מלאי

בקצרה

דף המלאי מרכז את כל מוצרי העסק, הכמויות הזמינות, רשימת הספקים והתראות על חוסרים. המערכת מאפשרת לעקוב אחרי כמויות באופן ידני או מסונכרן מגיליון, ומתריעה ברגע שפריט עובר לסף נמוך או אוזל.

«דף המלאי» במערכתפתיחה במערכת

מה אפשר לעשות כאן

• מעקב פריטים וכמויות: צפייה בכל המוצרים, חיפוש מהיר לפי שם או מק״ט, וסינון לפי מצב המלאי.
• סנכרון אוטומטי מגיליון: חיבור לעמודת המלאי בגיליון המוצרים דרך קטלוג מגיליון Google.
• ניהול ספקים: הגדרת ספקים לפי קטגוריות מוצרים, כולל כתובת מייל שמורה ומאובטחת.
• הגדרת ספי התראה ומייל לספק: קביעת כמות מינימלית ושליחת מייל לספק דרך התראות מלאי ומייל לספק.
• היסטוריית התראות: מעקב לקריאה בלבד אחרי כל התראה שיצאה אליכם או נמסרה לספק.

מי רואה את זה ובאיזה מסלול

• תפקידים: רק «בעלים» ו«ניהול» יכולים לגשת לדף, להוסיף ספקים ולעדכן פריטים והגדרות. בתפקיד «חבר צוות» הדף אינו מופיע בתפריט, ואם נכנסים דרך הכתובת הישירה הוא נפתח לצפייה בלבד עם ההודעה: «בתפקיד «חבר צוות» עובדים בשיחות, לידים, מסמכים, משימות, יומן ודשבורד, ובמענה הטלפוני. את ההגדרות בדף הזה משנים «בעלים» ו«ניהול».». לתפקיד «כספים» אין גישה לדף.
• מסלולים: ניהול המלאי כלול במסלול «מתקדם» ובחבילת «וואטסאפ וטלפון». במסלול «פשוט» מופיעה הודעה המפנה לשדרוג בחנות («ניהול המלאי והתראות לספקים כלולים במסלול המלא של Agent OS. משדרגים למסלול המלא בחנות.»). עסק עם מענה טלפוני בלבד אינו כולל את דף המלאי.

איפה הדף נמצא

דף «מלאי» נמצא תחת קבוצת «העסק והצוות» בתפריט המערכת (ניתן לשינוי דרך «סדר התפריט»):

• תצוגה «רגילה»: בתפריט הצד, בקבוצת «העסק והצוות».
• תצוגה «מבט-על»: בסרגל הקבוצות תחת «העסק והצוות», עם כותרת «מלאי» ואריחי סיכום עליונים.
• תצוגה «פוקוס»: דרך מסך «העסק», בלחיצה על אריח «מלאי».
• בטלפון נייד: תחת תפריט «עוד» באותה קבוצה.

מבנה הדף

בדף המלאי מופיעים חמישה חלקים עיקריים:

חיפוש במלאי

הטבלה מציגה עד 100 תוצאות ומאפשרת לאתר פריטים במהירות:

• חיפוש: הקלדת מק״ט, שם פריט או מזהה בשדה החיפוש ולחיצה על «חיפוש».
• סינון מצב מלאי: בחירה בין «כל המצבים» לבין ארבעת מצבי הפריט: «במלאי», «מלאי נמוך», «אזל מהמלאי» או «לא ידוע».
• נתוני השורה: כל שורה מציגה את שם הפריט, המק״ט, מספר היחידות, תגית המצב, מזהה הספק (או «ללא ספק») והקטגוריה. אם עוד לא הוזנו מוצרים, מופיעה ההודעה: «אין כאן פריטים לדוגמה. הוסיפו או ייבאו את הפריטים של העסק.».

פריט מלאי חדש

חלק זה משמש להוספה ידנית של פריטים (בעריכת פריט קיים הכותרת משתנה ל«עדכון פריט»):

• מזינים «מזהה פריט» (אותיות קטנות באנגלית, ספרות, נקודה, קו תחתון או מקף), «מק״ט» ו«שם פריט». כפתור השמירה נשאר מושבת עד ששלושת שדות אלה מלאים.
• בוחרים «מצב», מזינים «כמות» (מספר שלם מ-0 ומעלה), ומשייכים «ספק» (או «בלי ספק») וכן «קטגוריה (לא חובה)».
• לוחצים «יצירת פריט» (או «שמירת גרסה חדשה» בעריכת פריט קיים). כל שמירה נבדקת מול הגרסה האחרונה ומועד עדכון המלאי במערכת, כדי למנוע דריסה של שינוי חדש יותר.

ספקים

רשימת הספקים שאליהם משויכים המוצרים:

• כדי להוסיף ספק חדש, מזינים «מזהה ספק» (אותיות קטנות באנגלית, ספרות, נקודה, קו תחתון או מקף), «שם ספק», «מייל הספק» וכן «קטגוריות שהספק מספק (לא חובה)» מופרדות בפסיק (פריט בלי ספק משלו משויך לספק של הקטגוריה שלו).
• לוחצים «הוספת ספק». בעריכת ספק קיים יש להקליד מחדש את כתובת המייל המלאה בשדה «מייל הספק (הזינו אותו שוב, גם אם לא השתנה)» וללחוץ «שמירת הספק». כתובת המייל המלאה שמורה במערכת, ועל המסך מוצג רק חלק מוסתר ממנה.

הגדרות התראות

שליטה על המועד שבו המערכת תתריע על חוסר במלאי:

• מתג «התראות מלאי»: מפעיל את מעקב ההתראות.
• סף מלאי נמוך: שדה «מלאי נמוך הוא» מגדיר כמה יחידות ייחשבו כמלאי נמוך (ברירת המחדל היא 3 יחידות). כמות של 0 יחידות מוגדרת תמיד כמצב «אזל מהמלאי».
• מתג «מייל לספק כשהמלאי נמוך»: גורם למערכת לשלוח בעצמה מייל לספק כשהכמות יורדת מתחת לסף.

היסטוריית התראות

יומן לקריאה בלבד שמתעד כל התראה שנוצרה:

• היומן מציג את שם הפריט, המעבר בין המצבים («מצב קודם ← מצב נוכחי»), תאריך ושעה, ואת סטטוס ההתראה: «ממתינה», «נשלחה», «נמסרה», «נכשלה», «דורשת בירור», «נחסמה» או «נשלחה אליכם».
• הסטטוס «נשלחה אליכם» מציין שההתראה יצאה אליכם, ו«נמסרה» מאשר שמערכת המייל אישרה את הגעת המייל לספק.

סנכרון עם קטלוג מגיליון

כאשר קטלוג המוצרים מקושר לגיליון Google ומתג «התראות מלאי» מופעל, עמודת המלאי בגיליון קובעת את הכמויות במערכת:

• לאחר כל סנכרון (שמתבצע בערך כל 15 דקות), הכמויות והמצבים מתעדכנים לפי הגיליון.
• שיוך הספק נלקח מעמודת «ספק», והקטגוריה מעמודת «קטגוריה».

שאלות נפוצות

למה חבר צוות לא רואה את «מלאי» בתפריט?

הדף אינו נכלל בדפי העבודה השוטפים של חברי הצוות. רק בעלי תפקיד «בעלים» או «ניהול» מנהלים את המלאי. אם חבר צוות ייכנס ישירות לפי כתובת הדף, הוא יוכל לצפות בנתונים אך כל שדות הטופס והכפתורים יהיו מושבתים.

למה מופיעה הודעה על שדרוג למסלול המלא?

ניהול מלאי והתראות ספקים כלולים במסלול «מתקדם» (ובחבילת «וואטסאפ וטלפון»). במסלול «פשוט» מוצגת הודעה המפנה לשדרוג המסלול בחנות.

האם חייבים להזין כל פריט ידנית?

לא. כשהקטלוג מקושר לגיליון ומתג «התראות מלאי» מופעל, עמודת המלאי בגיליון מעדכנת את הכמויות והמצבים אחרי כל סנכרון, עבור שורות עם תא מלאי קריא. הספק והקטגוריה נלקחים מעמודות «ספק» ו«קטגוריה».

למה כתובת המייל של הספק לא מופיעה במלואה בעריכה?

לצורכי אבטחה המערכת מציגה רק חלק מוסתר מכתובת המייל. כשמעדכנים פרטי ספק, יש להקליד את כתובת המייל שוב בשדה «מייל הספק (הזינו אותו שוב, גם אם לא השתנה)».

למה לא נשלחה התראה מיד כשהפעלתי את המתג?

הפעלת המתג שומרת טיוטה בלבד, ויש ללחוץ על כפתור «פרסום לסוכן» (ראו פרסום הסוכן) כדי שההגדרות ייכנסו לתוקף. בנוסף, התראה נשלחת רק ברגע שפריט עובר בפועל ממצב תקין למצב «מלאי נמוך» או «אזל מהמלאי».