אישור לפני שליחה

בקצרה

הגדרה זו מאפשרת לעצור הודעות אוטומטיות לפני שהן יוצאות ללקוחות בוואטסאפ. כל הודעה מסוג שהפעלתם ממתינה בשיחה לבדיקה שלכם, ונשלחת רק לאחר אישור ידני.

לפני שמתחילים

• מי יכול להגדיר ולאשר: בעלי תפקיד «בעלים» או «ניהול» בלבד. בעלי תפקיד «חבר צוות» אינם רואים את ההגדרה במסך ההגדרות ואינם יכולים לאשר או לדחות הודעות.
• מסלולים: זמין במסלול «פשוט» ובמסלול «מתקדם».
• סוגי ההודעות שניתן לעצור: «תשובות הסוכן ללקוחות», «מעקב אחרי לקוחות שלא השיבו», «מעקב אחרי פנייה על מוצר מהקטלוג» (רלוונטי במסלול «מתקדם»), «תזכורות לתורים», «בקשות משוב אחרי שירות» ו«הודעה למתקשר שלא נענה».
• מה לא נעצר כאן: מענה ידני של חברי הצוות, קמפיינים, «הזמנה לתור הבא» ו«הודעות בתאריכים».

שלב אחר שלב

הפעלת אישור לסוג הודעה

1. פותחים את «הגדרות» ובוחרים בקבוצה «שליחות אוטומטיות». בתצוגה «רגילה» או «מבט-על» היא מופיעה בתפריט הצד. בתצוגת «פוקוס» נכנסים דרך לשונית «העסק». בטלפון נייד לוחצים על «עוד» או על לשונית «העסק».
2. בוחרים בסעיף «אישור לפני שליחה».

3. מפעילים את המתג לצד סוג ההודעה הרצוי. הכיתוב לצד הסוג ישתנה מ-«יוצאת בלי אישור» ל-«ממתינה לאישור לפני שליחה». השינוי נשמר מיד ואינו דורש פרסום לסוכן.

בדיקה ואישור של הודעה בשיחה

1. כשהודעה ממתינה, מתקבלת התראה: «הודעה ממתינה לאישור שלכם», או נכנסים אל «שיחות» ומחפשים את השיחה.
2. פותחים את השיחה הממתינה. מתחת לבועת ההודעה מופיע הכיתוב «ממתין לאישור».
3. קוראים את הנוסח המדויק של ההודעה.
4. בוחרים בפעולה המתאימה: לוחצים על «אישור ושליחה» כדי לאשר ולשלוח את ההודעה ללקוח, או על «לא לשלוח» כדי לבטל אותה (ההודעה תסומן כ-«לא נשלח» ולא תישלח לעולם).

מה קורה אחר כך

• הודעה שאושרה נבדקת מול כללי השליחה הרגילים (הסכמה, בקשות הסרה וחלון 24 השעות של וואטסאפ), ולאחר מכן נשלחת. פעולת האישור נרשמת בציר הזמן של השיחה.
• הודעה שסומנה ב-«לא לשלוח» מבוטלת לחלוטין, ופניית הלקוח נחשבת לכזו שלא נענתה.
• ברשימות «ההודעות האחרונות» שבסעיפי השליחות האוטומטיות (כמו «תזכורות» ו«מעקב») או ב«שליחות אוטומטיות», הודעות אלו מופיעות במצב «ממתינה לאישור».
• אם סוכן הוואטסאפ כבוי, ההודעה תמתין קודם בגלל כיבוי הסוכן, ובדיקת האישור תתבצע רק לאחר הפעלתו מחדש.

שאלות נפוצות

האם הסוכן יכול לעקוף את ההמתנה ולשלוח לבד?

לא. הבדיקה והעצירה מבוצעות בשכבת השליחה המרכזית של המערכת ולא בתוך הסוכן. הסוכן אינו יכול לעקוף אותן.

האם הלקוח יודע שההודעה ממתינה לאישור?

לא. הלקוח אינו רואה דבר עד שההודעה מאושרת ונמסרת. אם בחרתם לעצור «תשובות הסוכן ללקוחות», קחו בחשבון שהלקוח ימתין למענה עד שתאשרו אותו ידנית.

האם אפשר לערוך את ההודעה לפני שלוחצים אישור?

לא. המערכת מאפשרת לאשר את הנוסח שהוצג בלחיצה על «אישור ושליחה», או לבטל אותו בלחיצה על «לא לשלוח».

האם חבר צוות יכול לאשר הודעה שממתינה?

לא. חברי צוות יכולים לראות בשיחה שההודעה נמצאת במצב «ממתין לאישור», אך כפתורי «אישור ושליחה» ו-«לא לשלוח» מוצגים רק לבעלי תפקיד «בעלים» ו-«ניהול».