כל מה שהעוזר יכול לעשות

בקצרה

העוזר יכול לבצע כמעט כל פעולה שניתן לבצע במסכי המערכת, בהתאם להרשאות התפקיד שלכם. אם קיימת פעולה ייעודית מוכנה מראש העוזר מפעיל אותה, ובכל מצב אחר הוא נעזר ביכולות «חיפוש פעולה במערכת» ו«פעולה במערכת» כדי לאתר את הפעולה המתאימה במסכים ולהריץ אותה.

כל פעולה במערכת מסווגת לאחד מארבעה סוגים קבועים: קריאה בלבד, שינוי שמתבצע מיד, שינוי שממתין לאישור שלכם על גבי כרטיס, או פעולה רגישה שהעוזר לעולם אינו מבצע בעצמו.

לפני שמתחילים

• מי יכול: «בעלים» ו«ניהול» יכולים לבקש כל פעולה במערכת. «חבר צוות» יכול לבצע פעולות עבודה שוטפות (שיחות, לידים, פגישות, משימות ודשבורד), ובקשות לשינוי הגדרות נחסמות עבורו ללא כרטיס.
• מה צריך: מסלול «פשוט» או «מתקדם» (העוזר אינו פעיל במערכות של מענה טלפוני בלבד). במסלול «מתקדם» נפתחות גם פעולות הקשורות לסוכן נוסף, ניתוב בין סוכנים, קטלוג וסניפים.
• מומלץ להכיר: איך מבקשים מהעוזר ואיך עובדים כרטיסי אישור.

ארבעת סוגי הפעולות

המערכת — ולא הבינה המלאכותית — קובעת כיצד תטופל כל בקשה:

1. קריאה בלבד: שליפת נתונים, סינון והצגת מספרים. הפעולה מתבצעת מיד ומחזירה תשובה או כרטיס קישור למסך המבוקש.
2. שינוי שמתבצע מיד: פעולות שוטפות והפיכות. הפעולה נרשמת ביומן והמסך הרלוונטי מאחור מתרענן מיד.
3. ממתין לאישור: פעולות בעלות השפעה חיצונית או עסקית (כמו שליחת הודעה, מחיקה או עדכון הגדרות). העוזר עוצר ומציג כרטיס פעולה, והיא מתבצעת רק לאחר לחיצה על כפתור האישור.
4. לא מתבצע על ידי העוזר: פעולות רגישות שדורשות ביצוע ידני ישיר במסך שלהן.

פעולות לפי תחומי המערכת

שיחות

• קריאה: «חיפוש שיחות», «שיחות שמחכות», «קריאת שיחה», «תבניות מאושרות».
• מתבצע מיד: «לקיחת שיחה», «שיוך שיחה», «סגירת שיחה» (ופתיחה מחדש), תוויות והערות בשיחה, ועדכון שלב הליד ישירות מהשיחה.
• ממתין לאישור: «תשובה בשיחה» (כפתור «שליחה»), «שליחת תבנית ללקוח» (כפתור «שליחה»), «החזרת שיחה לסוכן», שליחת קובץ או הודעה קולית ללקוח, ורישום הסכמה או בקשת הסרה.

לידים ו-CRM

• קריאה: «חיפוש לידים», «דוח לידים», «סינון לידים», «בדיקת קובץ לייבוא».
• מתבצע מיד: «שינוי שלב של ליד», «עדכון פרטים של ליד», «הערה על ליד», «תיעוד שיחת טלפון», «שמירת תצוגת לידים», «הוספה להגדרות הלידים» (הוספה או שינוי שם של שלב, מקור הגעה או שדה), סיכום ליד, שיוך ליד, הוספת קובץ לליד, שחזור ליד שנמחק וביטול פעולה אחרונה.
• ממתין לאישור: «פתיחת ליד» (כפתור «פתיחת הליד»), «עדכון לידים רבים» (מציג את הכמות ומאפשר ביטול לזמן מוגבל מתוך «דף הלידים» במערכתפתיחה במערכת), «ייבוא לידים» (כפתור «ייבוא»), «שינוי הגדרות הלידים», «הסרה מהגדרות הלידים», מיזוג לידים, מחיקת ליד או הערה, ומחיקת תצוגה שמורה.

יומן ופגישות

• קריאה: «פגישות ביומן», «זמנים פנויים ביומן».
• מתבצע מיד: «סימון מי הגיע לפגישה».
• ממתין לאישור: «קביעת פגישה» (כפתור «קביעת הפגישה»), «הזזת פגישה» (כפתור «הזזת הפגישה»), «ביטול פגישה» (כפתור «לבטל את הפגישה»), «שעות הפתיחה» (כפתור «שמירת השעות»), וחיבור היומן.

משימות

• קריאה: «רשימת משימות».
• מתבצע מיד: «יצירת משימה», «עריכת משימה», «סימון משימה כבוצעה».
• ממתין לאישור: מחיקת משימה (כפתור «מחיקת המשימה»).

הסוכן והידע שלו

• קריאה: «מה הסוכן יודע», «שאלות שהסוכן לא ידע», «הגדרות הסוכן», «תוצאות הבדיקה לפני הפעלה», «מה חסר לפרסום».
• מתבצע מיד (נשמר כטיוטה): «הוספת מידע לסוכן», «עדכון פרטי העסק», «שינוי התנהגות הסוכן» (טון דיבור, זהות, שאלות סינון, מה אסור להבטיח ומתי להעביר לנציג), «מה הסוכן עושה בשיחה», «הסרת שאלה מהרשימה».
• ממתין לאישור: משפט הפתיחה של הסוכן, «שאלה ותשובה לסוכן» (כפתורי «הוספה» או «עדכון»), «תשובה לשאלה שהסוכן לא ידע» (כפתור «ללמד את הסוכן»), «הסרת מסמך» (כפתור «הסרה»), «הפעלה או כיבוי של הסוכן» (כפתורים «הפעלת הסוכן» או «כיבוי הסוכן»), «הרצת בדיקה לפני הפעלה» (כפתור «להריץ בדיקה»), «פרסום לסוכן» (כפתור «פרסום לסוכן»), ושחזור גרסה קודמת.

שליחות אוטומטיות וקמפיינים

• קריאה: «מה רץ לבד», «עדכונים בוואטסאפ», «ספקים ומייל לספק», «שיחה מהירה לליד חדש».
• מתבצע מיד: «התראות לצוות», «טיוטת קמפיין וואטסאפ».
• ממתין לאישור: «הגדרת שליחה אוטומטית» (מעקב, תזכורות, ניתוב, מעקב מקטלוג), «הזמנה לתור הבא», «הודעה בתאריך», «ניתוב שיחות לצוותים», «הסוכן שואל על עדכונים בוואטסאפ», «מייל לספק כשהמלאי נמוך», «הגדרת שיחה מהירה לליד חדש», «סימון אישור לעדכונים בוואטסאפ», «עדכון ספק», וכן אישור, שיגור, השהיה או חידוש של קמפיין וואטסאפ.

קישורים, טפסים וחיבורים

• קריאה: «קישורים וקודי QR», «החיבורים של העסק», «החיבור ל-Fireberry».
• מתבצע מיד: «יצירת קישור או קוד QR» (מציג את הקוד עם כפתורי «הורדת קוד QR» ו-«SVG להדפסה»), «בדיקת טופס לידים» (אינה יוצרת ליד ואינה שולחת דבר).
• ממתין לאישור: «פתיחת טופס לידים», «עדכון טופס לידים», «הסרת קישור», «חיבור מערכת לעדכונים», «פעולה על חיבור», שינוי קישור לדף תשלום, ניתוק Fireberry או ניתוק דף תשלום.

מסמכים

• קריאה: «מסמכים של לידים».
• מתבצע מיד: «הגדרות המסמכים» (סוגים ורשימות).
• ממתין לאישור: «טיפול במסמכים של ליד» (שיוך רשימה לליד, אישור מסמך או דחייתו עם פירוט הסיבה שנמסרת ללקוח), ותזכורת על מסמכים חסרים.

כספים, הצעות מחיר וגבייה

• קריאה: «הצעות מחיר, גבייה ותשלומים», «בדיקת קובץ חובות», «השימוש בחבילה».
• מתבצע מיד: «עדכון המחירון» (שורת מחירון), טיוטת הצעת מחיר.
• ממתין לאישור: «הגדרות הצעות מחיר וגבייה», «הוספת חוב לגבייה», «ייבוא חובות», «פעולה על כסף» (אישור הצעה, אישור ושליחה, ביטול הצעה; סימון חוב כשולם או בוטל; אישור או דחייה של תשלום שדווח), בקשת תשלום מלקוח, והסרת שורת מחירון.

מענה טלפוני

• קריאה (לבעלים ולניהול בלבד): «שיחות טלפון», «הודעות מהטלפון», «שיחות חזרה מהסוכן הטלפוני», «טיוטת קמפיין טלפוני».
• מתבצע מיד: «סימון הודעה מהטלפון כטופלה».
• ממתין לאישור: «יצירת קמפיין טלפוני» (נוצר כטיוטה ולא מחייג עד להפעלה בסוכן הטלפון), «שיחה עכשיו לליד» (מציג את הליד, הטלפון ומטרת השיחה), עצירת שיחות יוצאות, ושינוי הגדרות סוכן הטלפון.

קבצים שהסוכן שולח

• קריאה: «קבצים שהסוכן שולח».
• מתבצע מיד: «הוספת קובץ שהסוכן שולח» (קובץ PDF או תמונה עד 5MB שצורפו לחלונית).
• ממתין לאישור: הסרת קובץ מרשימת הקבצים.

דוחות ומספרים (קריאה בלבד)

«תמונת מצב של העסק», «מספרי העסק», «דוח ביצועים», «משוב מלקוחות», «מצב המלאי», «בריאות הקו», «קמפיינים», «דיוור וואטסאפ», «אנשי קשר ולא לפנות», «מסירת הודעות בוואטסאפ».

עזרה, מסכים וניווט

• קריאה: «חיפוש בעמודי העזרה», «מעבר לעמוד», «הצבעה על המסך» (מסמן את הכפתור הרלוונטי ופותח את עזרה במסך הזה), «מילוי טופס במסך» (ממלא שדות במסך מבלי לשמור), «הודעות העוזר שנשארו», «פתיחת קבוצת פעולות».
• ממתין לאישור: «מעבר לחנות» (כפתור «לחנות»), והסרה של משימה, שורת מחירון, סוג או רשימת מסמכים, טופס לידים, חיבור webhook, פעולת סוכן, הודעת תאריך, כלל ניתוב או קובץ.

כל פעולה אחרת במסכים

עבור כל פעולה שאין לה יכולת ייעודית מוכנה, העוזר מפעיל את «חיפוש פעולה במערכת» ו«פעולה במערכת». הוא סורק את פעולות המסכים לפי תיאור הבקשה שלכם בעברית או באנגלית, מציג את ההתאמה שנמצאה, ומבצע אותה מיד או מציג כרטיס אישור לפי רמת הרגישות שלה.

מה העוזר לא עושה לעולם

אם תבקשו פעולה מהרשימה הזו, העוזר ישיב: «את הפעולה הזו העוזר לא עושה. אפשר לעשות אותה בעצמכם, במסך שלה.»

• התחברות ואבטחה: העוזר אינו מנהל את פרטי הכניסה שלכם, סשנים של משתמשים, דלתות שירות, עוזרים אחרים, כרטיסי אישור של עצמו (רק לחיצה שלכם מפעילה כרטיס), או התחברות ליומן Google.
• מפתחות וסודות גישה: העוזר אינו מדביק או חושף מפתחות גישה וטוקנים (חיבור Fireberry, ספק סליקה, או חיבור למאגר «אל תתקשרו אליי»), ואינו קורא סודות של טפסים או חיבורי webhooks.
• הצהרות משפטיות: העוזר אינו חותם במקומכם על הצהרות משפטיות לגבי רשימות תפוצה, קמפיינים, שיחות חזרה או אנשי קשר.
• ייצוא קבצים ודוחות: ייצוא לידים לקובץ, ייצוא דוחות, איחוד מסמכי ליד לקובץ אחד, או ייצוא נתוני שיחות וקמפיינים מתבצעים ישירות מכפתורי הייצוא במסכים שלהם.
• פעולות שדורשות אישור מתוך קובץ: לא נוצר כרטיס אישור לפעולה שמקורה בקובץ מצורף; יש לבצע אותה במסך המיועד לה.
• רכישות, מנויים ובעלות: רכישת חבילות, עדכון אמצעי תשלום, העברת בעלות על העסק ומחיקת העסק מנוהלים בחנות ובחשבון האישי. מתוך המערכת העוזר יכול רק להציע כרטיס «מעבר לחנות».

מה קורה אחר כך

• פעולה שמתבצעת מיד נרשמת ביומן, והמסך הפעיל שברקע מתרענן באופן אוטומטי.
• שינויים בידע הסוכן, שעות פתיחה ושאלות נשמרים כטיוטה. הלקוחות יקבלו אותם רק לאחר אישור כרטיס «פרסום לסוכן».
• כל החלטה ובדיקה נרשמות במלואן ביומן העוזר בשורה של «בדיקה לפני פעולה» עם הסטטוס המדויק שלה.

שאלות נפוצות

האם העוזר יכול לעשות כל מה שאני עושה במסך?

כן. כל פעולה שהמסכים של המערכת מאפשרים — למעט הפעולות ברשימת האבטחה שלא נעשות דרך הצ'אט — נתמכת על ידי העוזר, ישירות או בעזרת «חיפוש פעולה במערכת». פעולות רגישות ימתינו תמיד לאישורכם.

האם העוזר יכול לשלוח הודעה ללקוחות בעצמו?

לא. כל שליחת הודעה או תבנית ללקוח נעצרת ומציגה כרטיס אישור עם נוסח ההודעה המדויק. השליחה מתבצעת רק לאחר לחיצה על «שליחה», ובכפוף להסכמה, חלון 24 שעות פעיל ושעות שליחה מותרות.

האם חבר צוות יכול לבקש מהעוזר לשנות הגדרות?

לא. פעולות של ניהול המערכת ושינוי הגדרות פתוחות רק לבעלי תפקיד «בעלים» ו«ניהול». אם חבר צוות יבקש שינוי כזה, הפעולה תידחה ולא יוצג כרטיס אישור.

האם העוזר יכול לייצא לידים לקובץ?

לא. ייצוא רשימת לידים או נתוני לקוחות לקובץ מתבצע ישירות מתוך מסך «לידים».

האם העוזר מציג נתונים על שיחות טלפון?

כן, כאשר סוכן הטלפון מחובר למערכת, העוזר יכול להקריא נתוני שיחות והודעות עבור «בעלים» ו«ניהול». חיוג יזום לליד או פתיחת קמפיין טלפוני ממתינים תמיד לאישורכם.