קטלוג מגיליון Google

בקצרה

מחברים קישור לגיליון Google Sheets שמכיל מחירון או רשימת מלאי, והסוכן לומד לענות ללקוחות על מחירי מוצרים וזמינותם בוואטסאפ. המערכת קוראת את הגיליון באופן אוטומטי כל 15 דקות, ללא צורך בפרסום מחדש של הסוכן.

לפני שמתחילים

• מי יכול לבצע: בעלי תפקיד «בעלים» או «ניהול». בעלי תפקיד «חבר צוות» אינם רואים את תפריט ההגדרות.
• מסלול מתאים: מסלול «מתקדם» או חבילת «וואטסאפ וטלפון» (התכונה אינה זמינה במסלול «פשוט»).
• מכינים גיליון ב-Google Sheets שבו השורה הראשונה מכילה כותרות עמודות ברורות.
• מוודאים שהגיליון פתוח לצפייה באמצעות קישור: «כל מי שיש לו את הקישור — צופה» (שיתוף ← גישה כללית).

שלב אחר שלב

1. בגיליון Google Sheets, מגדירים את השורה הראשונה כשורת כותרות. חובה לכלול עמודה של שם מוצר, ומומלץ להוסיף עמודות של מחיר ומלאי.
2. לוחצים על כפתור השיתוף בגיליון, מגדירים תחת גישה כללית «כל מי שיש לו את הקישור — צופה» ומעתיקים את הקישור.
3. פותחים את «הגדרות» במערכתפתיחה במערכת תחת קבוצת «ניהול והתאמה» בתפריט, ובוחרים בסעיף «קטלוג».
4. מדביקים את הכתובת בשדה «קישור לגיליון» ולוחצים מחוץ לשדה. הכיתוב מתחת למתג ישתנה ל-«הקישור שמור».
5. מפעילים את המתג «הסוכן קורא מהקטלוג».
6. לוחצים על הכפתור «סנכרון עכשיו». בזמן הטעינה יוצג הכיתוב «מסנכרנים…».

7. בסיום הסנכרון תופיע השורה «<n> מוצרים בקטלוג» לצד התאריך והשעה תחת «סונכרן לאחרונה», ומתחתיה תוצג תצוגה מקדימה של 10 המוצרים הראשונים.

שמות העמודות בגיליון

המערכת מזהה את סוג הנתון לפי כותרת העמודה בשורה הראשונה (בעברית או באנגלית):

• שם מוצר (חובה): «שם», «שם מוצר», «שם המוצר», «מוצר» או «פריט» (או name, product, title, item).
• מחיר: «מחיר», «מחיר לצרכן» או «עלות ללקוח» (או price, cost). ללא עמודת מחיר, תוצג הערה והסוכן לא ימסור מחירים ללקוחות.
• מלאי וזמינות: «מלאי», «זמינות», «במלאי» או «כמות» (או stock, availability, inventory, quantity).
• תיאור: «תיאור», «פרטים» או «הערות».
• מק״ט: «מק"ט», «מקט», «מק״ט», «קוד מוצר» או «ברקוד».
• ספק וקטגוריה: «ספק», «שם ספק» או «שם הספק» (חייב להתאים בדיוק לשם הספק כפי שהוא מופיע בדף «מלאי»), וכן «קטגוריה», «קטגוריית מוצר» או «קטגוריית המוצר».

מה קורה אחר כך

• תשובות הסוכן: הסוכן מחפש מוצרים לפי שם, מק״ט או תיאור, ויודע להתמודד עם אותיות יחס וצורות רבים בעברית. הוא עונה ללקוחות על מחירים וזמינות לפי הנתונים שנקראו בסנכרון האחרון.
• סנכרון אוטומטי: המערכת קוראת את הגיליון מחדש בכל 15 דקות. כל סנכרון מחליף את כלל המוצרים בקטלוג, ומוצר שנמחק מהגיליון ייעלם מהקטלוג בסנכרון הבא (או מיד בלחיצה על «סנכרון עכשיו»).
• חיבור לדף «מלאי»: המתג «התראות מלאי» נמצא בדף «מלאי». אם המתג מופעל, עמודת המלאי מהגיליון מעדכנת את כמויות הפריטים בעמוד המלאי. נתונים כמו 0 או המילים «אזל» ו«לא במלאי» מסמנים שהמוצר אזל, וכמויות נמוכות מסמנות «מלאי נמוך» ויכולות להפעיל התראות מלאי ומייל לספק.
• שגיאות סנכרון: אם מתרחשת תקלה בקריאת הגיליון (למשל חוסר בהרשאות צפייה, קובץ ריק, או חריגה מהמגבלה של 2MB ו-5,000 שורות), המערכת שומרת על נתוני הקטלוג התקינים האחרונים ומציגה שורת שגיאה אדומה עם הסבר מדויק.

שאלות נפוצות

האם צריך לפרסם את הסוכן מחדש אחרי שינוי מחירים בגיליון?

לא. הסוכן קורא את הנתונים ישירות מהקטלוג המעודכן. שינויים בגיליון מתעדכנים בסנכרון הבא (כל 15 דקות) או מיד בלחיצה על «סנכרון עכשיו».

האם הגיליון צריך להיות פתוח לכל העולם?

מספיק להגדיר שיתוף של «כל מי שיש לו את הקישור — צופה». המערכת קוראת את הגיליון רק דרך הקישור שהגדרתם.

מה קורה אם הזנתי נתון שגוי שגרם לכשל בסנכרון?

הסנכרון ייעצר ותוצג שגיאה המפרטת מה לתקן, אך הסוכן ימשיך להשתמש במוצרים ובמחירים מהסנכרון התקין האחרון עד לתיקון הבעיה.

האם אפשר לסנכרן לשונית מסוימת מתוך קובץ הגיליונות?

כן. אם הקישור המודבק כולל הפניה ללשונית מסוימת (עם סיומת #gid=…), המערכת תסנכרן את הלשונית הזו בלבד. ללא הפניה כזו, תיקרא הלשונית הראשונה בקובץ.