השבוע הראשון: בעלים ומנהלים

בקצרה

סדר פעולות מומלץ לשבוע הראשון של בעלי ומנהלי העסק במערכת של «אוטומציות AI». המסלול מסייע לחבר ערוצים, ללמד את הסוכן, להזמין את הצוות ולהפעיל את המענה בצורה מדורגת. הסוכן אינו עונה ללקוחות לפני שאתם לוחצים «פרסום לסוכן» ומפעילים את המענה בעצמכם.

מה אפשר לעשות כאן

המערכת מרכזת עבור בעלי העסק והמנהלים את כל שלבי ההקמה והבקרה:

• הגדרה ראשונית וחיבור וואטסאפ: מזינים את פרטי העסק ומשלימים את ארבעת שלבי ההקמה הכוללים חיבור מספר, הוספת ידע, בדיקה והפעלה (ראו רשימת ההקמה וכן חיבור מספר וואטסאפ).
• הזנת ידע ושעות פעילות: עמוד הידע מחזיק את תיאור העסק, שעות הפעילות ורשימת שמות השירותים (ללא שדה מחיר). הסוכן מונחה לעולם לא להמציא מחירים, ומחירים נענים רק מתוך גיליון קטלוג מחובר (ראו עמוד הידע).
• הזמנת הצוות והרשאות: מזמינים עובדים ומנהלים ומגדירים התראות על לידים ומשימות (ראו הזמנת חבר צוות וכן תפקידים והרשאות).
• בדיקה והפעלת המענה: בודקים את תשובות הסוכן ומפעילים מענה אוטומטי (ראו בדיקת הסוכן, בדיקה לפני הפעלה וכן הפעלת הסוכן).
• פערי ידע ובקרה בדשבורד: משיבים על שאלות שהסוכן לא ידע ועוקבים אחר נתוני העסק (ראו היכרות עם הדשבורד).
• סיוע מהעוזר: נעזרים ב-«העוזר» (Ctrl J) לתמונת מצב וביצוע פעולות (ראו היכרות עם העוזר).

מי רואה את זה ומה ההבדל בין המסלולים

ניהול ההקמה והפעלת המענה שמורים לשני תפקידים בלבד:

• «בעלים» ו«ניהול»: מבצעים את ההקמה, עורכים ידע, מפרסמים גרסאות ומפעילים מענה. תפקיד «ניהול» שווה לבעלים במערכות העבודה, אך אינו מחליף אמצעי תשלום, מעביר בעלות או מוחק את העסק. «חבר צוות» עובד בשיחות, לידים, משימות ויומן ללא גישה להגדרות או לידע (ראו השבוע הראשון: חברי צוות).
• מסלולי וואטסאפ («פשוט» ו«מתקדם»): כוללים את הקמת סוכן הוואטסאפ (3 משתמשים בפשוט, 6 במתקדם).
• מענה טלפוני בלבד («אלוף הטלפונים»): פועל באותה מערכת, ללא מספר וואטסאפ, לחצן פרסום, «בדיקת הסוכן» או «בדיקה לפני הפעלה». ההקמה מבוססת על שלבי הטלפון; ימים 1 ו-5 מתקיימים במתכונת טלפונית, וימים 2–4 מתייחסים לרשימת הטלפון. עסק עם שני המוצרים מקבל רשימת הקמה אחת והפעלה אחת.

איפה מתחילים

סדר עבודה מומלץ לשבוע הראשון:

1. יום 1: כניסה למערכת והגדרה ראשונית: מתחברים (ראו כניסה ראשונה) ועוברים סיור היכרות. דף «בית» במערכתפתיחה במערכת מציג «הכל מוכן להגדרה» עד לקביעת שם העסק. בעסק חדש שעוד אין בו פרטים, «הקמה» נפתחת בטופס התחלה: בוחרים תבנית («קבלת פניות», «תיאום פגישות», «סינון לידים» או «שירות ותמיכה»), מזינים פרטים ולוחצים «שמירת הגדרה ראשונית». מחברים מספר ב-«חיבור מספר ה-WhatsApp של העסק» (ראו חיבור מספר וואטסאפ), מעדכנים שירותים ב-«ידע» ושעות ב-«יומן» › «מתי העסק פתוח?» ומחברים גיליון קטלוג אם נדרש מענה על מחירים.
2. יום 2: פרסום גרסה, הזמנת הצוות ובדיקות: לוחצים «פרסום לסוכן» בראש המסך (ראו הפעלת הסוכן; שעות הפעילות נקראות מהגרסה המפורסמת). ב-«משתמשים והרשאות» לוחצים «הזמנת חבר צוות», מזינים «מייל» ו-«תפקיד» (ראו הזמנת חבר צוות; תקף לשבוע). כותבים לסוכן ב-«בדיקת הסוכן» (ראו בדיקת הסוכן), ומריצים «בדיקה לפני הפעלה» › «להתחיל בדיקה» (ראו בדיקה לפני הפעלה; עוברת ב-80% ומעלה; לתיקון לוחצים «לתקן: להוסיף את התשובה הנכונה»).
3. יום 3: הפעלת המענה האוטומטי: ב-«הקמה» › «הפעלת המענה» מאשרים «הפעלה» (דורש גרסה מפורסמת) והסטטוס הופך ל-«המענה האוטומטי מופעל». אם לקוחות פנו כשהמענה כבוי, בוחרים «הסוכן יענה עכשיו» או «טופלו, אין צורך לענות». עוקבים אחר פניות בלשונית «מחכות לכם» ב-«שיחות» וברשימת «דורש טיפול» בבית. שינויים עתידיים נשמרים כטיוטה עד ל-«פרסום לסוכן» הבא.
4. ימים 4–5: פערי ידע והגדרת התראות: ב-«ידע» › «שאלות שהסוכן לא ידע» מזינים ב-«התשובה שלכם» מענה ולוחצים «ללמד את הסוכן» (או «לא צריך»); ניתן להשיב גם בקישור «לשיחה» או בוואטסאפ. ב-«הגדרות» › «התראות לצוות» קובעים מי מקבל התראות («ליד חדש, מעבר שלב, פגישה, סגירה או מילה שבחרתם, לאיש הצוות שבחרתם.»). ב-«העוזר» (Ctrl J) שואלים «מה קרה השבוע עם הלידים?» או «על מה הסוכן לא ידע לענות?», לפי הכלל: «לפני כל פעולה חשובה אכין לכם כפתור, ורק לחיצה עליו מבצעת אותה.». ריכוז הפעולות מוצג ב-«יומן העוזר».
5. סוף השבוע: סקירת נתונים ודוחות: בוחנים בדף הבית את «לידים חדשים השבוע» (השבוע מתחיל ביום ראשון ב-00:00 לפי שעון העסק), «מחכות לתשובה» ו-«פגישות קרובות», ועוברים אל מדריך הדשבורד בקישור «לדשבורד: כל המספרים של העסק, וכל מספר נפתח לרשימה». בעלי העסק מקבלים בריף יומי בערוץ שנבחר בהתראות. בעסק שרכש את הדוח השבועי, הדוח מגיע ביום ראשון ומסכם שיחות, תשובות סוכן והעברות לנציג. שורת ההקמה בבית נעלמת בסיום ההקמה.

שאלות נפוצות

כמה זמן לוקחת ההקמה כולה?

אין משך זמן קבוע. פרסום גרסה אורך דקה או שתיים, בדיקה אוטומטית נמשכת מספר דקות, והזמנה לצוות תקפה לשבוע. כל עסק מתקדם בקצב שלו.

האם חובה לבצע בדיקה לפני הפעלה כדי להפעיל את הסוכן?

הבדיקה היא השלב השלישי מתוך ארבעת שלבי ההקמה ונדרשת להשלמת הרשימה, אך מתג הפעלת המענה דורש רק גרסה מפורסמת אחת בתוקף.

את מי בצוות כדאי להזמין תחילה?

את מי שמטפלים בלקוחות ביומיום בתפקיד «חבר צוות» (שיחות, לידים, משימות ויומן). משימה לאיש צוות שולחת לו התראה בוואטסאפ ובטלפון במועדה; משימה ללא איש צוות מגיעה לבעלים.

האם העוזר יכול להקים את המערכת במקומי?

העוזר יכול להכין הגדרות ולנסח תשובות. פעולות מהותיות כמו פרסום גרסה או הפעלת המענה מוצגות ככרטיס פעולה ומתבצעות רק לאחר לחיצה שלכם על כפתור האישור.

מה עושים אם מפעילים את הסוכן ורוצים לעצור אותו?

נכנסים אל «הגדרות» › «מענה והעברה לנציג» ומכבים את «מענה אוטומטי». מרגע השמירה הסוכן מפסיק להשיב לפניות חדשות.