עשרת הדוחות

בקצרה

בלשוניות לצד «סקירה» בדשבורד תמצאו עשרה דוחות ממוקדים לכל תחום פעילות בעסק. רואים רק את הדוחות של מה שהעסק רכש: בעסק עם טלפון בלבד אין «הסוכן», «כסף», «אוטומציות» ו«שימוש», ובעסק בלי טלפון אין «טלפון». כל דוח מרכז כרטיסי נתונים, גרפים וטבלאות לתקופה שבחרתם, מאפשר לחתוך את המידע עם «פירוק לפי», לייצא קובץ לקריאה בתוכנות גיליון אלקטרוני ולהדפיס.

הכלים המשותפים בדוחות

בכל הדוחות פועלים אותם כלים בראש העמוד ובכרטיסים:

• «פירוק לפי»: תפריט בחירה מעל הכרטיסים שמאפשר לחתוך את הנתונים לפי זווית נוספת. התפריט מופיע בשמונה דוחות (כולם מלבד «מקורות ופרסום» ו«שימוש»). אפשרויות הבחירה כוללות: «מקור» (ברירת המחדל), «קמפיין», «אחראי», «שלב», «מי יצר», ובעסקים עם שיחות וואטסאפ גם «ערוץ», «קו» ו«סוכן». בנוסף מופיעים שדות מותאמים אישית מסוג בחירה, בחירה מרובה, כן/לא ואיש צוות. כותרת הכרטיס או הטבלה מתעדכנת בהתאם לחיתוך שנבחר ב«פירוק לפי» (למשל «לפי מקור» כברירת מחדל).
• «הורדת CSV»: כפתור בראש העמוד המוריד קובץ בשם dashboard-<report>-<from>-<to>.csv לפתיחה בתוכנות כמו Excel. הקובץ שומר על התקופה, ההשוואה, המסננים והפירוק שנבחרו, וכולל יחידות מידה בעמודות. כל ייצוא נרשם ביומן הפעילות של המערכת.
• «הדפסה»: כפתור המכין את הדוח להדפסה או לשמירה כקובץ PDF: כרטיס אחד בכל עמוד, עם כותרת, תקופה ומסננים, וללא כפתורי הניהול והתפריטים.
• «הצמדה לסקירה»: סמל סיכה על כל כרטיס בדוח, המאפשר להצמיד עד 6 כרטיסים נבחרים ישירות לתחתית לשונית «סקירה». אחרי ההצמדה הסמל נקרא «הסרה מהסקירה», ולחיצה עליו מסירה את הכרטיס.
• «לשאול את העוזר»: סמל בועת שיחה על כל כרטיס הפותח את העוזר עם שאלה מנוסחת על נתוני הכרטיס (הסמל לא מופיע בעסק עם מענה טלפוני בלבד).

פירוט עשרת הדוחות

1. «לידים ומכירות»: מרכז את תנועת הלידים והעסקאות. כולל את כרטיס «המספרים» (עם נתונים כמו «לידים חדשים», «נסגרו», «שווי שנסגר», «לא נסגרו», שני חישובי «אחוז סגירה», «זמן תגובה לליד חדש», «עמידה בזמן תגובה», «לידים פתוחים», «לידים שלא טופלו בזמן» ו«לידים תקועים»), את «המשפך», «תנועה בין שלבים» וטבלת «לפי מקור» (משתנה עם «פירוק לפי»). בדוח זה מופיעים כרטיסי «מהירות תגובה לפי מקור» ו«מהירות תגובה לפי אחראי», שמציגים את חציון זמן התגובה ואת שיעור המענה בזמן (ברירת המחדל היא מענה תוך 60 דקות בשעות הפעילות). הקישור «הלידים הפתוחים שחורגים עכשיו מזמן התגובה» מוביל ללידים שממתינים כעת. בנוסף מופיעים כרטיסי «למה לא נסגר», «מי יצר את הלידים» ו«הסכמה להודעות».

2. «מקורות ופרסום»: מציג מהיכן מגיעים הלידים ואילו אפיקים מניבים עסקאות. כולל את «איכות הלידים לפי מקור», «לפי קמפיין», «פרטי UTM» ו«קישורים וקודי QR». עסקים שקולטים נתוני מודעות רואים גם את הכרטיס «לפי מודעה», שבו ניתן לבחור בתפריט «לפי איזו מודעה לספור» בין «הפנייה הראשונה» לבין «כל פנייה ממודעה». אם לא הוזנו הוצאות פרסום ביעדים והוצאות, מופיעה תזכורת להזין אותן כדי לראות עלויות לליד ולעסקה.

3. «שיחות ומענה»: מציג את נפח השיחות, זמני המענה ועומסי התקשורת בוואטסאפ. כולל נתוני «פניות חדשות», «שיחות פעילות», «הודעות מלקוחות», «תשובות של הסוכן», «תשובות של הצוות», מפת חום של «באילו שעות פונים», כרטיס «למה הודעות לא נמסרו» ו«מה הסוכן ענה». פירוט מלא של דוח זה מופיע במדריך שיחות ומענה.

4. «הסוכן»: בוחן את פעילות הסוכן האוטומטי: כמה שיחות ניהל לבד («הסוכן ענה לבד»), «שיעור העברה לנציג», «זמן תשובה של הסוכן», «שאלות שהסוכן לא ידע», וכרטיס «מה הסוכן עשה» (פעולות כמו «פתח ליד», «קבע פגישה», «תייק מסמך» ועוד). הדוח עוקב גם אחרי איכות המידע בכרטיסים: «שדות שהסוכן מילא», «ערכים של הסוכן שתוקנו» (ערכים שאדם שינה תוך 7 ימים), ו«ערכים שהסוכן מציע ומחכים לכם». לחיצה על «לכל מה שהסוכן עדכן» (מופיע לבעלים ולניהול) פותחת את פיד ה-CRM «מה הסוכן עדכן».

5. «פגישות»: מרכז את תיאום התורים והפגישות ביומן העסק. כולל את כרטיס «המספרים» («פגישות נקבעו», «פגישות שבוטלו», «פגישות קרובות», «לא הגיעו»), חלוקת «פגישות שנקבעו לפי מקור», פילוח «לפי סוג פגישה», «לפי סניף» (בעסקים עם סניפים), מעקב «הגיעו או לא», ותגובות לתזכורות בכרטיס «מה ענו לתזכורת» («אישרו הגעה», «ביקשו לבטל», «ביקשו להזיז»).

6. «צוות ומשימות»: עוקב אחר חלוקת העבודה והעומס בין חברי הצוות. כולל את «משימות פתוחות לפי מקור», טבלת «משימות ושיחות לפי איש צוות» (העמודות «משימות פתוחות», «באיחור» ו«הושלמו בתקופה», וכן עמודות מענה בשיחות: «תשובות בשיחות», «שיחות שלקחו» ו«העברות שענו» שמופיעות רק כשהעסק רכש Agent OS), פירוט «מי פתח את המשימות» וריכוז «משימות באיחור».

7. «טלפון»: מציג את פעילות הקו הקולי של «אלוף הטלפונים». כולל את כרטיס «המספרים» (האריח «שיחות טלפון» שסופר שיחות נכנסות ושיחות יוצאות שנענו, האריח «שיחות נכנסות», «דקות שיחה», והאריח «שיחות שלא נענו» שסופר שיחות נכנסות בלבד), כרטיס «איך הסתיימו השיחות» (כגון «נענתה», «נקבעה פגישה», «הושארה הודעה», «לא מעוניין/ת»), «השיחות האחרונות» (המסודרות מהחדשה לישנה), וכרטיס «הודעות ושיחות חזרה» עם שני אריחים בלבד: «הודעות שהושארו» (מוביל ל«להודעות לטיפול») ו«שיחות חזרה שנקבעו» (מוביל ל«לשיחות החזרה»). אם המענה הקולי טרם חובר, מופיעה ההודעה «הסוכן הקולי עוד לא מחובר לעסק, או שלא היו שיחות עדיין».

8. «כסף»: פתוח לתפקידי «בעלים» ו«ניהול» בלבד. מרכז את הפעילות הכספית: «הצעות פתוחות», «הצעות שאושרו», «נגבה», «תשלומים לאישור», «חובות באיחור», מעקב «הצעות מחיר בתקופה» («נשלחו», «נפתחו», «אושרו», «נדחו»), «הצעות שאושרו לפי מקור» וכרטיס «הצעות חמות» (הצעות שנפתחו בשבוע האחרון וטרם אושרו).

9. «אוטומציות»: מרכז את כל ההודעות שנשלחו אוטומטית לפי כללים ומעקבים. כולל את הכרטיס «כל שליחה אוטומטית ומה קרה לה» (טורי «יצאו», «נמסרו», «נכשלו», «נעצרו», «הלקוח ענה תוך 72 שעות» עבור תזכורות, מעקבי סוכן, קמפיינים ועוד), וכרטיס «משוב מלקוחות» המציג כמה בקשות נשלחו, כמה נענו והציון הממוצע.

10. «שימוש»: מציג את היקף הניצול של חבילת המערכת: כרטיסי «שיחות מתוך החבילה», «אנשי צוות פעילים» ו«מסמכי ידע», וכן ריכוז «הודעות שמטא גובה עליהן» עם «הודעות שירות בתשלום».

שלב אחר שלב: פעולות נפוצות

סינון ופירוק דוח

1. פותחים את «דשבורד» במערכתפתיחה במערכת ולוחצים על לשונית הדוח המבוקש (למשל «לידים ומכירות»).
2. בוחרים את תקופת הזמן בסרגל העליון.
3. לוחצים על «פירוק לפי» ובוחרים חיתוך (למשל «אחראי»). הטבלה או הגרף יציגו את הנתונים לפי הבחירה.
4. לחיצה על מספר או שורה פותחת את רשימת הלידים או השיחות המתאימה.

הורדת דוח כקובץ CSV

1. כשהדוח, התקופה והפירוק הרצויים מוצגים במסך, לוחצים על «הורדת CSV» בראש העמוד.
2. הקובץ יורד למחשב ונפתח בתוכנת גיליונות אלקטרוניים עם עברית מסודרת, כותרות עמודות ויחידות מידה.

הדפסה או שמירה כ-PDF

1. לוחצים על «הדפסה» בראש הדוח.
2. בחלון הדפדפן בוחרים מדפסת או שמירה לקובץ PDF. כל כרטיס מודפס בעמוד נפרד ונקי מרכיבי תפריט.

הצמדת כרטיס לסקירה

1. בכרטיס שרוצים לעקוב אחריו בקביעות, לוחצים על סמל הסיכה («הצמדה לסקירה»).
2. עוברים ללשונית «סקירה»: הכרטיס מופיע בתחתית העמוד. להסרה, לוחצים שוב על הסיכה («הסרה מהסקירה»).

שאלות נפוצות

אפשר לפתוח את הנתונים ב-Excel?

כן. לחיצה על «הורדת CSV» מורידה קובץ תואם עם קידוד עברית מסודר. הקובץ שומר על התקופה, ההשוואה, המסננים והפירוק שנבחרו במסך.

האם קובץ ה-CSV מכיל שמות לקוחות?

משתמשים בעלי הרשאה לצפייה בפרטי לקוחות מקבלים את השמות המלאים בקובץ. בעלי תפקיד שאינם מורשים לצפות בפרטי לקוחות רואים «—» במקום שמות.

למה אין תפריט «פירוק לפי» בדוח «מקורות ופרסום» או «שימוש»?

דוח «מקורות ופרסום» בנוי בעצמו כמערכת חיתוכים לפי מקור, קמפיין, קישורים ומודעות, ולכן אינו זקוק לפירוק נוסף. דוח «שימוש» מציג את מוני החבילה הכוללים של העסק, שאינם מתחלקים לפי שלבים או ערוצים.

למה מופיעים שני מדדים של «אחוז סגירה» בדוח לידים?

המדד הראשון מודד את שיעור הלידים שנוצרו בתקופה הנבחרת וכבר נסגרו בהצלחה. המדד השני מודד את שיעור העסקאות שהוכרעו בפועל במהלך התקופה (נסגרו חלקי נסגרו בתוספת לא נסגרו). לחיצה על «איך סופר?» ליד כל מדד מציגה את נוסחת החישוב המדויקת.

איך נראים הדוחות בתצוגות השונות?

בתצוגה «רגילה» שורת הדוחות מוצגת כלשוניות אופקיות. בתצוגת «פוקוס» הדוחות נפתחים מתוך רשימת «עוד שאלות» ומקישורים בכרטיסים. בתצוגת «מבט-על» רשימת הדוחות מופיעה כתפריט צדדי. בטלפון נייד שורת הלשוניות נגללת לצדדים. בתצוגות «פוקוס» ו«מבט-על» כפתורי «הורדת CSV» ו«הדפסה» מופיעים כסמלים בלבד.