תזכורת על מסמכים חסרים

בקצרה

כשמבקשים מלקוח מסמכים והוא מתעכב, המערכת יכולה לשלוח לו תזכורת אוטומטית בוואטסאפ. ההודעה נשלחת בתבנית שירות מאושרת ומפרטת בדיוק אילו מסמכים חסרים לו כדי להמשיך בטיפול.

לפני שמתחילים

• מי יכול להגדיר: בעלי העסק («בעלים») ומנהלים («ניהול»). רק בעלים יכולים להגיש תבנית חדשה לאישור של Meta. חברי צוות («חבר צוות») יכולים לראות כמה תזכורות נשלחו, אך אינם יכולים לערוך את ההגדרות.
• ודאו שקו הוואטסאפ של העסק מחובר, ושיש לכם לפחות סוג מסמך אחד ורשימת מסמכים פעילה לפי המדריך על הגדרות המסמכים.
• יש לוודא שהסוכן מופעל במערכת ושהשינויים האחרונים פורסמו.

שלב אחר שלב

1. נכנסים לעמוד «מסמכים»פתיחה במערכת ולוחצים על «הגדרות המסמכים» (בתצוגת פוקוס: «העסק» > «מסמכים» > שורת «הגדרות המסמכים»).
2. גוללים למטה אל החלק «תזכורת למסמכים שחסרים».
3. תחת «תבנית שירות מאושרת» פותחים את התפריט «בחירת תבנית» ובוחרים תבנית שירות מאושרת. אם אין תבנית מתאימה, לוחצים על «הוספת התבנית המוצעת». בעלי העסק לוחצים אחר כך על «הגשה לאישור של Meta» ומאשרים. ממתינים לאישור מ-Meta, ולאחריו התבנית תופיע ברשימה.
4. מגדירים את המשתנים בתבנית: לצד כל משתנה בוחרים מה יוצג בו מתוך התפריט — «שם הלקוח», «שם העסק» או «המסמכים שחסרים».
5. קובעים את תדירות השליחה בשדה «כל כמה שעות של שקט מהלקוח» (מ-12 עד 336 שעות, ברירת המחדל היא 20) ואת כמות הפעמים בשדה «כמה תזכורות לכל היותר» (מ-1 עד 5 תזכורות, ברירת המחדל היא 3).
6. מגדירים את שעות השקט בשדות «תחילת שעות שקט» ו«סיום שעות שקט» (ברירת המחדל היא 20:00 עד 08:00), כדי שלא יישלחו הודעות בשעות הלילה.
7. מפעילים את המתג «תזכורות אוטומטיות» ולוחצים על «שמירת הגדרות המסמכים».
8. לוחצים על «פרסום לסוכן». התזכורות יתחילו לצאת רק לאחר הפרסום.

מה קורה אחר כך

המערכת בודקת את הלידים בכל דקה ושולחת תזכורת כאשר מתקיימים כל התנאים הבאים:

• התזכורות מופעלות בגרסה המפורסמת עם תבנית מוגדרת, והסוכן פועל.
• השעה הנוכחית היא מחוץ לשעות השקט ונופלת בתוך ימי הפעילות של העסק.
• ברשימת המסמכים של הליד יש מסמך שעדיין חסר או מסמך שנדחה (קובץ שממתין לבדיקה שלכם לא נחשב כחסר).
• טרם נשלח מספר התזכורות המרבי שקבעתם עבור אותה רשימה.
• חלפו מספיק שעות שקט מהלקוח לפי הערך שנקבע. הספירה מתחילה מהמאוחר מבין שלושה: מועד שיוך הרשימה לליד, מועד התזכורת האחרונה, או ההודעה האחרונה ששלח הלקוח. כל הודעה חדשה מהלקוח דוחה את התזכורת.

תזכורת שנשלחת עד 24 שעות מהודעת הלקוח האחרונה מגיעה לכל לקוח. מעבר ל-24 שעות, התזכורת תימסר רק ללקוח שאישר קבלת עדכונים בוואטסאפ, בהתאם לכללי חלון 24 השעות של וואטסאפ.

בתוך כרטיס הליד בלשונית «מסמכים» רואים מתחת לרשימה כמה תזכורות נשלחו, מתי נשלחה האחרונה ואת סטטוס המסירה או סיבת הסירוב.

שליחת התזכורות נפסקת כאשר כל המסמכים ברשימה מתקבלים, כשמגיעים לתקרת התזכורות שנקבעה, או אם מסירים את רשימת המסמכים מהליד.

שאלות נפוצות

הפעלתי את המתג, אבל לקוחות לא מקבלים תזכורות. מה לבדוק?

ודאו שבחרתם תבנית מאושרת, שלחצתם על «פרסום לסוכן», שהסוכן פועל, שהשעה היא מחוץ לשעות השקט וביום פעילות, ושעברו מספיק שעות ללא הודעה מהלקוח לפי מה שהגדרתם.

האם לקוח שכתב עכשיו הודעה יקבל תזכורת מיד?

לא. הספירה של שעות השקט מתחשבת גם בהודעה האחרונה של הלקוח. אם הלקוח ממשיך לכתוב בשיחה, מועד התזכורת נדחה בהתאם.

איך מפסיקים תזכורות עבור לקוח מסוים?

פותחים את כרטיס הליד ומסירים ממנו את רשימת המסמכים באמצעות לחיצה על ה-X שלצד הרשימה. מרגע שהרשימה מוסרת, המערכת לא תשלח עליה תזכורות נוספות.

מה קורה כאשר מסמך נדחה?

מסמך שנדחה נספר שוב כמסמך חסר. בתזכורת הבאה הלקוח יקבל את שמו של המסמך החסר, בצירוף סיבת הדחייה שרשמתם (עד 80 תווים בסוגריים).

מה קורה אם חלפו יותר מ-24 שעות מההודעה האחרונה של הלקוח?

התזכורת תימסר רק ללקוחות שנתנו הסכמה לקבל הודעות מהעסק בוואטסאפ. אם הלקוח לא נתן הסכמה, השליחה הספציפית הזו תדולג וסיבת הסירוב תוצג בכרטיס הליד. הניסיון עדיין נספר, והמערכת תנסה לשלוח שוב בתזכורת הבאה לאחר מרווח השעות ועד לתקרה שנקבעה — כך שהתזכורות אינן נפסקות.