מה יש במערכת ומי רואה מה

בקצרה

המערכת של «אוטומציות AI» פועלת כאפליקציה אחת לעסק, בכתובת משלו. כל העובדים מתחברים לאותו מקום דרך אותו שירות כניסה, כל אחד עם חשבון אישי משלו, ופוגשים את אותן שלוש תצוגות עבודה («רגילה», «פוקוס» ו«מבט-על»); התפריט והעמודים הפתוחים לכל אחד נקבעים לפי התפקיד שלו. המוצר שנרכש קובע אילו עמודים קיימים, והתפקיד של כל משתמש קובע אילו מתוכם פתוחים עבורו.

מה כולל כל מסלול

העמודים הזמינים במערכת נקבעים לפי המוצר שנרכש:

• «התותח בוואטסאפ» בלבד (מסלולי «פשוט» ו«מתקדם»): כולל סוכן WhatsApp מלא ועמודי שגרה: «שיחות», «לידים», «יומן», «משימות», «מסמכים», «הצעות מחיר», «גבייה» ו«דשבורד». עמודי טלפון אינם פעילים; עבור תפקידים שרוכשים בשם העסק («בעלים» ו«ניהול»), «מענה טלפוני» מופיע בתפריט ומפנה לחנות (ל«חבר צוות» הוא אינו מופיע). מסלול «מתקדם» מציע את אותו תפריט כמו «פשוט», אך מאפשר עד 6 משתמשים (במקום 3), סוכן שני עם ניתוב שיחות («סוכן למכירות וסוכן לשירות»), שפה נוספת, קטלוג ומלאי מ-Google Sheets, ושני סניפים נוספים עם יומן.
• «אלוף הטלפונים» בלבד (מענה טלפוני): כולל עמודי מענה טלפוני ועמודי שגרה: «שיחות», «לידים», «יומן», «משימות», «דשבורד», «ידע», «הגדרות», «משתמשים והרשאות» ו«מנוי וחיובים». עמודי וואטסאפ אינם קיימים במסלול זה (כגון «מסמכים», «הצעות מחיר», «גבייה» ו«בדיקת הסוכן»). עמוד «הסוכנים» מופיע עם חיבור הטלפון ומציג את סוכני הטלפון.
• שני המוצרים יחד (חבילת «משפחה מנצחת»): מאחדת הכל באפליקציה אחת. עמודי הטלפון מצטרפים ישירות לאותם מסכי לידים, יומן ומשימות, סוכני הטלפון והוואטסאפ מופיעים יחד במסך «הסוכנים», וכל שיחה נרשמת בכרטיס הליד. ראו חבילת משפחה מנצחת.

ארבע רמות הרשאה

בכל עסק מוגדרות ארבע רמות הרשאה:

1. «בעלים»: שליטה מלאה במערכות, בצוות, בחיובים, בהעברת הבעלות ובמחיקת העסק.
2. «ניהול»: שליטה מלאה במערכות: הגדרות, ידע, פרסום לסוכן, קמפיינים ומענה טלפוני. מנהל מזמין ומסיר מנהלים ועובדים ומשלם חיובים, ללא החלפת אמצעי תשלום, העברת בעלות או מחיקת העסק.
3. «חבר צוות»: גישה לשגרת העבודה היומית בלבד: «בית», «דשבורד», «שיחות», «לידים», «מסמכים», «משימות», «יומן», ובמענה הטלפוני — שיחות ולידים. חברי צוות אינם רואים הגדרות, ידע, סוכן, קמפיינים, צוות או חיובים. כשחבר צוות פותח בכתובת ישירה עמוד הגדרות, העמוד נפתח לצפייה בלבד ומופיעה בו הודעה לפיה את ההגדרות משנים «בעלים» ו«ניהול». נוסח ההודעה משתנה לפי המסלול: בשני המוצרים יחד מופיע «בתפקיד «חבר צוות» עובדים בשיחות, לידים, מסמכים, משימות, יומן ודשבורד, ובמענה הטלפוני. את ההגדרות בדף הזה משנים «בעלים» ו«ניהול».»; ב«התותח בוואטסאפ» בלבד הנוסח מופיע בלי «ובמענה הטלפוני», וב«אלוף הטלפונים» בלבד — בלי «מסמכים».
4. «כספים»: גישה לחיובים בלבד: הזמנות, מנויים, חשבוניות ופרטי חיוב. תפקיד זה אינו נכנס למערכות העסק ואינו רואה שיחות או לקוחות. בכניסה למערכת מופיעה הכותרת «התפקיד שלכם בעסק הוא «כספים»», ומתחתיה השורה: «התפקיד הזה כולל חיובים, הזמנות וחשבוניות, בלי כניסה למערכות של העסק.».

להרחבה ראו מדריך תפקידים והרשאות.

דוגמה מעסק: מרפאת שיניים

במרפאת שיניים עם חבילת «משפחה מנצחת»:

• רופאת השיניים («בעלים»): רואה הכל, מנהלת מנוי ותשלומים ומגדירה סוכנים.
• מנהלת המרפאה («ניהול»): מעדכנת מחירים ב«ידע», מפרסמת שינויים לסוכן, מתאימה שעות במענה הטלפוני ומזמינה עובדים.
• סייעת ומזכירה («חבר צוות»): עובדות ב«יומן», עונות ב«שיחות», מעדכנות «לידים» ומסמנות «משימות», ללא גישה להגדרות או לחיובים.
• רואה החשבון («כספים»): נכנס לחשבוניות ולמנויים בלבד, ללא גישה לפרטי מטופלים או שיחות.

איך בודקים את התפקיד שלכם

1. לוחצים על תמונת הפרופיל בראש המסך.
2. בשורה מתחת לשם מופיע: «<תפקיד> · <שם העסק>».
3. לעדכון הרשאות פנו ל«בעלים» או «ניהול». הם יכולים לעדכן תפקידים בעמוד «משתמשים והרשאות», שנמצא בתפריט הצד תחת הקבוצה «ניהול והתאמה» (עבור «חבר צוות» העמוד מוצג לצפייה בלבד). ראו הזמנת חבר צוות.

שאלות נפוצות

למה עובד אינו רואה את «הגדרות» או «ידע»?

כי תפקידו מוגדר כ«חבר צוות», המיועד לשגרת העבודה. לעריכת הגדרות יש לשנות את תפקידו ל«ניהול» בעמוד «משתמשים והרשאות», שנמצא בתפריט תחת «ניהול והתאמה».

מה רואה רואה החשבון בתפקיד «כספים»?

הוא רואה הזמנות, מנויים, חשבוניות ופרטי חיוב, ללא גישה לשיחות או ללקוחות.

בעסק של מענה טלפוני בלבד, למה מופיע עמוד «הסוכנים»?

עמוד «הסוכנים» מופיע לאחר חיבור הטלפון ומציג את סוכני השיחות הטלפוניים.

האם יש הבדל במראה המערכת בין מסלול «פשוט» ל«מתקדם»?

לא. המבנה זהה. מסלול «מתקדם» כולל עד 6 משתמשים, סוכן שני עם ניתוב, שפה נוספת, קטלוג ומלאי מ-Google Sheets וסניפים נוספים.

האם הוספת מענה טלפוני בהמשך יוצרת מערכת נפרדת?

לא. המוצרים פועלים באותה מערכת, ועמודי הטלפון מצטרפים ישירות לתפריט הקיים.

האם העוזר יכול לבצע פעולות שחבר צוות אינו מורשה לבצע בעצמו?

לא. העוזר פועל לפי הרשאות המשתמש המחובר, ומאפשר לחבר צוות לבצע פעולות של העבודה היומית בלבד.