הסוכן מבקש ומתייק מסמכים

בקצרה

במקום לעקוב ידנית אחרי קבצים שמגיעים בשיחות וואטסאפ, הסוכן יודע אילו מסמכים חסרים לכל לקוח ומבקש אותם במהלך השיחה. כשהלקוח שולח קובץ או תמונה, הסוכן מתייק אותם ישירות בכרטיס הלקוח תחת סוג המסמך הנכון.

הסוכן לעולם אינו מאשר מסמכים בעצמו. כל קובץ שהוא קולט מסומן בסטטוס «ממתין לבדיקה», כך שהצוות שלכם בודק אותו במסך «מסמכים» במערכתפתיחה במערכת ומחליט אם לאשר או לדחות.

איך הסוכן עובד בשיחה

בכל שלב בשיחה, הסוכן רואה את רשימת המסמכים המשויכת ללקוח ואת המצב של כל מסמך: «חסר», «ממתין לבדיקה», «אושר» או «לא מתאים».

הסוכן פועל לפי מספר כללים מוגדרים:

• בקשה ממוקדת: הסוכן מבקש מסמך אחד או שניים במשפט קצר וברור ומסביר מה צריך לשלוח. הוא אינו מציג טפסים מורכבים או רשימת דרישות ארוכה בבת אחת.
• תיוק אוטומטי: כשהלקוח שולח קובץ, הסוכן משייך אותו לסוג המסמך המתאים. המסמך מקבל תגית «תויק על ידי הסוכן» ונכנס לסטטוס «ממתין לבדיקה».
• אישור קבלה בלבד: לאחר שהקובץ נשמר, הסוכן מודיע ללקוח שהקובץ התקבל ושהצוות יבדוק אותו. הסוכן מונחה לעולם לא לומר ללקוח שהמסמך אושר.
• פתיחת ליד כשצריך: אם לקוח שלח קובץ לפני שנפתח עבורו כרטיס ליד, המערכת יוצרת ליד חדש ישירות מהשיחה ומתייקת את המסמך אצלו.
• תיוק קבצים קודמים: אם הלקוח שלח קובץ בהודעה קודמת ולא צירף קובץ חדש כעת, הסוכן מתייק את הקובץ העדכני ביותר שנשלח ב-24 השעות האחרונות וטרם תויק.

דוגמה: איסוף מסמכים בקליניקה

נניח שאתם מנהלים קליניקה, ולפני טיפול ראשון נדרשים שני מסמכים: צילום תעודת זהות והפניה רפואית.

1. הלקוח פונה בוואטסאפ לתיאום פגישה. המערכת משייכת אליו את רשימת המסמכים באופן אוטומטי או ידנית באמצעות «הוספת רשימת מסמכים».
2. במהלך השיחה, הסוכן מבקש: "כדי שנוכל לפתוח עבורך תיק טיפולים, נשמח אם תוכל לשלוח כאן צילום ברור של תעודת הזהות".
3. הלקוח שולח תמונה. הסוכן מתייק אותה תחת סוג המסמך המתאים ומשיב שהתעודה התקבלה ונשמרה בתיק, והצוות יבדוק אותה.
4. כעת, כשהתעודה כבר הגיעה, הסוכן עובר לבקש את ההפניה הרפואית.
5. אם המזכירה בודקת את התעודה בעמוד «מסמכים», רואה שהתמונה מטושטשת ולוחצת «לא מתאים» עם הנימוק המתאים, הלקוח מקבל הודעה מסודרת. הסוכן רואה את סיבת הדחייה בשיחה ויבקש מהלקוח לשלוח צילום ברור מחדש.

חילוץ פרטים מהמסמך לכרטיס הליד

אם הפעלתם חילוץ פרטים בתוך «הגדרות המסמכים», המערכת סורקת את הקובץ ברקע ומזהה נתונים כמו מספר זהות, תאריך או סכום:

• התאמה מלאה: נתון נשמר רק אם הוא מופיע במפורש בטקסט של המסמך (עד 12,000 תווים ראשונים). המערכת סורקת קובצי PDF, מסמכי Word ותמונות.
• בדיקת תקינות: במספרי זהות נבדקת ספרת הביקורת. אם המספר שגוי, מופיעה אזהרה: «ספרת הביקורת לא מתאימה. כדאי לבדוק מול הקובץ.»
• אישור ידני: המערכת אינה מעתיקה נתונים לכרטיס הליד באופן אוטומטי. הנתונים שזוהו מוצגים תחת «פרטים שנקראו מהקובץ», ורק לחיצה שלכם על «העברה לכרטיס הליד» מעבירה אותם לכרטיס. לאחר מכן יוצג הסימון «הועבר לכרטיס».

מתי הסוכן פועל ומה קורה כשהוא כבוי

• תנאי הפעלה: הסוכן מבקש מסמכים רק אם הגדרתם לפחות סוג מסמך אחד, הסוכן מופעל במערכת והעדכונים פורסמו בלחיצה על «פרסום לסוכן».
• השלמת הרשימה: ברגע שכל המסמכים ברשימה הוגשו (נמצאים בבדיקה או אושרו), צוות העסק מקבל התראה: «כל המסמכים התקבלו» עם קישור ישיר «למסך המסמכים».
• כשהסוכן כבוי: מנגנון המסמכים ממשיך לפעול במלואו. קבצים שהלקוח שולח בשיחה לא יתויקו אוטומטית, אך חברי הצוות יכולים לתייק אותם ידנית מכרטיס הליד תחת «קבצים שעוד לא תויקו» באמצעות לחיצה על «לתייק בתור» ולאחר מכן «תיוק» (הקובץ יסומן כ-«תויק על ידי הצוות»).
• מעקב אחרי מסמכים שלא הגיעו: במידת הצורך, ניתן להפעיל גם תזכורת על מסמכים חסרים כדי לתזכר לקוחות שלא שלחו את הקבצים.

שאלות נפוצות

האם הסוכן יכול לאשר מסמך בעצמו?

לא. הסוכן רק קולט את הקובץ ומשנה את הסטטוס ל-«ממתין לבדיקה». רק משתמש אנושי בעל הרשאות מתאימות («בעלים», «ניהול» או «חבר צוות») יכול לפתוח את המסמך באמצעות «פתיחת הקובץ» ולבחור «אישור» או «לא מתאים».

מה קורה אם סימנתי על מסמך «לא מתאים»?

המערכת שולחת ללקוח הודעה בוואטסאפ (אם חלון השיחה של 24 השעות עדיין פתוח) עם סוג המסמך והסיבה שהזנתם, ומאפשרת לו לשלוח את הקובץ שוב. בנוסף, הסוכן קורא את סיבת הדחייה בכל הודעה חדשה ויודע לבקש את המסמך המתוקן בהמשך השיחה.

האם הסוכן יכול להמציא פרטים שלא קיימים בקובץ?

לא. המערכת מחלצת אך ורק ערכים שנמצאים בבירור בתוך הטקסט של הקובץ. אם נתון מסוים אינו כתוב במסמך, הוא לא יופיע בהצעות, ובמקרה שלא נבחר שדה מתאים בכרטיס תוצג ההודעה «לא נבחר שדה בכרטיס».

מה קורה אם הלקוח שלח כמה קבצים בהודעה אחת?

הסוכן מזהה שנשלחו מספר קבצים, מתייק כל קובץ תחת סוג המסמך המתאים ומציין לאיזה מסמך כל קובץ שויך.