הגדרות: איפה כל דבר

בקצרה

עמוד «הגדרות»פתיחה במערכת מרכז את כל הגדרות העבודה של העסק מול הלקוחות. תחת הכותרת מופיע ההסבר «איך הסוכן מתנהג מול הלקוחות שלכם. כאן אפשר לשנות בלי חשש». כל ההגדרות מסודרות ב-11 קבוצות קבועות, עם תיבת חיפוש מהירה ומעבר ישיר לכל חלק.

איך מגיעים לעמוד ההגדרות

• בתצוגה «רגילה» ובתצוגת «מבט-על»: בוחרים בקישור «הגדרות» בתפריט הראשי (כברירת מחדל בקבוצה «ניהול והתאמה»). בצד המסך מופיעה רשימת החלקים, ולידה נפתח החלק הנבחר. במסך רחב רשימת החלקים בצד נשארת גלויה, ולכן קישור החזרה «כל ההגדרות» מעל החלק מוסתר; הוא מופיע רק במסכים צרים ובטלפונים (עד 760 פיקסלים). בתחתית המסך מופיעים כפתורי מעבר לחלק הקודם ולחלק הבא.
• בתצוגת «פוקוס»: לוחצים על הלשונית «העסק» בתחתית המסך, ובוחרים באריח «הגדרות» (תחתיו מופיע ההסבר «פרטי העסק, העברה לנציג, תזכורות ועוד»). נפתח עמוד שמרכז את כל הקבוצות והשורות. לחיצה על שורה פותחת את המסך הייעודי שלה עם קישור חזרה בשם «הגדרות».
• בטלפון נייד: בתצוגה «רגילה» ובתצוגת «מבט-על» לוחצים על «עוד» בסרגל התחתון ובוחרים «הגדרות» מתוך «כל העמודים». בתצוגת «פוקוס» נכנסים דרך לשונית «העסק».
• קישור ישיר לחלק מסוים: אפשר לגשת ישירות לכל הגדרה באמצעות הכתובת settings?section=<id> (למשל settings?section=reminders).

11 קבוצות ההגדרות

החלקים בעמוד מסודרים בסדר קבוע. קבוצה שאין בה חלקים פעילים עבור התפקיד או המסלול שלכם לא תוצג.

1. «הסוכן»

קבוצה זו מגדירה איך הסוכן מדבר ומתנהג מול לקוחות בוואטסאפ:

• «זהות וטון» (איך הסוכן מציג את עצמו ומדבר עם הלקוחות).
• «מענה והעברה לנציג» (הפעלת מענה אוטומטי והעברת שיחה לנציג אנושי).
• «שפות» (השפות שבהן הסוכן עונה).
• «שאלות סינון» (שאלות בירור ואיסוף פרטים בתחילת שיחה).
• «מה אסור להבטיח» (מגבלות ונושאים שהסוכן אינו מורשה לסגור).
• «מה הסוכן עושה בשיחה» (פעולות שהסוכן רשאי לבצע ישירות).
• «כללי הבסיס» (כללי ההתנהגות המרכזיים שנקבעו למערכת).

2. «CRM ולידים»

• «CRM ולידים» (ניהול שדות הליד, סטטוסים, שלבי מכירה ומקורות הגעה).

3. «שליחות אוטומטיות»

הודעות שנשלחות ללקוחות באופן יזום ומתוזמן:

• «שליחות אוטומטיות» (מה יוצא ללקוחות לבד, ומה העסק אישר).
• «עדכונים בוואטסאפ».
• «נוסח בקשת הסכמה».
• «מעקב» (הודעת המשך ללקוח שהפסיק לענות).
• «תזכורות» (תזכורות לפגישות שנקבעו).
• «מעקב מהקטלוג» (שליחת פריטים ומידע מקטלוג המוצרים).
• «הזמנה לתור הבא» (פנייה לקביעת טיפול או ביקור חוזר).
• «הודעות בתאריכים» (איחולים ועדכונים בימי הולדת או מועדים מוגדרים).
• «אישור לפני שליחה» (הודעות מהסוגים שתסמנו יחכו בשיחה עד שמישהו יאשר אותן).

4. «ערוץ הוואטסאפ»

• «בריאות הקו» (מצב החיבור והאיכות של מספר הוואטסאפ).
• «המספר המשותף» (עבודה במספר מערכת זמני).
• «קישורים וקודי QR» (קישורים לפתיחת שיחה ישירה מול העסק).
• «הפרופיל העסקי בוואטסאפ» (שם העסק, תמונה ותיאור).
• «היסטוריית השיחות» (ייבוא היסטוריית שיחות קודמות).

5. «המענה הטלפוני»

זמין כאשר מחובר למערכת מוצר «אלוף הטלפונים»:

• «הפעלה והגדרות כלליות» (כותרת החלק: «הפעלת המענה»: הפעלה וכיבוי, זיכרון למתקשרים חוזרים, איך מבטאים את שם העסק, אזור זמן ומספרים נוספים. שם העסק, תחום הפעילות, טלפון, כתובת ואתר אינטרנט נכתבים פעם אחת ב«ידע» › «מידע עסקי»).
• «ידע ומענה» (מה המענה צריך לדעת כדי לענות לשאלות).
• «שעות פעילות» (מתי העסק פתוח ומתי המענה עונה).
• «תיאום שיחות» (תיאום שיחות חזרה מול יומן העסק).
• «המספר והניתוב» (המספר הייעודי וניתוב השיחות הנכנסות).
• «מתקשרים וכללים» (מה מקבל כל מתקשר מוכר).
• «עדכונים במייל» (מי מקבל עדכון וסיכום שיחה במייל).
• «וואטסאפ, התראות ותקרה» (מה הטלפון שולח ללקוחות מהקו של העסק, מה מגיע אליכם מיד, ותקרת דקות השיחה).
• «בודקי ההדגמה» (מי יכול להתנסות במענה לפני הפעלה רשמית; החלק מופיע רק אם מפעיל אישר בודקים לעסק, ובלי אישור כזה הקבוצה כוללת שמונה חלקים).

6. «צוות והרשאות»

• «התראות בטלפון» (התראות פוש לטלפון הנייד של חברי צוות שעונים לשיחות).
• «התראות לצוות» (קבלת עדכונים על אירועים במערכת).
• «מי רואה אילו שיחות» (שיוך הרשאות צפייה לפי נציג).
• «ניתוב שיחות לצוותים» (חלוקת שיחות נכנסות בין מחלקות ונציגים).

7. «התפריט»

• «סדר התפריט» (התאמת סדר העמודים בתפריט האישי, או קביעת סדר לכלל העסק).

8. «קטלוג»

• «קטלוג» (חיבור גיליון Google Sheets של מוצרים, מחירים ומלאי. הנתונים מתעדכנים אוטומטית בכל 15 דקות).

9. «חיבורים»

• «כל החיבורים» (סקירת כל המערכות המקושרות לעסק).
• «חיבורים בין חלקי המערכת».
• «טפסים ולידים מבחוץ» (קליטת פניות מאתרים ודפי נחיתה).
• «שיחה מהירה לליד חדש» (חיוג אוטומטי לליד ברגע כניסתו; מופיע בהגדרות וב«כל החיבורים» רק בעסק שבו מחובר המענה הטלפוני).
• «עדכונים למערכות שלכם» (שליחת נתונים באמצעות webhooks).
• «פעולות לסוכן» (כלים ואוטומציות שהסוכן יכול להפעיל).
• «Fireberry» (סנכרון מול תוכנת ה-CRM).
• «תשלומים» (חיבור סליקה ודפי תשלום).

10. «גרסאות ופעילות»

• «גרסאות ידע והגדרות» (השוואה ושחזור של טיוטות וגרסאות פעילות).
• «יומן פעילות» (תיעוד פעולות: מי שינה מה ומתי).
• «דוח שבועי» (פעם בשבוע הדשבורד מציג דוח: מה הסוכן ענה, מה הועבר לנציג ומה נשאר בלי מענה).

11. «חשבון»

• «הטלפון שלכם אצל אוטומציות AI» (מספר הטלפון הראשי של איש הקשר מול החברה).
• «איפוס סביבת הדמו» (זמין בסביבות הדגמה בלבד לצורך מחיקת נתוני ניסיון).

חיפוש בהגדרות והקבוצה «במקום אחר»

בראש הרשימה בתצוגה רגילה מופיעה תיבת «חיפוש בהגדרות». בתצוגת פוקוס מופיעה התיבה «חיפוש הגדרה, למשל: תזכורות, שפה, QR» (בעסק עם מענה טלפוני בלבד מופיע הנוסח: «חיפוש הגדרה, למשל: פתיח, שעות, ניתוב»).

• החיפוש בודק התחלות של מילים בשמות החלקים ובמילות מפתח, ומתעלם מסיומות רבות בעברית (למשל, הקלדת המילה «תזכורת» תציג את החלק «תזכורות»).
• לחיצה על מקש Enter בתיבת החיפוש פותחת מיד את התוצאה הראשונה ברשימה.
• אם אין התאמה, מוצגת ההודעה «אין הגדרה שמתאימה לחיפוש.» עם כפתור «לחפש בכל המערכת (Ctrl K)». בתצוגת פוקוס מוצגת הכותרת «לא מצאנו הגדרה כזו» וההצעה «נסו מילה אחרת, למשל «מעקב» או «שפה».»

הגדרות שנמצאות בעמודים אחרים («במקום אחר»)

כאשר מחפשים נושא שההגדרה שלו יושבת בעמוד אחר, החיפוש מציג אותו תחת הקבוצה «במקום אחר». לחיצה עליו מעבירה ישירות לעמוד המתאים:

• «שעות פתיחה» וכן «סניפים וסוגי פגישות» (מובילים אל עמוד היומן).
• «פרטי העסק» (מוביל אל עמוד הידע).
• «הגדרות הצעות מחיר» (מוביל אל הצעות מחיר).
• «הגדרות המסמכים» (מוביל אל מסמכים).
• «הגדרות גבייה» (מוביל אל גבייה).
• «מנוי וחיובים» (או «שירותים»), «משתמשים והרשאות» וכן «פרטים להקמה» (מובילים לעמודי הניהול המתאימים).
• «חיבור וואטסאפ» (מוביל לערוץ הוואטסאפ).

עבור הגדרות אישיות החיפוש מציג שורת הנחיה בלבד:

• «החשבון שלי, סיסמה ויציאה» (מפנה אל «בתפריט האישי למעלה: «החשבון שלי» ו«יציאה»»).
• «תצוגת העבודה» (מפנה אל «בראש המסך, ליד התפריט האישי»).
• «גודל הטקסט» (מפנה אל «בתפריט האישי למעלה»).

שמירה ופרסום שינויים

• אין בעמוד כפתור שמירה כללי: כל שינוי בכל שדה נשמר באופן מיידי במערכת. בראש המסך בתצוגה רגילה מופיע הכיתוב «שומרים...» ולאחריו «נשמר».
• התנהגות הסוכן מול הלקוחות מתעדכנת רק לאחר פרסום. בתצוגת פוקוס מופיעה מעל ההגדרות התזכורת: «כל שינוי נשמר מיד, ומגיע לסוכן אחרי פרסום.» (בעסק עם «אלוף הטלפונים» בלבד מופיע שם הנוסח: «כל שינוי נשמר ונכנס לפעולה מיד.», מכיוון שאין צורך בפרסום לסוכן). כאשר מופעל סוכן וואטסאפ, יש ללחוץ על «פרסום לסוכן» בסרגל העליון כדי להחיל את השינויים על שיחות חיות ושליחות מתוזמנות.

הרשאות ומסלולים

• תפקידי «בעלים» ו«ניהול»: בעלי הרשאה מלאה לצפייה ולשינוי של כל ההגדרות הכלולות בחשבון.
• תפקיד «חבר צוות»: עמוד «הגדרות» אינו מופיע בתפריט הראשי של חבר צוות. כניסה ישירה לכתובת העמוד פותחת אותו לקריאה בלבד עם הודעה המותאמת למסלול: בעסק שבו מחוברים שני המוצרים מוצגת ההודעה «בתפקיד «חבר צוות» עובדים בשיחות, לידים, מסמכים, משימות, יומן ודשבורד, ובמענה הטלפוני. את ההגדרות בדף הזה משנים «בעלים» ו«ניהול».»; בעסק ללא מענה טלפוני מוצג הנוסח «בתפקיד «חבר צוות» עובדים בשיחות, לידים, מסמכים, משימות, יומן ודשבורד...» (ללא מענה טלפוני); ובעסק של מענה טלפוני בלבד מוצג הנוסח «בתפקיד «חבר צוות» עובדים בשיחות, לידים, משימות, יומן ודשבורד, ובמענה הטלפוני...» (ללא «מסמכים»). חבר צוות יכול להגיע להגדרת «סדר התפריט» דרך כפתור «סידור התפריט», ולצפות בחלק «התראות בטלפון» אם יש לו הרשאת מענה לשיחות.
• תפקיד «כספים»: צופה בהגדרות המערכת בלבד ללא אפשרות שינוי, תחת ההודעה: «בתפקיד «כספים» רואים כאן את הגדרות המערכת בלבד: בלי השיחות, הלידים, הפגישות והמשימות של הלקוחות, ובלי לשנות דבר.»
• הבדלים לפי מסלול:
  • עסק המפעיל רק את «אלוף הטלפונים» (מענה קולי ללא סוכן וואטסאפ) לא יראה את הקבוצות «הסוכן», «שליחות אוטומטיות» ו«ערוץ הוואטסאפ». קבוצת «קטלוג» אינה מופיעה גם כן (החלק היחיד שלה מוסתר, והמענה הטלפוני נשען על «ידע» בלבד), וכן לא יוצגו הגדרות תשלומים, פעולות לסוכן, גרסאות ידע או דוח שבועי. בעמוד «כל החיבורים» מוצגים רק החיבורים הכלולים במסלול (ללא תשלומים ופעולות לסוכן).
  • עסק ללא מענה טלפוני לא יראה את קבוצת «המענה הטלפוני», והחלק «שיחה מהירה לליד חדש» אינו מופיע בהגדרות וגם לא בעמוד «כל החיבורים».
  • הגדרות שאינן כלולות בחבילה שלכם מסומנות בתווית «לא נרכש» ובכיתוב «לא כלול במסלול» (למשל «מעקב מהקטלוג» במסלול פשוט).

שאלות נפוצות

למה אני לא רואה את קבוצת «המענה הטלפוני»?

קבוצת «המענה הטלפוני» מוצגת רק כאשר מוצר הטלפון נרכש ומחובר לעסק, ורק למשתמשים בתפקיד «בעלים» או «ניהול». בזמן שהקו עדיין בתהליך חיבור ראשוני הקבוצה אינה מופיעה.

ערכתי הגדרה בהתנהגות הסוכן אבל הלקוחות מקבלים את התשובה הישנה, מה לעשות?

שינויים בהגדרות הסוכן נשמרים במערכת מיד, אך נכנסים לתוקף בשיחות עם לקוחות רק לאחר לחיצה על «פרסום לסוכן» בסרגל העליון.

איפה משנים סיסמה או את גודל הטקסט?

הגדרות אלו אינן נמצאות בעמוד ההגדרות אלא בתפריט האישי בראש המסך. פותחים את התפריט האישי ובוחרים בקישור «החשבון שלי» לעדכון סיסמה, או בקישור «גודל הטקסט» להתאמת התצוגה.

איפה מנהלים את החיובים וכרטיס האשראי?

פרטי המנוי והתשלומים יושבים בעמוד ייעודי בשם «מנוי וחיובים» (או «שירותים»). אפשר למצוא אותו דרך תיבת החיפוש בהגדרות תחת הקבוצה «במקום אחר».