קבצים שהסוכן שולח

בקצרה

ספריית «קבצים שהסוכן שולח» מאפשרת להעלות תמונות, סרטונים ומסמכים שהסוכן מעביר ללקוחות בוואטסאפ כחלק מהשיחה.

הסוכן שולח קובץ כשהלקוח מבקש אותו או כשהוא עונה לשאלתו, כהודעה נפרדת בשיחה.

לפני שמתחילים

• מי יכול לבצע: תפקידי «בעלים» ו«ניהול» בלבד. לתפקיד «חבר צוות» עמוד «ידע» אינו מופיע בתפריט, ולתפקיד «כספים» העמוד מוצג לקריאה בלבד ללא טופס העלאה או כפתור הסרה.
• מסלולים: פעיל במסלולי «פשוט», «מתקדם» ו«משפחה מנצחת». אינו קיים במענה טלפוני בלבד («אלוף הטלפונים» ללא וואטסאפ).
• הבדל ממסמכי ידע: קבצים אלו נשלחים ישירות ללקוח בוואטסאפ. מסמכים למענה וחיפוש תשובות מנוהלים בנפרד במדריך מסמכים ומקורות לידע.

שלב אחר שלב

העלאת קובץ חדש

1. נכנסים אל «ידע» במערכתפתיחה במערכת תחת קבוצת «העסק והצוות», ומגיעים לחלק «קבצים שהסוכן שולח» (בתצוגה «רגילה» זהו פאנל בעמוד; ב«פוקוס» בלשונית «העסק»; ב«מבט-על» בוחרים «קבצים שהסוכן שולח» ברשימת החלקים; ובטלפון נייד תחת «עוד»).
2. לוחצים «בחירת קובץ» ובוחרים קובץ מהמכשיר (תמונה עד 5MB, סרטון עד 16MB, או מסמך עד 100MB).
3. בודקים את «שם הקובץ כפי שהסוכן יכיר אותו» (מוזן אוטומטית משם הקובץ, עד 160 תווים; מומלץ שם ברור, למשל «מחירון טיפולים 2026»).
4. בשדה «מתי לשלוח אותו» כותבים הנחיה קצרה עבור הסוכן (לא חובה, עד 500 תווים, למשל «כשלקוח שואל על מחירים»).

5. לוחצים «העלאה». בזמן השמירה מוצג «מעלים…», ובסיום מופיעה ההודעה «הקובץ נוסף». הקובץ מופיע ברשימה עם התגית «יגיע לסוכן אחרי פרסום».
6. לוחצים על «פרסום לסוכן» בראש המסך. התגית מתעדכנת ל«הסוכן שולח אותו».

בדיקה והסרה של קבצים

1. לבדיקת קובץ, לוחצים על «צפייה» בשורת הקובץ והוא נפתח בלשונית חדשה.
2. להסרה, לוחצים על סמל האשפה «הסרה: <שם הקובץ>».
3. בחלון האישור «להסיר את «<שם>»? הסוכן לא ישלח אותו יותר.» לוחצים על «הסרה». מוצגת ההודעה «הקובץ הוסר».
4. לוחצים על «פרסום לסוכן» כדי לעדכן את הסוכן.

מה קורה אחר כך

• כשלקוח מבקש קובץ או שואל שאלה שהקובץ עונה עליה, הסוכן שולח אותו כהודעה נפרדת בוואטסאפ לפני הודעות הטקסט שלו.
• מענה של הסוכן כולל עד שלוש הודעות ברצף, וכל קובץ שנשלח נספר כאחת משלוש ההודעות.
• הסוכן שולח רק קבצים מתוך הרשימה שפורסמה, ואינו מציין שקובץ נשלח אלא אם השליחה הצליחה.
• קובץ שהוסר מפסיק להישלח מיד עם פרסום הגרסה המעודכנת.

טיפים

שאלות נפוצות

העליתי מחירון והסוכן אינו שולח אותו. מה הסיבה?

בדקו את התגית לצד הקובץ. אם מופיע «יגיע לסוכן אחרי פרסום», לחצו על «פרסום לסוכן» בראש המסך.

אילו סוגי קבצים נתמכים ומה מגבלות הנפח?

נתמכות תמונות בפורמט JPEG ו-PNG עד 5MB, סרטונים בפורמט MP4 ו-3GP עד 16MB, ומסמכי PDF, Word, Excel, PowerPoint וטקסט עד 100MB.

האם הסוכן יכול לשלוח קובץ שלא בספרייה?

לא. הסוכן שולח אך ורק קבצים שהועלו לספרייה זו ואושרו בפרסום (או מסמכי ידע שקובץ המקור שלהם נשמר במערכת).

כמה קבצים אפשר להעלות לספרייה?

עד 50 קבצים במקביל. כשהספרייה מלאה יש להסיר קובץ ישן לפני העלאת חדש.