דוח שבועי ויומן פעילות

בקצרה

המערכת כוללת שני כלי בקרה ומעקב נפרדים:

1. הדוח השבועי: סיכום מרוכז במסך הבית של מענה הסוכן בשבוע החולף, כולל שיחות שהועברו לנציג ומדגם של תשובות הסוכן.
2. יומן פעילות: רישום מובנה בהגדרות המתעד מי ביצע כל פעולה במערכת ומתי, לצורכי בקרה ואבטחה, ללא שמירת תוכן ההודעות.

הדוח השבועי במסך הבית

הדוח השבועי מסכם את פעילות הסוכן בשבוע המלא האחרון (מיום ראשון בשעה 00:00 עד יום ראשון הבא בשעה 00:00, לפי אזור הזמן של העסק). הוא נוצר פעם בשבוע באופן אוטומטי, בריצה השעתית הראשונה לאחר סיום השבוע.

הדוח מוצג ישירות במסך «בית» במערכתפתיחה במערכת:

• בתצוגה «רגילה»: הפאנל מופיע מתחת לקיצורי הדרך ומעל «הלידים האחרונים».
• בתצוגות «פוקוס» ו«מבט-על»: הפאנל מופיע כבלוק התחתון במסך הבית.
• בטלפון נייד: הפאנל מופיע במסך הבית, הנגיש דרך הסמל הראשון בסרגל התחתון («בית»).

מבנה הדוח השבועי

הפאנל נושא את הכותרת «הדוח השבועי · {dd/mm/yyyy}–{dd/mm/yyyy}» ומכיל את החלקים הבאים:

• ארבעת מספרי הסיכום: שורה המציגה «{N} שיחות · {N} תשובות של הסוכן · {N} הועברו לנציג · {N} בלי מענה».
• «איפה הסוכן עצר»: מופיע רק כאשר היו שיחות שהועברו לנציג או נותרו ללא מענה. בכל שורה מוצג שם הלקוח וסיבת העצירה («{name} — הועבר לנציג: {reason}» או «{name} — לא נענה») לצד ציטוט מילותיו של הלקוח.
• «מה הסוכן ענה»: מדגם של עד 40 שיחות מאותו שבוע, עם עד 3 חילופי דברים בכל שיחה («לקוח: «…»» מקוצר עד 300 תווים, ו-«סוכן: «…»» מקוצר עד 500 תווים).
• שבוע ללא פעילות: אם לא נרשם מענה, מוצגת ההודעה «באותו שבוע הסוכן לא ענה על פניות.».

הדוח מציג תמיד את השבוע האחרון שהסתיים. שיחות והודעות בדיקה אינן נכללות בדוח. אם ליד נמחק מהמערכת, שורות השיחה שלו יוסרו מהדוח, אך מספרי הסיכום הכוללים יישמרו. בעסק חדש, הדוח הראשון יופיע ביום ראשון שלאחר השבוע המלא הראשון.

הודעת הדוח השבועי לצוות

בנוסף להצגת הדוח במסך הבית, בעלי העסק מקבלים פעם בשבוע הודעה ייעודית עם ארבעה נתוני סיכום (פניות, לידים חדשים, פגישות ועסקאות שנסגרו) וקישור ישיר למערכת (ראו דוחות שנשלחים מהדשבורד).

ההודעה נשלחת בערוץ שנבחר עבור הסיכום היומי («התראה בטלפון», «מייל» או «וואטסאפ»). ניתן להפעיל או לבטל את קבלת ההודעה:

1. פותחים את «התראות לצוות» בהגדרותפתיחה במערכת.
2. תחת קבוצת השדות «דוחות שנשלחים», מסמנים או מבטלים את תיבת הבחירה «הדוח השבועי» («בתחילת כל שבוע: קישור לדשבורד של השבוע שעבר, עם מספר הפניות, הלידים החדשים, הפגישות והעסקאות שנסגרו.»).
3. לוחצים על «שמירה» לשמירת השינויים.

יומן פעילות בהגדרות

סעיף «יומן פעילות» בהגדרותפתיחה במערכת ממוקם בקבוצת «גרסאות ופעילות». מטרת היומן היא מעקב ובקרה: «כאן נרשם מי עשה כל פעולה ומתי, בלי תוכן ההודעות».

המערכת מתעדת את כל הפעולות באופן אוטומטי. לא ניתן לערוך, לשנות או למחוק רשומות מהיומן.

מה מופיע ביומן הפעילות

היומן מציג את 12 הפעולות האחרונות שבוצעו בעסק, מהחדשה לישנה ביותר:

• תיאור הפעולה: שורה מודגשת המתארת את הפעולה שבוצעה במערכת.
• פרטי המבצע והמועד: מציג «{who} · dd/mm/yyyy hh:mm» עם רווח וללא פסיק (במסך מימין לשמאל השעה מופיעה משמאל לתאריך), לפי אזור הזמן של העסק.
• מספר גרסה: באירועי שחזור או פרסום גרסה מצוין גם «גרסה {N}».

אירועי בדיקה טכניים של מפעילים מוסתרים מהיומן. במסך זה אין אפשרות חיפוש, סינון, ייצוא נתונים או דפדוף מעבר ל-12 הפעולות האחרונות. אם היומן עדיין ריק מוצגת ההודעה «עוד אין פעולות ביומן.», ובזמן טעינה מוצג «טוען…». במקרה של תקלה בטעינה מוצגת ההודעה «לא הצלחנו לטעון את היסטוריית הגרסאות».

מי ביצע את הפעולה

עמודת המבצע מציגה את הגורם האחראי לשינוי:

• אנשי צוות: «אתם» (המשתמש המחובר), שמו של איש הצוות, או «מישהו מהעסק» אם השם אינו מוגדר.
• צוות ותשתיות: «אוטומציות AI» עבור פעולות הקמה, תשתית או סיוע מצוות התמיכה.
• סוכנים ורכיבי מערכת: «הסוכן», «הסוכן הקולי», «הדוח השבועי», «המעקב האוטומטי», «התזכורות האוטומטיות», «המשוב האוטומטי», «טופס המשוב», «התראות המלאי», «שליחת הקמפיינים», «קריאת השעות האוטומטית», או «המערכת».

פעולות מתועדות לדוגמה

רשימת הפעולות ביומן כוללת בין היתר:

• הגדרות וסוכן: «הסביבה נוצרה», «הגדרות עודכנו», «המענה האוטומטי הופעל או כובה», «שם הסוכן עודכן», «הטון של הסוכן עודכן», «משפט הפתיחה של הסוכן עודכן».
• גרסאות: «שוחזרה גרסה», «גרסה פורסמה», «פרסום לא עבר את הבדיקות».
• ידע ויומן: «נוספה תשובה למאגר», «תשובה במאגר עודכנה», «נוסף מקור ידע», «היומן חובר», «שעות הפעילות עודכנו».
• לידים ושיחות: «נוצר ליד», «ליד עבר לשלב אחר», «ליד הוסר מהרשימה», «לידים יוצאו לקובץ», «נקבעה פגישה», «פגישה בוטלה», «נוצרה משימה», «נשלחה הודעה», «שיחה הועברה לנציג», «השתנה מי שמטפל בשיחה».
• דוחות ותפריט: «הדוח השבועי מוכן», «נשלחה הודעה על הדוח השבועי», «הודעה על הדוח השבועי לא נשלחה», «התפריט של העסק סודר מחדש».

הרשאות ומסלולים

• הרשאות תפקידים:
  • הדוח השבועי במסך הבית: גלוי לבעלי תפקידי «בעלים», «ניהול» ו«חבר צוות». משתמשים בתפקיד «כספים» רואים את המספרים בלבד, ללא שמות לקוחות וללא טקסט ההודעות.
  • יומן פעילות והגדרות הדוח: סעיף «יומן פעילות»פתיחה במערכת ושינוי הגדרות הדוחות נגישים לבעלי תפקידי «בעלים» ו«ניהול» בלבד. לבעלי תפקיד «חבר צוות» אין גישה לעמוד «הגדרות».
• מסלולים:
  • הדוח השבועי ויומן הפעילות כלולים במסלולי «פשוט», «מתקדם» ובחבילת «משפחה מנצחת».
  • בעסקים עם מסלול «אלוף הטלפונים» בלבד (מענה טלפוני ללא סוכן וואטסאפ), סעיף «דוח שבועי» אינו מוצג, אך «יומן פעילות» נשאר פעיל בהגדרות תחת «גרסאות ופעילות».
  • אם הדוח השבועי אינו פעיל במסלול שלכם, מוצגת בסעיף «דוח שבועי» השורה «הדוח השבועי כלול בכל מסלול של Agent OS, אבל לא פעיל במסלול שלכם. מעדכנים את המסלול בחנות.».

שאלות נפוצות

מתי מופק הדוח השבועי ואיזה שבוע הוא מסכם?

הדוח מופק בכל יום ראשון (בריצה השעתית הראשונה שלאחר חצות) ומסכם שבוע מלא מיום ראשון ב-00:00 עד יום ראשון ב-00:00 לפי אזור הזמן של העסק. בעסק חדש, הדוח הראשון יופיע ביום ראשון שלאחר השבוע המלא הראשון.

איפה קוראים את הדוח השבועי?

הדוח מוצג במסך «בית» במערכתפתיחה במערכת. סעיף «דוח שבועי» בהגדרותפתיחה במערכת מציג שורת הסבר בלבד ואין בו נתונים לקריאה או הגדרות לשינוי.

האם אפשר לצפות בדוחות של שבועות קודמים במסך הבית?

לא. מסך הבית מציג תמיד את הדוח העדכני ביותר בלבד עבור השבוע האחרון שהסתיים.

האם יומן הפעילות שומר את תוכן הודעות הוואטסאפ של הלקוחות?

לא. יומן הפעילות נועד לבקרת שינויים ומערכת בלבד («כאן נרשם מי עשה כל פעולה ומתי, בלי תוכן ההודעות»). תוכן השיחות מנוהל בנפרד בתיבת השיחות.

למה מופיעות ביומן פעולות של «אוטומציות AI»?

פעולות הקשורות בהקמת הסביבה, עדכוני תשתיות או פעולות שבוצעו לבקשתכם על ידי צוות התמיכה מתועדות תחת השם «אוטומציות AI».

האם חברי צוות יכולים לצפות ביומן הפעילות?

לא דרך ממשק המערכת. עמוד «הגדרות» וסעיף «יומן פעילות» פתוחים לבעלי תפקידי «בעלים» ו«ניהול» בלבד.