משפך, צנרת ואיכות נתונים

בקצרה

בלשונית «סקירה» ב«דשבורד» במערכתפתיחה במערכת מוצגים ארבעה כרטיסים שמרכזים את תמונת המצב של הלידים והעסקאות: «המשפך», «צנרת ותחזית», «איכות הנתונים» ו«למה לא נסגר». כל כרטיס נבנה ישירות מתוך השלבים, השדות וסיבות ההפסד שהוגדרו ב-CRM שלכם, ומציג את שמות השלבים והנתונים של העסק.

כרטיס «המשפך»

כרטיס «המשפך» מציג שורה לכל תחנה במסלול המכירה של העסק:

• השלבים המוצגים: שלב הכניסה הראשון ב-CRM, אחריו כל השלבים הפתוחים לפי הסדר שהגדיר הבעלים, שלבי הפגישות, ולבסוף כל שלבי הזכייה יחד כתחנה אחרונה. שלב הפסד («לא נסגר») לעולם אינו תחנה במשפך. כאשר שלב מאחד בתוכו כמה שמות, הם מוצגים עם קו מפריד (« / »).
• ליד כל שלב מופיעים מספר הלידים שהגיעו אליו, ומהשלב השני ואילך גם האחוז שעבר: «N% מהשלב הקודם».

למשפך שני מצבי ספירה, והמעבר ביניהם נעשה בלחיצה על הכפתור בראש הכרטיס (שמציג את שמו של המצב השני):

1. «לידים שנוצרו בתקופה» (ברירת המחדל): סופר לידים שנפתחו בטווח התאריכים שנבחר. עבור כל שלב, המשפך סופר לידים שנקודת השיא שלהם בהיסטוריה הגיעה לשלב הזה או עברה אותו. לכן במצב זה המשפך לעולם אינו מתרחב: כל עמודה קצרה מהקודמת או שווה לה. כותרת המשנה מציגה: «הלידים שנוצרו בתקופה, וכמה מהם הגיעו לכל שלב עד היום».
2. «כניסות לשלבים בתקופה»: סופר כמה לידים עברו בפועל לתוך כל שלב במהלך התקופה שנבחרה. במצב זה שלב מאוחר יכול להכיל יותר כניסות משלב מוקדם, ולכן לא מוצג אחוז מהשלב הקודם, והעמודות משורטטות ביחס לשלב הארוך ביותר. כותרת המשנה מציגה: «כמה לידים נכנסו לכל שלב בתוך התקופה».

לחיצה על כל שורה במשפך פותחת רשימה צדדית עם הלידים המדויקים מאחורי המספר («המשפך · <שם השלב>»). אם מעקב המעברים ב-CRM הופעל לאחר תחילת התקופה, תופיע הערה: «נתוני מעבר בין שלבים נאספים מ-dd/mm/yyyy · לפני כן נספר כל ליד לפי השלבים שנרשמו לו מאז».

בדוח «עשרת הדוחות» («לידים ומכירות») שני המצבים מוצגים זה לצד זה כשני כרטיסים נפרדים: «המשפך» ו«תנועה בין שלבים».

כרטיס «צנרת ותחזית»

הכרטיס מרכז צפי סגירות עתידיות לפי חודש, עם כותרת המשנה: «צפי סגירות לפי חודש, משוקלל לפי הסיכוי של כל שלב · אינדיקציה בלבד».

בראש הכרטיס שלושה מונים של מצב הלידים ברגע זה («עכשיו»):

• «שווי פתוח»: סכום שווי העסקה של כל הלידים הפתוחים עכשיו (לידים שלא הוזן להם שווי לא נספרים).
• «שווי משוקלל»: שווי כל ליד פתוח כפול אחוז הסיכוי שהוגדר לשלב שלו ב-«הגדרות ה-CRM». שווי זה מוגדר כאינדיקציה בלבד.
• «לידים פתוחים»: לידים שנמצאים כעת בשלב פתוח או בשלב של פגישה.

מתחת למונים מוצגות עמודות לפי חודש הסגירה הצפוי (בפורמט MM/YYYY, למשל «11/2026»), המחושבות רק עבור לידים פתוחים שהוזן להם שווי כספי. לצידן מוצגות עמודות מיוחדות:

• «באיחור»: לידים עם שווי שתאריך הסגירה הצפוי שלהם היה לפני החודש הנוכחי.
• «בלי צפי סגירה»: לידים פתוחים שיש להם שווי אך לא הוגדר להם תאריך סגירה משוער.

השוואה לתקופה קודמת מופיעה רק ממועד תחילת השמירה היומית של נתוני השווי במערכת; לפני כן מצוין: «אין השוואה לתקופה הקודמת: מספרי «עכשיו» נשמרים כל יום מ-dd/mm/yyyy» או «ההשוואה לתקופה הקודמת תופיע מחר».

כרטיס «איכות הנתונים»

כרטיס זה בודק את תקינות המידע מתוך הלידים הפתוחים בלבד, עם כותרת המשנה: «מתוך N הלידים הפתוחים: כמה חסרים בכל שדה חשוב» (או «אין לידים פתוחים» כאשר אין כאלה).

הכרטיס מציג שורות באחוזים מעוגלים:

• ««<שם השדה>» ריק»: אחוז הלידים הפתוחים שבהם חסר שדה חובה או שדה שמוגדר להצגה בטבלאות.
• «בלי אחראי»: לידים פתוחים שלא שויכו לאף חבר צוות.
• «מקור שאינו ברשימת המקורות»: לידים שהמקור שלהם אינו מופיע ברשימת המקורות הרשמית של העסק (מוצג רק כאשר ישנם לידים כאלה).

כאשר מזוהים לידים דומים, מופיע קישור בתחתית הכרטיס: «לידים שנראים כפולים: N». לחיצה על הקישור מציגה את החשודים ככפילויות (אותו טלפון, מייל, שם וחברה, או ערך ייחודי זהה, שלא סומנו מראש כ«לא כפילות»). הטיפול והאיחוד נעשים ב«לידים» ← «⋯» ← «כפילויות» (ראו כפילויות ומיזוג).

כרטיס «למה לא נסגר»

הכרטיס מראה אילו לידים לא נסגרו ומה הסיבות לכך, ומציג שורות לפי סיבות ההפסד שהוגדרו בעסק (או «בלי סיבה» ללידים ללא פירוט).

• לידים נספרים כאן כאשר הם נמצאים כעת בשלב הפסד ועברו אליו במהלך התקופה הנבחרת.
• כותרת המשנה מציינת: «ליד אחד לא נסגר בתקופה» או «N לידים לא נסגרו בתקופה» (וכאשר אין כאלה: «אף ליד לא סומן כלא רלוונטי בתקופה»).
• לחיצה על שם הכרטיס מובילה ישירות לדוח «לידים ומכירות».

בדוח «לידים ומכירות» מופיעים מדדים משלימים נוספים:

• «אחוז סגירה»: הדשבורד מציג אחוז סגירה מתוך הלידים שנוצרו בתקופה, ואילו הדוח מציג גם אחוז סגירה מתוך כל העסקאות שהוכרעו בפועל בתקופה (זכייה או הפסד), לצד טבלאות לפי מקור הגעה ולפי אחראי.
• «כמה זמן לקח לסגור»: פילוח משך הזמן מיצירת הליד ועד לסגירתו בעמודות: «עד שבוע», «8–14 ימים», «15–30 ימים», «31–60 ימים», «61–90 ימים», «יותר מ-90 ימים».

הבדלים בין תצוגות והרשאות

• תצוגה רגילה ומבט-על: הכרטיסים מופיעים ברצף הדשבורד וניתן לסנן אותם לפי מסנני לידים (מקור, שלב, אחראי, שדות מותאמים). מסנני שיחות אינם משפיעים עליהם, ובמקרה כזה מופיע הכיתוב «לא לפי המסננים: …».
• תצוגת פוקוס: ארבעת הכרטיסים אינם מוצגים ככרטיסים עצמאיים. במקומם מופיעות תשובות לשאלות ממוקדות: «כמה הפכו לפגישה ולעסקה?» ו-«למה לא נסגר?» (עם ציון הסיבה הנפוצה ומספר הלידים), לצד קישור לדוח המלא.
• שימוש מהטלפון: הכרטיסים מסודרים בטור אחד, ועמודות המשפך מוצגות כשורות זו תחת זו.
• הרשאות צפייה: תפקידי «בעלים» ו«ניהול» רואים את נתוני כל העסק. הדשבורד של בעל תפקיד «חבר צוות» נפתח כברירת מחדל על נתוני הלידים שבאחריותו («שלי»), אך הוא יכול לעבור לנתוני «כל העסק» אלא אם הבעלים או הניהול הפעילו בהגדרות ה-CRM את האפשרות «אנשי צוות רואים רק את הלידים שלהם» (אפשרות הכבויה כברירת מחדל). שווי העסקאות בכרטיסים אלה גלוי לחבר צוות מכיוון שמדובר בנתוני שווי מתוך כרטיסי הליד עצמם.

שאלות נפוצות

למה השלבים במשפך לעולם לא מתרחבים במצב הרגיל?

במצב «לידים שנוצרו בתקופה», ליד שהגיע לשלב מתקדם נספר אוטומטית גם בכל השלבים שקדמו לו, גם אם דילג עליהם בפועל. לכן כל שלב במשפך יכול להכיל לכל היותר את כמות הלידים של השלב שלפניו.

למה מספר העסקאות שנסגרו בחודש שעבר ירד פתאום?

אם ליד שסומן כזכייה בחודש שעבר נפתח מחדש בתקופה מאוחרת יותר, הוא יוצא משלבי הזכייה של כל התקופות בעבר, ומספר הלידים שנסגרו מתעדכן כלפי מטה בהתאם.

למה «שווי שנסגר» שונה מהסכום שרשום כרגע בכרטיס הליד?

הסכום של «שווי שנסגר» מקפיא את שווי העסקה ברגע המדויק שבו הליד הועבר לשלב זכייה. עדכונים שנרשמו בשדה השווי לאחר הסגירה אינם משנים את הסכום ההיסטורי שנשמר בדוח.

מה המשמעות של «אינדיקציה בלבד» בצנרת ותחזית?

השווי המשוקלל מוכפל באחוזי הסיכוי שהוגדרו לכל שלב ב-CRM. מדובר בהערכה מתמטית שמטרתה לסייע בתכנון ובמעקב, ולא בהתחייבות להכנסה בפועל.

למה מופיעה עמודה של «בלי צפי סגירה»?

לידים פתוחים שיש להם שווי כספי אך לא נקבע להם תאריך סגירה משוער עדיין מייצגים פוטנציאל הכנסה. העמודה מציגה את הסכום המשוקלל של לידים אלה כדי שלא ייגרעו מתמונת הצנרת הכללית.

אילו לידים מזוהים כחשודים ככפולים ב«איכות הנתונים»?

המערכת מזהה לידים כחשודים כאשר יש ביניהם התאמה במספר הטלפון, בכתובת המייל, בשילוב של שם וחברה, או בערך זהה בשדה ייחודי שהוגדר ב-CRM, למעט לידים שסומנו ידנית כ«לא כפילות».