הדוחות שנשלחים אליכם

בקצרה

המערכת שולחת אליכם סיכומים ודוחות שוטפים ישירות, כדי שתוכלו להישאר מעודכנים בלי להיכנס לדשבורד בכל פעם מחדש. כל המספרים בדוחות מבוססים על נתוני «דשבורד» וזהים להם לחלוטין.

ארבעה סוגי עדכונים נשלחים אליכם ואל הצוות: סיכום יומי של פעילות העסק, דוח שבועי מרוכז, סיכום חודשי וסיכום יומי אישי לחברי צוות. בנוסף, המערכת מפיקה תקציר שיחות שבועי הכולל ציטוטים מתוך השיחות עם הלקוחות.

ארבעת הדוחות והסיכומים

1. הסיכום של העסק (יומי): נשלח פעם ביום בשעת פתיחת העסק שלכם. הוא מציג את הלידים החדשים שנכנסו, לידים שלא טופלו בזמן ותשלומים שממתינים לאישורכם. אם לא נרשמה כל פעילות באותו יום, לא תישלח הודעה.
2. הדוח השבועי: נשלח בתחילת כל שבוע (ביום ראשון, ומסכם שבוע מלא מיום ראשון עד שבת). הדוח כולל קישור ישיר לדשבורד של השבוע שחלף וארבעה נתונים עיקריים: פניות חדשות, לידים חדשים, פגישות שנקבעו ועסקאות שנסגרו.
3. סיכום החודש: נשלח בימים הראשונים של החודש עבור החודש שהסתיים. הוא משווה את הנתונים לחודש הקודם וליעדים שהגדרתם, ומציג לידים חדשים, פגישות, עסקאות שנסגרו, שווי עסקאות ועמידה ביעדים. בחודש שבו לא נרשמה פעילות, הסיכום אינו נשלח.
4. הסיכום שלך (סיכום יומי אישי לחבר צוות): מיועד לאנשי צוות שמוגדרים במערכת. הוא מגיע בכל יום עבודה ומציג לעובד רק את הפעילות שמשויכת אליו: לידים חדשים שלו, לידים שלו שלא טופלו בזמן, שיחות שממתינות לו ומשימות באיחור. אם כל ארבעת המדדים עומדים על אפס, לא נשלחת הודעה.

הגדרת הדוחות והשליחה

הפעלת הדוחות ובחירת הנמענים נעשות מתוך «הגדרות»פתיחה במערכת על ידי משתמשים בתפקיד «בעלים» או «ניהול»:

1. נכנסים אל «הגדרות»פתיחה במערכת ובוחרים «התראות לצוות» (תחת הקבוצה «צוות והרשאות»).
2. גוללים לחלק «דוחות שנשלחים» בתחתית המסך.

3. מסמנים או מבטלים את תיבות הסימון לפי רצונכם:
   • «הדוח השבועי» — קישור לדשבורד וארבעת המדדים המרכזיים של השבוע שעבר.
   • «הסיכום החודשי» — נתוני החודש שהסתיים מול החודש הקודם ומול היעדים.
4. כדי לשלוח סיכום אישי לעובדים, עוברים לחלק «סיכום יומי אישי לאנשי הצוות» ומסמנים את שמות אנשי הצוות הרצויים.
5. לוחצים על הכפתור «שמירה». לאחר הלחיצה מוצג הכיתוב «נשמר».

באיזה ערוץ הדוחות נשלחים?

כל הדוחות והסיכומים נשלחים בערוץ שנקבע עבור הסיכום היומי:

• במסך «התראות לצוות», בשדה «הסיכום היומי נשלח ב», בוחרים אחת מבין שלוש האפשרויות: «וואטסאפ», «התראה בטלפון» או «מייל».
• כאשר בוחרים «וואטסאפ», המערכת מנסה לשלוח תחילה הודעת וואטסאפ. אם השליחה אינה מתאפשרת, היא מנסה לשלוח התראה בטלפון ולאחר מכן מייל. בבחירת אפשרויות אחרות, הערוץ שנבחר מקבל עדיפות ראשונה.
• לסיום לוחצים «שמירה».

תקציר השיחות השבועי

נוסף על הדוחות הישירים, המערכת מכינה פעם בשבוע תקציר של מענה הסוכן. התקציר מופיע בעסקים שכלולים בהם ניטור השיחות והדוח השבועי:

• התקציר מופיע ב«בית» תחת הכותרת «הדוח השבועי · <תאריכים>», וכן בלשונית «שיחות ומענה» בדשבורד תחת «מה הסוכן ענה».
• הוא מרכז את כמות השיחות, מספר התשובות שנתן הסוכן, כמה שיחות הועברו לנציג וכמה שיחות נותרו ללא מענה.
• בחלק «איפה הסוכן עצר» מפורטות שיחות שהועברו לנציג או לא נענו, לצד ציטוט דברי הלקוח. בחלק «מה הסוכן ענה» מוצגות דוגמאות לשיח בין הלקוח לסוכן.

שאלות נפוצות

מי מקבל את הדוח השבועי ואת סיכום החודש?

הדוחות נשלחים למשתמשים בתפקיד «בעלים». אם אין בעלים פעיל במערכת, הדוחות נשלחים למשתמשים בתפקיד «ניהול».

האם חברי הצוות מקבלים את נתוני כל העסק?

לא. חבר צוות מקבל רק את «הסיכום שלך», הכולל אך ורק את הלידים, השיחות והמשימות האישיות שלו, ורק אם סימנתם את שמו בהגדרות תחת «סיכום יומי אישי לאנשי הצוות». חברי צוות אינם חשופים להגדרות ההתראות.

למה לא קיבלתי דוח שבועי השבוע?

אם העסק נפתח לאחרונה, הדוח השבועי הראשון יישלח ביום ראשון שלאחר השבוע המלא הראשון לפעילות. הדוח השבועי נשלח גם כשלא הייתה פעילות חדשה (עם הנוסח «השבוע (<תאריכים>): לא היו פניות חדשות.»). רק הסיכום היומי וסיכום החודש אינם נשלחים בימים או בחודשים שבהם לא נרשמה כל פעילות.

לאן מוביל הקישור שבדוח השבועי?

הקישור שבהודעה פותח ישירות את לשונית «שיחות ומענה» בדשבורד, כשהיא מסוננת בדיוק לתאריכי השבוע שנסקר בדוח.