בקשת מחיקה ללקוח

בקצרה

כשלקוח מבקש למחוק את המידע שלו (בוואטסאפ, בשיחה טלפונית או בעל פה), אין צורך למחוק שדות ורשומות ידנית. לוחצים על «בקשת מחיקה» בפאנל הלקוח בתוך «שיחות» במערכתפתיחה במערכת. הפעולה מתעדת את הבקשה, מפעילה שעון של 30 יום ושולחת התראה לבעלי העסק. מנגנון המחיקה של המערכת מוחק את פרטי הלקוח מכל רחבי העסק.

לפני שמתחילים

• מי יכול: «בעלים», «ניהול» ו«חבר צוות» (כל מי שרשאי לענות לשיחות). תפקיד «כספים» אינו ניגש לשיחות.
• הפעולה מתבצעת מתוך שיחה פתוחה עם הלקוח בתוך «שיחות» במערכתפתיחה במערכת (ראו מדריך תיבת השיחות).
• אם הלקוח ביקש רק לקבל עותק של המידע שנשמר עליו ולא למחוק אותו, בוחרים באותו המסך בכפתור «בקשת עיון».
• אם ברצונכם רק להסיר ליד מרשימת הלידים שלכם בלי בקשת פרטיות של הלקוח, מדובר בפעולה הפיכה שנעשית מעמוד הליד (ראו מדריך הסרת ליד ושחזורו).

שלב אחר שלב

1. פותחים את «שיחות» במערכתפתיחה במערכת ובוחרים בשיחה עם הלקוח.
2. פותחים את פאנל פרטי הלקוח בהתאם לתצוגה שבה אתם עובדים:
   • בתצוגה «רגילה»: לוחצים על «פרטי לקוח» בראש השיחה כדי לפתוח את החלונית.
   • בתצוגה «פוקוס»: לוחצים על שם הלקוח או על «פרטים» בראש המסך.
   • בתצוגה «מבט-על»: בכרטיס הלקוח בצד ימין לוחצים על «פרטיות והסכמות».

3. בשורת הפעולות שבתחתית הפאנל לוחצים על «בקשת מחיקה».
4. בחלונית האישור «לרשום בקשת מחיקה? יש 30 יום לטפל בה.» לוחצים על «רישום הבקשה». אם לחצתם בטעות, בוחרים «ביטול».

5. הפאנל מתרענן, ובפאנל, ברשימת הפרטים על הלקוח, מופיעה השורה «בקשה לפי חוק הגנת הפרטיות · ממתין לרישום». ברגע שהבקשה נקלטת במערכת, הכיתוב מתעדכן ל«בקשה לפי חוק הגנת הפרטיות · נרשם».
6. בעלי העסק מקבלים התראה שכותרתה «בקשה לפי חוק הגנת הפרטיות» באפליקציה (בהודעת פוש) ובמייל.

מה קורה אחר כך

ברגע שרושמים את הבקשה:

• נרשמת בקשה רשמית עם מועד יעד לטיפול של 30 יום קדימה.
• מנגנון המחיקה של הפלטפורמה מוחק את כל המידע שקשור לאותו לקוח:
  • שורות הליד, הערכים בשדות, התוויות, ההערות, היסטוריית השינויים ומי עדכן כל שדה.
  • קבצים שהועלו בשדות קובץ וסיכומים.
  • פגישות ביומן, שיחות טלפון, הקלטות, הודעות קוליות, מעקבים, משובים ומסירות בקמפיינים.
  • השיחה עצמה וזיכרון הסוכן לגבי אותו לקוח.
  • פרטי איש הקשר במערכות שמחוברות למערכת.
  • שורות היסטוריה בלידים אחרים שמזכירות את הלקוח (כגון מיזוג או חשד לכפילות).
• גיבויים מוצפנים עשויים לשמור עותק של המידע עד 30 יום עד שהם פגים. אם משחזרים גיבוי כזה בעתיד, המערכת מוחקת שוב את פרטי הלקוח באופן אוטומטי.
• מה שנשאר במערכת: יומן פעילות בלי שם ובלי פרטי קשר של הלקוח (מוסווה) והוכחות למסירת הודעות או תזכורות, שנשמרים כאינטרס לגיטימי לראיות.

שאלות נפוצות

מה קורה אם הלקוח ביקש רק עותק של המידע שלו?

בשלב 3 לוחצים על «בקשת עיון». בחלונית האישור מופיעה ההודעה «לרשום בקשת עיון במידע? יש 30 יום לטפל בה.», ולוחצים על «רישום הבקשה».

מה קורה אם הלקוח מבקש מחיקה ישירות מהסוכן?

אם הלקוח כותב לסוכן בוואטסאפ או אומר בשיחה טלפונית שהוא מבקש למחוק את המידע שלו, הסוכן מזהה את הבקשה ורושם אותה בעצמו. בעלי העסק מקבלים את אותה ההתראה: «בקשה לפי חוק הגנת הפרטיות».

האם רואים את בקשת המחיקה ב«מרכז הפרטיות»?

לא. «מרכז הפרטיות» מציג רק בקשות אישיות של המשתמש המחובר לחשבון (כמו מחיקת החשבון שלכם). בקשות מחיקה של לקוחות העסק מתועדות בשורת העובדות בפאנל הלקוח בשיחה, ובהתראה שנשלחת לבעלים.

האם חבר צוות יכול לרשום בקשת מחיקה?

כן. משתמשים בתפקיד «בעלים», «ניהול» ו«חבר צוות» שרשאים לענות לשיחות רואים את הכפתור ויכולים לרשום את הבקשה.