הסכמה אחת לעדכונים בוואטסאפ

בקצרה

וואטסאפ מאפשרת לעסק לפתוח בשיחה מעבר ל-24 שעות מההודעה האחרונה של הלקוח רק באמצעות תבניות מאושרות, ורק למי שהסכים לקבל מכם הודעות. במקום לבקש רשות בנפרד לכל תזכורת או עדכון, המערכת פועלת לפי עיקרון של הסכמה אחת: לקוח שאישר פעם אחת מכוסה עבור כל ההודעות האוטומטיות שצריכות אישור.

איך זה עובד בעסק

נניח שלקוח קובע תור במרפאה או במוסך. הסוכן שואל פעם אחת, ברגע מתאים בשיחה, למשל מיד אחרי קביעת תור. ברגע שהלקוח מאשר, ההסכמה נרשמת במערכת ומכסה מאותו רגע את כל השליחות האוטומטיות שמופעלות אצלכם:

• «תזכורות לתורים»
• «תזכורות למסמכים שחסרים»
• «תזכורות תשלום»
• «בקשות משוב»
• «הזמנה לתור הבא»
• «הודעות בתאריכים»

אין צורך לפנות ללקוח שוב ושוב עבור כל סוג של הודעה.

איך האישור מתקבל ונרשם

האישור נשמר פעם אחת לכל לקוח ויכול להגיע מכמה ערוצים:

• בשיחה עם הסוכן: הסוכן שואל פעם אחת במשפט יחיד וברגע מתאים (למשל מיד אחרי קביעת תור). הוא שואל רק כאשר המתג «הסוכן שואל בשיחה» פעיל ולפחות הודעה אוטומטית אחת שדורשת אישור מופעלת בעסק. הוא לעולם אינו שואל מי שכבר ענה או מי שסירב.
• בטופס: סימון בטופס קליטת לידים באתר נרשם כאישור לכל דבר.
• בשיחת טלפון עם הסוכן הקולי: בעסקים שמשלבים וואטסאפ עם מענה טלפוני (בחבילה המשולבת), הסוכן הקולי יכול לבקש את האישור במהלך שיחת טלפון.
• סומן על ידי הצוות: כל חברי הצוות בעסק — בתפקידי «בעלים», «ניהול» ו«חבר צוות» — יכולים לרשום את האישור ישירות מכרטיס הליד במערכת (למשל בעת שיחה טלפונית או מפגש בעסק): בבלוק «עדכונים בוואטסאפ» בכרטיס הליד לוחצים «אישר/ה הודעות בוואטסאפ», מקריאים ללקוח את המשפט המוצג תחת «מקריאים ללקוח/ה:», בוחרים «איפה נאמר» (למשל «בטלפון») ולוחצים «רישום האישור».
• בהסכמה לקבלת פרסומות: אישור שניתן לדיוור שיווקי מכסה גם עדכונים אוטומטיים שוטפים (ראו נוסח בקשת הסכמה).

נוסח המשפט והגדרתו

את הניסוח מגדירים בתפריט תחת «הגדרות» (בקבוצה «ניהול והתאמה»), ובתוכו בקבוצה «שליחות אוטומטיות» בסעיף «עדכונים בוואטסאפ»פתיחה במערכת. בטלפון הנייד מגיעים דרך «עוד» › «הגדרות» (ובתצוגת פוקוס: «העסק» › «הגדרות»).

ברירת המחדל של המערכת היא: «אפשר לשלוח לך הודעות בוואטסאפ מ{שם העסק}? למשל תזכורות לתורים ועדכונים.»

אם תרצו לשאול במילים אחרות:

1. מקלידים נוסח חלופי בשדה «משפט משלכם (לא חובה)» (עד 300 תווים). מומלץ לוודא שהמשפט כולל את שם העסק ואת המילה וואטסאפ.
2. לוחצים «שמירת המשפט». לאחר השמירה מופיעה ההודעה «המשפט נשמר בטיוטה. הוא ייכנס לשימוש אחרי הפרסום.».
3. לוחצים על כפתור «פרסום לסוכן» בראש המסך כדי שהשינוי יועבר לסוכן הפעיל.

גם הפעלה או כיבוי של המתג «הסוכן שואל בשיחה» דורשים לחיצה על «פרסום לסוכן» בראש המסך כדי שהשינוי ייכנס לתוקף.

אפשר לחזור בכל עת לנוסח המקורי בלחיצה על «חזרה למשפט של המערכת».

כל אישור נשמר במערכת בצמוד למשפט המדויק שעליו הלקוח השיב. אם שיניתם את הנוסח, אישורים ישנים נשארים תקפים לפי הנוסח הקודם, ואישורים חדשים יישמרו על פי הנוסח המעודכן.

מה קורה כשהאישור חסר?

אם מועד שליחת הודעה אוטומטית מגיע אך הלקוח טרם אישר קבלת הודעות, ההודעה נעצרת.

בדף ההגדרות מופיעה הרשימה «לקוחות שהודעה אליהם לא יצאה בגלל אישור חסר», בה מרוכזות ההודעות שנעצרו ב-30 הימים האחרונים. מתוך הרשימה אפשר לעבור ישירות לשיחה («לשיחה») או לעמוד הליד («לליד»).

כאשר הלקוח מאשר לבסוף קבלת הודעות, ההודעה שנעצרה בעבר לא תישלח רטרואקטיבית, אך ההודעה האוטומטית הבאה תצא אליו כרגיל.

הרשאות וגישה

• שינוי הגדרות: רק משתמשים בתפקיד «בעלים» או «ניהול» יכולים לשנות את נוסח המשפט, להפעיל או לכבות את שאלת הסוכן בשיחה. המדור קיים במסלולים «פשוט», «מתקדם» ובחבילה המשולבת, ומחייב חיבור פעיל של מספר הוואטסאפ של העסק (מסלול מענה טלפוני בלבד אינו כולל מדור זה).
• רישום אישור ידני: כל שלושת התפקידים («בעלים», «ניהול» ו«חבר צוות») יכולים לרשום אישור שהתקבל מהלקוח ישירות מתוך כרטיס הליד (ראו מדריך הסכמה על הליד). משתמשים בתפקיד «חבר צוות» אינם ניגשים להגדרות המערכת, אך יכולים ללחוץ על «אישר/ה הודעות בוואטסאפ» בכרטיס הליד, להקריא ללקוח את המשפט המופיע על המסך ולרשום את אישורו.

שאלות נפוצות

האם צריך לבקש אישור נפרד לתזכורות פגישה ובנפרד לתזכורות תשלום?

לא. אישור אחד מכסה את כל ההודעות האוטומטיות שמופעלות במערכת ודורשות אישור.

למה הודעה אוטומטית לא נשלחה ללקוח מסוים?

אם חלפו יותר מ-24 שעות מההודעה האחרונה של הלקוח והוא עדיין לא אישר קבלת עדכונים, המערכת תעצור את ההודעה. ניתן לבדוק זאת בטבלת «לקוחות שהודעה אליהם לא יצאה בגלל אישור חסר» או בכרטיס הליד תחת «עדכונים בוואטסאפ».

האם שינוי נוסח המשפט מבטל את האישורים הקודמים?

לא. אישורים שכבר התקבלו נשארים תקפים לפי הנוסח שהלקוח שמע בזמן האישור. אישורים עתידיים יישמרו מול הנוסח החדש.

מדוע הסוכן לא שואל לקוחות על אישור בשיחה?

הסוכן יציג את השאלה רק כאשר המתג «הסוכן שואל בשיחה» דולק, פורסם לסוכן, ולפחות הודעה אוטומטית אחת פעילה בעסק. כמו כן, הסוכן לא ישאל לקוחות שכבר השיבו בעבר או כאלה שביקשו במפורש לא לקבל פניות.