ההתראות במערכת

בקצרה

המערכת של «אוטומציות AI» מרכזת עבורכם את מה שדורש מענה מיידי בלי להציף בהודעות מיותרות. ההתראות פועלות בשלושה אפיקים משלימים: רשימת פריטים שמחכים ביום העבודה, מונים בולטים בתפריט, והתראות שנשלחות ישירות לטלפון, לוואטסאפ ובמייל.

שלושת ערוצי העדכון במערכת

1. מה שמחכה בדף הבית

בכניסה למערכת מופיעה רשימה אישית מרכזית: «דורש טיפול» בתצוגות «רגילה» ו«מבט-על», או «מחכה לך» בתצוגת «פוקוס». הרשימה מסודרת לפי דחיפות:

• הצעד הבא בתהליך «הקמה» (לבעלי תפקיד «בעלים» ו«ניהול»).
• שיחות שמחכות למענה אנושי (שיחות דחופות תחילה, שיחות באיחור, ואז שאר השיחות).
• משימות פתוחות להיום ומשימות באיחור.
• לידים חדשים שהגיעו בשבעת הימים האחרונים ועדיין אין להם משימה פתוחה.

2. מוני הפניות בתפריט

לצד סעיפי התפריט מופיעים מונים חיים שמראים מתי יש צורך בהתערבות:

• לצד «שיחות»: מוצג מספר הלקוחות שממתינים למענה נציג.
• לצד «משימות»: מוצג מספר המשימות שנמצאות באיחור (בצבע אדום בולט). בתצוגת «פוקוס» מופיע תג עם מספר הפריטים הכולל על לשונית «בית».

3. התראות שנשלחות לצוות

על אירועים שמתרחשים בעסק, המערכת שולחת התראה ישירה לאנשי הצוות הרלוונטיים. בעלי העסק בוחרים באילו מקרים לשלוח התראה בעמוד «התראות לצוות»פתיחה במערכת: ליד חדש, ליד שעבר שלב, פגישה שנקבעה, לקוח שסגר, לקוח שכתב מילה מוגדרת (כגון «דחוף» או «ביטול»), מועד משימה שהגיע, ליד שהוקצה לאיש צוות, או כשהזכירו איש צוות בהערה (מי שהוזכר בהערה על ליד מקבל את ההתראה).

סולם ההתראות: מטלפון ועד מייל

כדי ששום פנייה לא תלך לאיבוד ומצד שני לא תיווצר הצפה, המערכת משתמשת בסולם התראות מדורג:

1. התראה ראשונה: בדרך כלל התראה בפוש ובוואטסאפ יחד; בחלק מהסוגים קודם פוש ואחריו וואטסאפ.
2. תזכורת: אם לקוח ממשיך להמתין מעבר לזמן שהוגדר (15 דקות עד שעתיים), נשלחת תזכורת חוזרת למי שנבחר לקבל אותה.
3. מעבר למייל: אם ההתראה לא נקראה או שלא נמסרה, המערכת שולחת מייל אוטומטי כשלב גיבוי אחרון.
4. עצירה מידית: ברגע שנציג נכנס לשיחה ועונה ללקוח, שליחת ההתראות על אותה הפנייה נעצרת מיד.

דוגמה מעסק: מרפאת שיניים

במרפאת שיניים שבה עובדים רופא («בעלים») ומזכירה («חבר צוות»):

• מטופל שולח הודעת וואטסאפ בשעות הערב וכותב את המילה «דחוף» בגלל כאב שן.
• המזכירה רואה מיד מונה על גבי «שיחות» בתפריט, והפנייה מופיעה ראשונה ב«דורש טיפול» עם התג «דחוף» ומתחת לשם הלקוח «השיחה מחכה לנציג».
• כברירת מחדל, העברה לאדם מגיעה למי שהשיחה משויכת אליו, ואם אין שיוך — לבעלים. ההתראה מגיעה למזכירה רק אם הרופא סימן אותה מראש תחת «מי מקבל כל העברה לאדם» (הסעיף «התראות בטלפון» מופיע בתפריט האישי של חבר הצוות, והוא מפעיל אותו בעצמו). במקרה כזה נשלחות אליה התראת פוש בנייד והודעת וואטסאפ. מאחר שבהגדרות סומן «עסק רפואי: בלי שם ומספר של לקוח בהתראות», ההתראה מציגה «פנייה חדשה ממתינה» ללא חשיפת פרטי המטופל על מסך הטלפון.
• אם המזכירה עסוקה עם מטופל בדלפק ואינה עונה תוך 30 דקות: תזכורת כזו מופעלת רק אם הרופא בחר «אחרי 30 דקות» בהגדרה «תזכורת כשפנייה עדיין מחכה למענה» (ברירת המחדל היא «בלי תזכורת»). התזכורת מגיעה למי שסומן תחת «מי מקבל את התזכורת», או לרופא השיניים («בעלים») אם לא סומן איש.
• ברגע שהמזכירה נכנסת לשיחה ושולחת מענה, הפנייה יורדת מרשימת «דורש טיפול» והסולם נעצר.

שאלות נפוצות

איפה מוצאים את פעמון ההתראות במערכת?

במערכת אין כפתור פעמון. במקומו, כל מה שמחכה לטיפול מרוכז ברשימת «דורש טיפול» בדף הבית, במוני השיחות והמשימות בתפריט, ובהתראות שנשלחות לטלפון הנייד.

מי מקבל התראה אם לא סימנו איש צוות ספציפי?

כאשר אירוע מופעל בהגדרות ואף איש צוות לא סומן עבורו, ההתראה נשלחת כברירת מחדל לבעלי העסק («בעלים»).

באילו ערוצים נשלח הסיכום היומי של הפעילות?

בהגדרות «התראות לצוות», תחת «הסיכום היומי נשלח ב», אפשר לבחור לקבל את הסיכום ב«התראה בטלפון», ב«מייל» או ב«וואטסאפ».

למה שם הלקוח לא הופיע בהתראה שקיבלתי בטלפון?

זה קורה כאשר מסומנת האפשרות «עסק רפואי: בלי שם ומספר של לקוח בהתראות» כדי לשמור על סודיות, או כאשר איש הצוות כיבה בטלפון שלו, ב«התראות בטלפון», את האפשרות «להציג בהתראה את שם הלקוח ותחילת ההודעה».

איפה אפשר לראות היסטוריה של התראות שנשלחו לצוות?

בתחתית עמוד «התראות לצוות» מופיע החלק «ההתראות האחרונות», המציג את 10 ההתראות האחרונות שנשלחו ואת מצבן («בדרך», «נשלחה», «נמסרה», «לא נמסרה» או «טופלה»).