוכן אף פעם לא מאשר שהכסף הגיע. לאחר שהלקוח שולח צילום או קבלה, הסוכן מודיע שהפרטים הועברו לבדיקת הצוות.

הלקוח שילם בקישור קבוע, למה הסטטוס לא התעדכן לבד?

מערכות תשלום בקישור קבוע אינן מחזירות אישור אוטומטי למערכת. כאשר הכסף נכנס לחשבון, נכנסים אל «קישורים לתשלום שמחכים» במסך «גבייה» ולוחצים על «סימון כשולם».

הלקוח כתב בשיחה שהוא שילם אבל לא נוצר דיווח, למה?

הסוכן מייצר דיווח «תשלום דווח» רק כאשר מצורף להודעה קובץ קריא (כגון צילום העברה בנקאית או קבלה) והסכום מזוהה בתוך הקובץ. הודעת טקסט רגילה ללא קובץ אינה פותחת דיווח לבדיקה.

מה ההבדל בין «הכסף הגיע» לבין «סימון כשולם»?

הכפתור «הכסף הגיע» מיועד לאישור דיווח של לקוח ששלח אסמכתא בחלק «תשלומים שמחכים לבדיקה». הכפתור «סימון כשולם» מיועד לעדכון ידני של קישור קבוע ששולם בחלק «קישורים לתשלום שמחכים». שתי הפעולות מסמנות את החוב כשולם ומעדכנות את הליד.

מה קורה לתזכורות הגבייה כשהלקוח שולח אסמכתא?

ברגע שהסוכן מזהה את הקובץ ורושם את הדיווח, סטטוס החוב הופך ל«דיווח ששילם» והתזכורות מושהות. אם תאשרו בלחיצה על «הכסף הגיע», התזכורות ייפסקו לחלוטין. אם תלחצו «לא התקבל», התזכורות יחזרו לפעול.