הגדרות המסמכים

בקצרה

במסך «הגדרות המסמכים» קובעים אילו מסמכים העסק מבקש מלקוחות, מארגנים אותם ברשימות לפי תהליכים ומגדירים תזכורת אוטומטית למי שטרם שלח. כאן גם מגדירים אילו פרטים מתוך הקבצים המערכת תקרא ותציע לשמור ישירות בכרטיס הליד.

לפני שמתחילים

• מי יכול לבצע: תפקידי «בעלים» ו«ניהול». בעלי תפקיד «חבר צוות» יכולים לצפות בעמוד המסמכים, אך כפתור ההגדרות אינו מופיע אצלם. הגשת תבנית תזכורת ל-Meta שמורה לתפקיד «בעלים» בלבד.
• מסלולים: זמין במסלול «פשוט» ובמסלול «מתקדם» (כולל חבילת וואטסאפ וטלפון). במסלול טלפון בלבד אין עמוד מסמכים.
• מה צריך להכין: שלבי לידים ומקורות הגעה מוגדרים מראש ב-CRM, אם תרצו שרשימות ישויכו ללידים באופן אוטומטי. להרחבה על העמוד הראשי, עיינו במדריך מסמכים.

שלב אחר שלב

1. פתיחת הגדרות המסמכים

1. נכנסים אל «מסמכים» במערכתפתיחה במערכת. אם עדיין לא הגדרתם סוגי מסמכים, לוח ההגדרות ייפתח מעצמו.
2. לוחצים על הכפתור «הגדרות המסמכים» בראש המסך.

2. הגדרת סוגי מסמכים

1. תחת החלק «סוגי מסמכים», מקלידים את שם המסמך בשדה «מסמך חדש» (למשל: תעודת זהות) ולוחצים «הוספת מסמך».
2. בשדה «מה בדיוק לשלוח (ההסבר ללקוח)» כותבים הנחיה ברורה (עד 300 תווים). הסוכן משתמש במשפט הזה כשהוא מבקש את המסמך בשיחה.
3. אם רוצים לחלץ נתונים מתוך הקובץ שהלקוח שולח, לוחצים על הכפתור «פרט לקריאה»:
   • בשדה «פרט» מקלידים שם לנתון (עד 60 תווים).
   • בתפריט «סוג» בוחרים את סוג הערך: «טקסט», «מספר זהות», «מספר», «סכום» או «תאריך».
   • בתפריט «נשמר בשדה של הליד» בוחרים שדה תואם בכרטיס הליד, או משאירים «לא נשמר בכרטיס».

3. יצירת רשימת מסמכים לתהליך

1. תחת החלק «רשימות מסמכים», מקלידים שם בשדה «רשימה חדשה» (למשל: מסמכים לפתיחת תיק) ולוחצים «הוספת רשימה».
2. תחת «המסמכים ברשימה», מסמנים בתיבות הסימון רק את סוגי המסמכים הנדרשים לתהליך זה.
3. לשיוך אוטומטי של הרשימה ללידים חדשים או קיימים, מסמנים שלבים תחת «מתווספת לבד לליד בשלב» או מקורות הגעה תחת «או לליד שהגיע מ».

4. שמירה ופרסום לסוכן

1. כדי להפעיל תזכורות למי שטרם שלח, מפעילים את המתג «תזכורות אוטומטיות» ובוחרים תבנית בתפריט «תבנית שירות מאושרת» (להרחבה עיינו במדריך תזכורת על מסמכים חסרים).
2. לוחצים על הכפתור «שמירת הגדרות המסמכים» בתחתית המסך.
3. בסרגל העליון לוחצים על «פרסום לסוכן» כדי שהסוכן יתחיל להשתמש בהגדרות המעודכנות.

מה קורה אחר כך

• רשימות שסומנו בהן שלבים או מקורות הגעה משובצות ללידים המתאימים באופן אוטומטי (בעת פתיחת העמוד ופעם בדקה). רשימה שהוסרה מליד באופן ידני לא תתווסף אליו שוב מעצמה.
• לאחר לחיצה על פרסום הסוכן, הסוכן מקבל את רשימת המסמכים המעודכנת וההסברים ללקוח, ויודע לבקש אותם בוואטסאפ (ראו מדריך הסוכן מבקש ומתייק מסמכים).
• פרטים שהוגדרו לקריאה מהקובץ יוצגו בכרטיס הליד לבדיקה, וייכנסו לשדות הליד רק לאחר שתאשרו אותם בלחיצה על «העברה לכרטיס הליד». תאריכים נשמרים במבנה dd/mm/yyyy.

הבדלים בין תצוגות

• תצוגה רגילה: לוחצים על «מסמכים» בתפריט ואז על הכפתור «הגדרות המסמכים» בראש העמוד. כתובת המסך הישירה היא /documents?sheet=settings.
• תצוגת פוקוס: נכנסים אל «העסק», בוחרים באריח «מסמכים» ולוחצים על השורה «הגדרות המסמכים».
• תצוגת מבט-על: נכנסים אל «מסמכים» ולוחצים על הכפתור «הגדרות המסמכים» בראש העמוד לפתיחת חלונית ההגדרות.
• בטלפון נייד: העמוד נמצא תחת «עוד» בתצוגה רגילה ומבט-על, או בלשונית «העסק» בתצוגת פוקוס.

שאלות נפוצות

שמרתי את הטופס, אבל הסוכן עדיין לא מבקש את המסמכים החדשים. מה חסר?

הסוכן מעדכן את הידע שלו רק לאחר לחיצה על הכפתור «פרסום לסוכן» בראש המסך. שמירת ההגדרות מעדכנת את תצוגת המערכת מיד, אך הסוכן זקוק לפרסום כדי לפעול לפיהן.

מה ההבדל בין סוג מסמך לרשימת מסמכים?

«סוג מסמך» הוא קובץ בודד (כמו תעודת זהות או ספח). «רשימת מסמכים» מאגדת כמה סוגי מסמכים הנדרשים לתהליך מסוים בעסק (למשל כל המסמכים הדרושים לפתיחת תיק), ומאפשרת מעקב מרוכז מול הלקוח.

מה קורה אם מוחקים סוג מסמך?

מחיקת סוג מסמך מסירה אותו מכל הרשימות שבהן הוא נכלל. אם רשימה כלשהי נשארת ריקה ללא אף מסמך, המערכת מוחקת גם את הרשימה עצמה.

מדוע אפשרויות השלבים והמקורות ריקות אצלי ברשימה?

האפשרויות תחת «מתווספת לבד לליד בשלב» ו«או לליד שהגיע מ» נלקחות משלבי ה-CRM ומקורות ההגעה שהגדרתם בעסק. אם טרם הגדרתם אותם בהגדרות הלידים, התיבות יישארו ריקות.

מדוע חבר צוות אינו רואה את הכפתור «הגדרות המסמכים»?

הגדרת סוגי המסמכים והרשימות פתוחה לתפקידי «בעלים» ו«ניהול» בלבד. חברי צוות יכולים לצפות במסמכים שהתקבלו ולבדוק אותם, אך אינם יכולים לערוך את הגדרות המערכת.