תשלומים שמחכים לבדיקה

בקצרה

כאשר לקוח שולח צילום העברה בנקאית או קבלה בשיחת הוואטסאפ, הסוכן קורא את הקובץ ורושם דיווח במערכת. המערכת אינה מזכה את הלקוח באופן אוטומטי. הדיווח ממתין לבדיקה שלכם ב«גבייה»פתיחה במערכת, כדי שתוודאו שהכסף אכן נכנס לחשבון הבנק לפני סימון החוב כשולם.

לפני שמתחילים

• מי יכול לבצע: בעלי תפקיד «בעלים» או «ניהול». בעלי תפקיד «חבר צוות» ו«כספים» אינם מורשים לגשת לעמוד «גבייה».
• מסלולים: הלוח זמין במסלולים «פשוט» ו«מתקדם», וכן בחבילה המשולבת עם הטלפון. במסלול טלפוני בלבד («אלוף הטלפונים») עמוד הגבייה אינו מופיע.
• מה צריך להיות מוגדר: לקוח ששלח קובץ אישור או קבלה בשיחה, כפי שמוסבר במדריך קישור תשלום ואישור תשלום.

שלב אחר שלב

1. נכנסים לעמוד «גבייה»פתיחה במערכת דרך התפריט (בקבוצה «העסק והצוות»).
2. אם לקוח דיווח על תשלום, מופיע החלק «תשלומים שמחכים לבדיקה» מתחת לחמשת כרטיסי המספרים.

3. קוראים את פרטי השורה: שם הלקוח, הסכום המדווח, התאריך והאסמכתא שחולצו מהקובץ.
4. פותחים את חשבון הבנק או את יישום התשלומים של העסק, ומוודאים שהסכום המדויק אכן התקבל.
5. לוחצים על הפעולה הרצויה:
   • אם הכסף נכנס לחשבון: לוחצים «הכסף הגיע». מופיעה ההודעה «התשלום אושר והחוב סומן כשולם», והדיווח נמחק מהרשימה.
   • אם הכסף לא נמצא: לוחצים «לא התקבל». מופיעה ההודעה «סומן שהתשלום לא התקבל. התזכורות ממשיכות», והדיווח נמחק מהרשימה.

הבדלים בין התצוגות

• תצוגה רגילה: החלק «תשלומים שמחכים לבדיקה» מופיע בעמוד «גבייה» רק כאשר ממתינים דיווחים בפועל. אם אין דיווחים, הלוח אינו מוצג כלל.
• תצוגת פוקוס: פותחים את לשונית «העסק» ולוחצים על האריח «גבייה». בלשונית «חובות», אחרי שלושת המספרים והלשוניות, החלק «תשלומים שמחכים לבדיקה» (עם מספר הדיווחים) מופיע מעל החלק של קישורי התשלום ומעל רשימת החובות.
• תצוגת מבט-על: הדיווחים מרוכזים בלשונית «תשלומים לבדיקה», או בלחיצה על הכרטיס «דיווחו ששילמו». כאשר אין דיווחים, מוצגת ההודעה «אין כרגע תשלומים שמחכים לבדיקה.».
• עבודה מהטלפון: עמוד «גבייה» אינו נמצא בסרגל התחתון הראשי. לוחצים על «עוד» ובוחרים ב«גבייה» מתוך «כל העמודים».

מה קורה אחר כך

• ברגע קבלת הקובץ בוואטסאפ: נפתחת משימה חדשה ב«משימות» («לבדוק תשלום שדווח»), הבעלים מקבלים התראה («לקוח דיווח על תשלום, צריך לבדוק שהכסף הגיע»), והחוב משתנה לסטטוס «דיווח ששילם». תזכורות הגבייה האוטומטיות מושהות עד שתחליטו (לפרטים נוספים ראו תזכורות גבייה בוואטסאפ).
• לאחר לחיצה על «הכסף הגיע»: הדיווח מאושר והמשימה נסגרת. אם הדיווח תואם לקישור תשלום פתוח על אותו סכום, הקישור מסומן כשולם, הצעת המחיר נסגרת, והליד עובר לשלב של לקוח ששילם. אם קיים חוב פתוח ללא קישור, סטטוס החוב הופך ל«שולם».
• לאחר לחיצה על «לא התקבל»: הדיווח נדחה, המשימה נסגרת, החוב חוזר למצב פתוח, ותזכורות הגבייה בוואטסאפ מתחדשות כרגיל.
• תיעוד והודעות ללקוח: כל החלטה נרשמת ב«יומן פעילות» (בהגדרות) יחד עם שם מי שהחליט. לחיצה על הכפתורים אינה שולחת הודעה אוטומטית ללקוח.

שאלות נפוצות

האם הסוכן יכול לסמן תשלום כשולם בעצמו?

לא. הסוכן רושם את הדיווח בלבד ומצרף את הנתונים שמצא בקובץ. שום תשלום מצילום מסך או מקבלה אינו מאושר ללא בדיקה ולחיצה ידנית של מנהל.

מה קורה אם הלקוח הודיע בטקסט שהוא שילם, אך לא צירף קובץ?

אם הלקוח עונה בטקסט להודעת תזכורת גבייה שהוא שילם, החוב מסומן «דיווח ששילם» ונפתחת משימה «לבדוק אם התקבל תשלום…». הדיווח הזה לא מופיע ברשימה הזו; רואים אותו תחת הכרטיס והסינון «דיווחו ששילמו» ובגיליון החוב.

מה קורה אם שני מנהלים לוחצים על כפתור בו-זמנית?

המערכת מקבלת רק את הלחיצה הראשונה. המשתמש השני יראה את ההודעה «כבר החלטתם על הדיווח הזה».