התראות מלאי ומייל לספק

בקצרה

כשפריט עובר למצב «מלאי נמוך» או «אזל מהמלאי», המערכת שולחת התראה לצוות. אם תבחרו להפעיל מייל לספק, המערכת יכולה לשלוח אליו הודעה אוטומטית בשם העסק, או לאפשר לכם לפתוח מייל מנוסח מראש בלחיצה אחת.

לפני שמתחילים

• מי יכול להגדיר: בעלי העסק ומנהלים («בעלים» ו«ניהול»). לחברי צוות («חבר צוות») אין את «מלאי» בתפריט; אם הם מקלידים את כתובת הדף הוא נפתח לקריאה בלבד מאחורי כרזת התפקיד, והוא אינו חסום.
• מסלול: היכולת פועלת במסלול «מתקדם» ובחבילת «וואטסאפ וטלפון» (במסלול «פשוט» מוצגת הודעה על שדרוג בלבד).
• מה צריך במערכת: פריטים שמוגדרים בדף המלאי או מסונכרנים מגיליון Google. אפשר לפתוח את «מלאי» במערכתפתיחה במערכת.

שלב אחר שלב

1. הוספת ספקים למערכת

כדי שהמערכת תדע לאן לשלוח מייל כשהמלאי יורד, מגדירים תחילה את הספקים:

1. פותחים את «מלאי»פתיחה במערכת בתפריט תחת «העסק והצוות».
2. בפאנל «ספקים», ממלאים את השדות: «מזהה ספק», «שם ספק» ו-«מייל הספק».
3. בשדה «קטגוריות שהספק מספק (לא חובה)», אפשר לציין קטגוריות מופרדות בפסיק (למשל: «קפה, אביזרים»). פריט שלא שויך אליו ספק ספציפי ישלח הודעה לספק של הקטגוריה שלו.
4. לוחצים «הוספת ספק».
5. מוודאים שמתחת לספק מופיעה השורה «מקבל מיילים על מלאי נמוך».

2. שיוך הספק או הקטגוריה לפריטים

כדי שהספק יקבל עדכון כשהמלאי יורד, יש לשייך את הפריטים לספק או לקטגוריה:

• בפריטים במערכת: בטופס הפריט, בוחרים ספק בשדה «ספק» (אם אין ספק, בוחרים באפשרות «בלי ספק»), או ממלאים «קטגוריה (לא חובה)» שמתאימה לאחת הקטגוריות של הספק.
• בסנכרון מגיליון Google: ממלאים בגיליון את העמודות «ספק» ו-«קטגוריה» בשמות שתואמים במדויק לספקים שהגדרתם (ראו קטלוג מגיליון Google).

ללא שיוך ספק או קטגוריה תואמת, הספק לא יקבל מייל על הפריט.

3. הגדרת סף המלאי והפעלת ההתראות

1. בפאנל «הגדרות התראות», קובעים בשדה «מלאי נמוך הוא» (מול «יחידות או פחות») את הכמות שממנה פריט נחשב במלאי נמוך (ברירת המחדל היא 3, והטווח הוא מ-0 עד 100,000). כמות של 0 יחידות מוגדרת תמיד כ-«אזל מהמלאי». הסף הזה חל רק על כמויות מלאי שנקראות מגיליון Google; במספרים שמקלידים ידנית בפריט, המערכת משתמשת ב-«מצב» שנבחר בפריט.
2. מפעילים את המתג «התראות מלאי». ההתראה נשלחת לבעלי העסק בוואטסאפ ובטלפון (פוש), ואם לא נפתחה — גם במייל.
3. אם רוצים שהספק יקבל עדכון אוטומטי, מפעילים את המתג «מייל לספק כשהמלאי נמוך».
4. לוחצים על «פרסום לסוכן» כדי להפעיל את ההגדרות (ראו פרסום הסוכן). במחשב, מצב הפרסום מוצג כגלולה בראש המסך ולצדה הכפתור «פרסום לסוכן». בטלפון, הגלולה מופיעה כאייקון טיל והכפתור נמצא בתוך הדיאלוג שנפתח בלחיצה עליה.

4. הכנת מייל ידני לספק מההיסטוריה

אם המתג האוטומטי כבוי, או שאתם מעדיפים לפנות לספק ישירות מתיבת המייל שלכם:

1. גוללים לפאנל «היסטוריית התראות».
2. בשורת ההתראה הרצויה, לוחצים על הכפתור «מייל לספק» (הכפתור מופיע רק בהתראה שיש לה ספק).
3. לוחצים על «פתיחה בתוכנת המייל». תוכנת המייל שלכם תיפתח עם כתובת הספק, שורת הנושא «הזמנת מלאי: <שם הפריט>» ונוסח הכולל את שם הפריט, המק״ט והכמות שנשארה.
4. שולחים את המייל ישירות מתיבת המייל שלכם.

מה קורה אחר כך

• מתי נשלחת התראה: התראה נוצרת רק כשפריט משנה מצב ועובר ל-«מלאי נמוך» או «אזל מהמלאי». אם הפריט נשאר באותו מצב, לא תישלח התראה נוספת. אם המלאי חודש וירד שוב מאוחר יותר, תיווצר התראה חדשה.
• סנכרון מהגיליון: אם המלאי מחובר לגיליון Google, הסנכרון מתבצע בערך כל 15 דקות ומעדכן את המצבים. הגיליון נקרא רק כאשר המתג «התראות מלאי» מופעל.
• התראת צוות: נשלחת לבעלי העסק ומופיעה בהיסטוריה במצב «נשלחה אליכם». אם מצב הפריט השתנה או שההתראות כובו לפני שהמערכת שלחה את ההודעה, ההתראה מבוטלת ומופיעה כ-«נחסמה».
• מייל אוטומטי לספק: כשהמתג מופעל, המערכת שולחת מייל לספק בשם העסק. תשובות מהספק מגיעות ישירות לכתובת המייל של בעלי העסק.
• מגבלת שליחה יומית: הפלטפורמה מאפשרת לשלוח עד 3 מיילים לספק אחד ועד 20 מיילים בסך הכל לכל המערכת ביום. מעבר לכך מופיע הסטטוס «לא נשלח מייל: נשלחו היום כל המיילים לספקים».

הבדלים בין תצוגות המערכת

• תצוגה רגילה: הפאנלים «הגדרות התראות» ו-«ספקים» מופיעים בחלק העליון של הדף, ופאנל «היסטוריית התראות» מופיע בתחתית.
• תצוגת פוקוס: הניהול מחולק ללשוניות: לשונית «פריטים», לשונית «ספקים» ולשונית «התראות».
• תצוגת מבט-על: מתג «התראות מלאי» נמצא בכותרת הדף לצד כפתור ההוספה. הלשוניות מופיעות בשורה נפרדת מתחת לחמשת אריחי המדדים, והלשונית השלישית היא «היסטוריית התראות» (לצד «פריטים» ו-«ספקים»).
• בטלפון נייד: דף המלאי מופיע בתפריט תחת «עוד».

שאלות נפוצות

למה לא קיבלתי התראה כשהמלאי ירד?

בדקו שהמתג «התראות מלאי» מופעל ושלחצתם על «פרסום לסוכן». בנוסף, ודאו שהפריט אכן עבר ממצב קודם למצב «מלאי נמוך» או «אזל מהמלאי». אם המלאי מתעדכן מגיליון, המתינו לסנכרון הבא (כ-15 דקות) או לחצו על «סנכרון עכשיו» בהגדרות הקטלוג.

האם הספק מקבל מייל באופן אוטומטי?

רק אם המתג «מייל לספק כשהמלאי נמוך» מופעל, ובשורת הספק מופיע «מקבל מיילים על מלאי נמוך». אם המתג כבוי, תוכלו ללחוץ על «מייל לספק» בהיסטוריית ההתראות ולשלוח את ההודעה מתיבת המייל האישית שלכם.

לאן מגיעות תשובות שהספק מחזיר?

תשובות מהספק חוזרות לכתובת המייל של בעלי העסק. אם לא מוגדרת כתובת מייל לבעלים, המערכת תסרב לשלוח את המייל ותציג בהיסטוריה «לא נשלח מייל: לבעלי העסק אין כתובת מייל לתשובות».

מה קורה אם לפריט אין ספק מוגדר?

בעלי העסק עדיין יקבלו את התראת המלאי כרגיל. עם זאת, לא יישלח מייל לספק («לא נשלח מייל: לפריט ולקטגוריה שלו אין ספק»). כדי שיישלח מייל, יש לשייך ספק לפריט או להגדיר קטגוריה שיש לה ספק.

האם הספק רואה פריטים אחרים בעסק?

לא. המייל לספק כולל רק את שם הפריט הספציפי, המק״ט שלו והכמות שנשארה במלאי.