מסמכים

בקצרה

עמוד «מסמכים» במערכתפתיחה במערכת מרכז עבור כל הלקוחות שיש להם רשימת מסמכים את תמונת המצב המלאה: מה הלקוח כבר שלח, מה עוד חסר ומה ממתין לבדיקה שלכם.

כאשר הסוכן מופעל, הוא מבקש מכל לקוח את המסמכים שחסרים לו ומתייק כל קובץ שמגיע ישירות בכרטיס הליד. כאשר הסוכן כבוי, מתייקים את הקבצים שהלקוחות שולחים בשיחה מתוך כרטיס הליד. דרך המסך תוכלו לבדוק ולאשר מסמכים, להחזיר קובץ שלא מתאים בצירוף סיבה, להעלות ולתייק קבצים שהגיעו בערוצים אחרים, ולהוריד את כל הקבצים של לקוח בקובץ ZIP מרוכז.

מה אפשר לעשות כאן

• לבדוק ולאשר מסמכים: לוחצים על שורת לקוח, פותחים קובץ שמסומן ב-«ממתין לבדיקה» ומאשרים בלחיצה על «אישור», או דוחים עם «לא מתאים» בצירוף סיבה ברורה.
• לתייק קבצים שהתקבלו בשיחה: קבצים שהלקוח שלח בוואטסאפ מוצגים תחת «קבצים שעוד לא תויקו». בוחרים את סוג המסמך ברשימת «לתייק בתור» ולוחצים «תיוק» (ראו עוד במדריך «הסוכן מבקש ומתייק מסמכים»).
• להעלות קבצים ידנית: אם מסמך הגיע בדוא"ל או נמסר ידנית, לוחצים «הוספת קובץ» ומתייקים אותו לסוג המסמך המתאים.
• להוריד את כל הקבצים יחד: לחיצה על «הורדת כל הקבצים בקובץ אחד» מורידה קובץ ZIP שמכיל את כל מסמכי הליד עם שם הסוג, התאריך והסטטוס.
• להעביר נתונים שנקראו מהקובץ לכרטיס: כאשר המערכת מזהה נתונים מתוך המסמך, לוחצים «העברה לכרטיס הליד» כדי לעדכן את השדות בכרטיס הלקוח.
• לנהל את הגדרות המסמכים והתזכורות: כניסה אל «הגדרות המסמכים» כדי לקבוע אילו מסמכים נדרשים, באילו שלבים להצמיד אותם ולהפעיל «תזכורת על מסמכים חסרים».

איך בנוי המסך

בראש המסך מוצגים שלושה מונים:

• «ממתינים לבדיקה»: רשימות שבהן כל המסמכים הנדרשים כבר התקבלו, ולפחות קובץ אחד ממתין לבדיקה ולאישור שלכם.
• «חסרים מסמכים»: רשימות שבהן הלקוח עדיין חייב מסמך אחד לפחות (כולל מסמכים שסומנו כ-«לא מתאים»).
• «הושלמו»: רשימות שבהן כל המסמכים התקבלו ואושרו במלואם, ושום דבר אינו ממתין לבדיקה.

מתחת למונים תמצאו כפתורי סינון מהיר («הכל», «ממתינים לבדיקה», «חסרים מסמכים», «הושלמו»), שדה «חיפוש לפי שם או טלפון», וסינון לפי רשימה מתוך «כל הרשימות». השורות במסך ממוינות כך שרשימות שממתינות לבדיקה מוצגות ראשונות, אחריהן רשימות שחסרים בהן מסמכים, ולבסוף רשימות שהושלמו. בתוך כל קבוצה מוצגת הרשימה הוותיקה ביותר תחילה.

לכל מסמך נקבע אחד מארבעה סטטוסים:

• «חסר»: טרם התקבל קובץ עבור מסמך זה.
• «ממתין לבדיקה»: התקבל קובץ שמחכה לבדיקה של הצוות.
• «אושר»: קובץ מסוג זה נבדק ואושר.
• «לא מתאים»: הקובץ האחרון נדחה על ידי הצוות בצירוף סיבה, והמסמך נספר שוב כחסר.

כאשר כל המסמכים ברשימה התקבלו (כולם מאושרים או ממתינים לבדיקה), הצוות מקבל התראה אחת (שנשלחת פעם אחת לכל השלמה): «כל המסמכים התקבלו» עם קישור «למסך המסמכים».

בדיקה ואישור של מסמך

1. לוחצים על שורת הלקוח כדי לפתוח את פירוט המסמכים שלו.
2. ליד מסמך בסטטוס «ממתין לבדיקה», לוחצים על «פתיחת הקובץ» כדי לבדוק אותו.
3. אם המסמך תקין, לוחצים «אישור». הסטטוס ישתנה ל-«אושר».
4. אם המסמך אינו מתאים, לוחצים «לא מתאים», כותבים את ההסבר בשדה «למה המסמך לא מתאים?» (עד 300 תווים), ולוחצים «שליחת הסיבה ללקוח».

מי רואה את זה ובאילו מסלולים

• תפקידים: משתמשים בתפקיד «בעלים», «ניהול» ו-«חבר צוות» יכולים להיכנס לעמוד, לבדוק קבצים, לאשר, לדחות ולתייק. משתמש בתפקיד «חבר צוות» רואה רק מסמכים של לידים ושיחות שיש לו הרשאה לצפות בהם, ואינו רואה את כפתור «הגדרות המסמכים» (ההגדרות פתוחות לבעלים ולניהול בלבד). משתמשים בתפקיד «כספים» אינם רואים פרטי לקוחות, ובעמוד מופיעה להם הודעה על כך שאישור מסמכים פתוח לבעלים, ניהול וחברי צוות.
• מסלולים: העמוד זמין במסלולי וואטסאפ («פשוט», «מתקדם» והמסלול המשולב וואטסאפ וטלפון). עסק במסלול טלפון בלבד אינו כולל את מסך המסמכים.

איפה זה נמצא במערכת

• בתצוגה רגילה: בתפריט הצד תחת קבוצת «יום העבודה», בין «לידים» לבין «יומן». בטלפון הנייד העמוד מופיע תחת «עוד».
• בתצוגת מבט-על: בסרגל הצד תחת «יום העבודה», ובטלפון תחת «עוד».
• בתצוגת פוקוס: כמשבצת בתוך דף «העסק» תחת «יום העבודה», המציגה שורת סיכום לגבי כמות המסמכים והרשימות.
• בכרטיס הליד: אותם מסמכים מופיעים גם ישירות בתוך «עמוד הליד», בלשונית «מסמכים».

שאלות נפוצות

למה ליד מופיע תחת «חסרים מסמכים» אם קובץ כבר מחכה לבדיקה?

מפני שברשימה של אותו ליד ישנו מסמך נוסף שטרם הגיע (או מסמך שסומן כ-«לא מתאים»). ליד עובר למונה «ממתינים לבדיקה» רק כאשר כל המסמכים שנדרשו ברשימה כבר התקבלו, ולפחות אחד מהם טרם אושר.

האם אישור או דחייה מודיעים ללקוח?

אישור של מסמך אינו שולח הודעה ללקוח. דחייה באמצעות «לא מתאים» שולחת ללקוח את הסיבה בוואטסאפ אם השיחה איתו פעילה בתוך חלון 24 השעות. אם החלון נסגר ותזכורות המסמכים פעילות, הסיבה תישלח בתזכורת הבאה.

איך מורידים את כל הקבצים של לקוח בבת אחת?

פותחים את שורת הלקוח ולוחצים על «הורדת כל הקבצים בקובץ אחד». המערכת מפיקה קובץ ZIP שמכיל את כל המסמכים שהתקבלו, כאשר כל קובץ נקרא לפי סוג המסמך, תאריך קבלתו והסטטוס שלו («אושר», «ממתין לבדיקה» או «נדחה»).

למה ליד מסוים לא מופיע במסך?

המסך מציג אך ורק לקוחות שיש עליהם רשימת מסמכים פעילה. אם ליד אינו מופיע, ניתן להוסיף לו רשימה ידנית מכרטיס הליד («בחירת רשימה» ולחיצה על «הוספת רשימת מסמכים»), או להגדיר בהגדרות שהרשימה תתווסף לבד לפי שלב הליד או מקור ההגעה שלו.

למה איני רואה את «מסמכים» בתפריט שלי?

העמוד אינו מופיע אם העסק שלכם מחובר במסלול טלפון בלבד (ללא וואטסאפ), או אם נכנסתם למערכת עם משתמש בתפקיד «כספים».