מסמכים ומקורות לידע

בקצרה

העלאת מסמכים ומקורות טקסט מאפשרת לסוכן לענות ללקוחות מתוך מחירונים, תקנונים ומפרטים של העסק. הסוכן מחפש בתוך המסמכים ועונה מהקטע שמתאים לשאלה.

קבצים שהסוכן שולח ישירות ללקוחות בוואטסאפ מנוהלים בנפרד, ואינם משמשים לחיפוש תשובות.

לפני שמתחילים

• מי יכול לבצע: משתמשים בתפקידי «בעלים» ו«ניהול». לתפקידי «חבר צוות» ו«כספים» אין הרשאת עריכה בעמוד הידע.
• מסלול: העלאת מסמכים כלולה במסלולי «פשוט» ו«מתקדם», ואין צורך לרכוש תוסף נפרד. הודעה שהאפשרות אינה פעילה במסלול שלכם מופיעה רק במערכת שאין בה הרשאה מתאימה.
• הכרת העמוד: כדאי להכיר קודם את המדריך הידע של העסק.

שלב אחר שלב

העלאת מסמך למאגר

1. נכנסים אל «ידע» במערכתפתיחה במערכת ומגיעים לחלק «מסמכים» (בתצוגת «פוקוס» לוחצים «העלאה» או «ניהול» במדף «מסמכים»; בתצוגת «מבט-על» בוחרים «מסמכים»).
2. לוחצים על «העלאת מסמך» ובוחרים קובץ (PDF, Word כ-DOCX, TXT, Markdown, CSV או JSON, עד 2MB). בזמן הטעינה מוצג «קוראים את המסמך...».

3. בסיום מופיעה ההודעה «הקובץ נוסף למקורות», והמסמך מופיע ברשימה עם שמו, נפח הטקסט ומספר הקטעים.
4. לוחצים על «פרסום לסוכן» בראש המסך (הכפתור מופיע בפס העליון כשיש «שינויים מחכים לפרסום»), ומאשרים בחלון האישור שנפתח. המסמך נכנס לפעולה רק לאחר פרסום הגרסה.

השהיה או מחיקה של מסמך

1. להשהיית השימוש במסמך מבלי למחוק אותו, מכבים את המתג «זמין לסוכן».
2. למחיקה לצמיתות, לוחצים על «הסרה». המסמך נמחק מיד.
3. לוחצים על «פרסום לסוכן» לעדכון השינויים.

הוספת מקור ידע בטקסט

1. בחלק «מקורות ידע», לוחצים על «מקור חדש».
2. בוחרים בסוג המקור: «טקסט מאושר», «קטע מאתר» או «פריט קטלוג».
3. ממלאים «כותרת» (או «שם הפריט»), עבור אתר מזינים «כתובת המקור (HTTPS)», ומדביקים את הטקסט בשדה «תוכן מאושר» (או «עובדות פריט מאושרות»).
4. לוחצים על «הוספה למאגר».
5. לחלופין, לוחצים על «ייבוא קובץ טקסט» להעלאת קובץ קצר (בקידוד UTF-8, עד 20KB).
6. לוחצים על «פרסום לסוכן».

מה קורה אחר כך

• מסמך שהועלה נשמר כטקסט ומחולק לקטעים של עד 1,200 תווים.
• בעת לחיצה על «פרסום לסוכן», קטעי המסמך נכנסים לגרסה הפעילה.
• כאשר לקוח שואל שאלה, הסוכן מחפש במסמכים לפי שורשי מילים בעברית ועונה מהקטע המתאים.
• מקור ידע בטקסט נכנס לידע של הסוכן כפי שנכתב, לאחר פרסום. מקורות אינם מחולקים לקטעים, אך חיפוש הידע של הסוכן מחפש בהם לצד קטעי המסמכים, והם אינם נכללים תמיד באופן אוטומטי.
• מסמך או מקור שכובה נשאר שמור אך אינו משמש למענה.

שאלות נפוצות

האם הסוכן יכול לקרוא מסמך סרוק כתמונה?

לא. מסמך סרוק אינו מכיל טקסט קריא. יש להעלות קובץ שנשמר מתוך Word או ממערכת העסק.

אילו קבצים נתמכים ומה המגבלות?

נתמכים קובצי PDF, Word (DOCX), TXT, Markdown, CSV ו-JSON, עד 2MB לקובץ. המאגר מוגבל ל-500 מסמכים ועד 5MB טקסט. קובצי PDF מוגבלים ל-2,000 עמודים.

האם הסוכן שולח את המסמך עצמו ללקוח?

לא. מסמכים נועדו לחיפוש תשובות בלבד. לשליחת קבצים ללקוחות משתמשים בחלק קבצים שהסוכן שולח.

העליתי מסמך והסוכן אינו משתמש בו. מה הסיבה?

בדקו שלחצתם על «פרסום לסוכן», שהמתג «זמין לסוכן» פעיל, ושאין הודעה שהאפשרות אינה פעילה במסלול שלכם.

כיצד מחליפים מסמך ישן בחדש?

לוחצים על «הסרה» לצד הישן, מעלים את החדש, ולוחצים על «פרסום לסוכן». המערכת חוסמת קבצים זהים ככפולים.