כמה זמן שומרים

בקצרה

«כמה זמן שומרים» מאפשר לכם לקבוע, לכל סוג של מידע בעסק, כמה ימים המערכת שומרת אותו לפני שהיא מוחקת אותו. התקופה נספרת מרגע שהמידע נוצר, והמחיקה נעשית לבד, בניקוי שהמערכת מבצעת מדי פעם. מה שלא קבעתם נשמר לפי התקופה הרגילה של המערכת.

לפני שמתחילים

• מי יכול לשנות: «בעלים» ו«ניהול». חבר צוות אינו רואה את «הגדרות» בתפריט.
• אילו שורות מופיעות: לפי מה שהעסק רכש. שורות של שיחות והקלטות מופיעות בעסק עם מענה טלפוני, שורת ההודעות בעסק עם סוכן וואטסאפ, ושורת הליד שהוסר בכל עסק.
• הגדרה כאן נוגעת לעתיד בלבד: היא לא משנה את מה שכבר נמחק.

שלב אחר שלב

1. פותחים את «כמה זמן שומרים»פתיחה במערכת: נכנסים אל «הגדרות» ובקבוצה «כללי העסק» בוחרים «כמה זמן שומרים». בתצוגת «פוקוס» נכנסים דרך לשונית «העסק» ואריח «הגדרות», ובטלפון דרך «עוד».
2. בכל שורה מקלידים מספר ימים שלם, מיום אחד עד 3,650 ימים. שורה ריקה היא ברירת המחדל, והשדה אומר «ריק = ברירת מחדל».
3. לוחצים «שמירת התקופות». ההודעה «התקופות נשמרו» מאשרת.

השורות שאפשר לראות. כל אחת אומרת מה נמחק בסוף התקופה שלה ומה נשאר:

• «כמה זמן שומרים הקלטות, הודעות קוליות, תמונות וקבצים»: בסוף התקופה נמחקים הקבצים עצמם: הקלטות של שיחות, הודעות קוליות, ותמונות ומסמכים שנשלחו בוואטסאפ. השיחה, ההודעה והתמלול נשמרים לפי התקופה שלהם. הכותרת משתנה לפי מה שיש בעסק: בעסק עם וואטסאפ בלבד היא «כמה זמן שומרים הודעות קוליות, תמונות וקבצים», ובעסק עם טלפון בלבד «כמה זמן שומרים הקלטות של שיחות והודעות קוליות».
• «כמה זמן שומרים שיחות טלפון ותמלולים»: בסוף התקופה נמחקים השיחה ברשימת השיחות, התמלול והסיכום שלה, מה שהסוכן רשם בה, ההודעה שהשאירו בה, והשיחה כפי שהיא מופיעה בשיחות של הלקוח. ההקלטה עצמה נמחקת לפי התקופה של ההקלטות.
• «כמה זמן שומרים הודעות וואטסאפ וסיכומי שיחות»: בסוף התקופה נמחקים ההודעות בשיחות עם הלקוחות, סיכומי השיחות וההיסטוריה שלהן, מה שהסוכן רשם מהשיחה (תשובות לשאלות, שאלות שלא ידע לענות עליהן, בקשות לחזור ללקוח שטופלו והעברות לנציג שנסגרו), ההתראות שנשלחו לצוות, מסמכים של רשימות מסמכים שנסגרו והמודעה שממנה הלקוח הגיע. נשארים הלקוח ופרטיו בכרטיס, הזמנות (3 שנים) ובקשה של לקוח לא לקבל הודעות.
• «כמה זמן שומרים רשימות לחיוג שהעליתם»: בסוף התקופה נמחקים האנשים ברשימה שהעליתם לקמפיין טלפוני, עם כל מה שהיה בשורה שלהם בקובץ.
• «כמה זמן שומרים רשימה לחיוג אחרי סוף הקמפיין»: אחרי שהקמפיין נגמר, האנשים ברשימה שלו נמחקים בסוף התקופה הזו, או קודם, אם התקופה של הרשימות נגמרת לפני.
• «כמה זמן אפשר לשחזר ליד שהסרתם»: עד סוף התקופה אפשר להחזיר ליד שהסרתם. אחריה נמחקים הליד, השדות, התגיות, ההערות וההיסטוריה שלו, ומשימות שהיו קשורות אליו נשארות בלי הליד. ברירת המחדל היא 30 יום.

כשמקצרים תקופה

תקופה קצרה מזו שחלה עכשיו מוחקת מידע בניקוי הבא, ואי אפשר לשחזר אותו. לכן, לפני שהשינוי נשמר, המערכת עוצרת ומראה מה יימחק, בנוסח «תקופה קצרה יותר מוחקת מידע בניקוי הבא, ואי אפשר לשחזר אותו», ומפרטת לכל סוג מאיזה גיל ייעלם המידע. אם זה מה שרציתם, לוחצים «למחוק ולשמור». אם לא, לוחצים «ביטול» ושום דבר לא משתנה.

שאלות נפוצות

מה קורה אם אני משאיר שורה ריקה?

המידע נשמר לפי התקופה הרגילה של המערכת. מתחת לשורה הריקה מופיע «ברירת מחדל: התקופה הרגילה של המערכת».

איזה מספר מותר להקליד?

מספר שלם של ימים, מיום אחד עד 3,650 ימים. כל ערך אחר גורם להודעה «אפשר מספר שלם, מיום אחד עד 3,650 ימים», והשמירה לא יוצאת לדרך עד שמתקנים.

אפשר למחוק עכשיו מידע של לקוח מסוים?

כן, אבל לא כאן. ההגדרה הזו קובעת כמה זמן שומרים בדרך כלל. לבקשה של לקוח למחוק את כל המידע עליו, ראו בקשת מחיקה ללקוח. ליד שהוסרו אפשר לשחזר בתוך התקופה שבשורה האחרונה, ראו הסרת ליד ושחזורו.

שיניתי את התקופה, ואני לא רואה שנמחק משהו. למה?

הניקוי רץ מדי פעם ולא ברגע השמירה. מידע שעבר את התקופה החדשה ייעלם בניקוי הבא.