איך מבקשים מהעוזר

בקצרה

בתיבת העוזר כותבים שאלות ובקשות בעברית פשוטה. העוזר עונה לשאלות, מנווט לעמודים, ממלא טפסים לבדיקתכם, ומבצע פעולות במערכת לפי ההרשאה של תפקידכם.

לפני שמתחילים

• מי יכול: «בעלים», «ניהול» ו«חבר צוות» במסלולים «פשוט» ו«מתקדם».
• פותחים את חלונית העוזר בלחיצה על «העוזר» בסרגל העליון או בלחיצה על המקשים Ctrl J (ראו העוזר: מה זה ואיך פותחים).

שלב אחר שלב

שאילת שאלה ובקשת מידע

1. פותחים את חלונית העוזר (בכפתור «העוזר» או בקיצור Ctrl J).
2. כותבים את הבקשה בתיבה עם הכיתוב «כתבו שאלה או בקשה…» ולוחצים על מקש Enter או על כפתור השליחה. מעבר שורה נעשה בעזרת Shift+Enter.
3. ההודעה שלכם מופיעה בשיחה, ובחלונית מוצג הכיתוב «העוזר עובד על זה…».
4. התשובה מופיעה בעברית. אם המענה כולל קישור למדריך במערכת, יופיע כרטיס עם שם המדריך, ולעיתים כפתור «צפייה בסרטון (N דק׳)» וקישור למאמר.

בקשה לביצוע פעולה

1. כותבים לעוזר במילים רגילות מה לעשות ומוסיפים את הפרטים המזהים (שם הליד, מועד לפגישה או סטטוס).
2. אם מדובר בעריכה קלה וניתנת לביטול, העוזר מבצע אותה מיד, מעדכן בתשובה, והמסך מאחור מרענן את הנתונים.
3. אם הפעולה רגישה, מוצג כרטיס עם הפעולה המדויקת והסטטוס «ממתין לאישור». לא בכל כרטיס הכפתור הוא «אישור»: כרטיס שנוצר משער המערכת כולל כפתור «אישור», אך בפעולות רבות של העוזר הכפתור מציין את הפעולה עצמה — כמו «שליחה» (של מענה או תבנית), «הסרה», «פרסום לסוכן», «פתיחת הליד», «קביעת הפגישה», «לבטל את הפגישה», «הזזת הפגישה», «שמירת השעות», «החזרה לסוכן», «הפעלת הסוכן» או «כיבוי הסוכן», «לעדכן את הלידים» ו«ייבוא». בכל כרטיס מופיע גם כפתור «ביטול», ובשום מקרה דבר לא מתבצע לפני שלוחצים על הכפתור בכרטיס (ראו כרטיסי אישור: איך העוזר מבקש רשות).

מעבר עמוד ומילוי טופס במסך

• מעבר עמוד: אם מבקשים «קחו אותי ל…», המערכת עוברת לעמוד המבוקש עם קבלת התשובה. אם שואלים «איפה …?», מקבלים כרטיס קישור עם חץ בנוסח «מעבר ל«<שם העמוד>»».
• מילוי טופס במסך: כשנמצאים במסך שיש בו טופס, מבקשים מהעוזר מה למלא. העוזר מקליד את הערכים ומסמן במסגרת את השדה הראשון למשך כ-6 שניות. מתחת לתשובה יופיע הכיתוב: «מילאתי במסך את «<שם השדה>». בדקו ולחצו על כפתור השמירה של המסך: עד אז שום דבר לא נשמר.».

צירוף קובץ

1. לוחצים על סמל הסיכה («צירוף קובץ»).
2. בוחרים עד 3 קבצים: טבלה (CSV או אקסל עד 1MB), או מסמך PDF ותמונה (עד 5MB).
3. הקבצים מופיעים ברשימת «קבצים מצורפים» וזמינים לעוזר למשך 24 שעות.
4. כותבים מה לעשות עם הקובץ (למשל ייבוא לידים) ושולחים.

הצעות ב-14 הימים הראשונים («חדשים במערכת?»)

ב-14 הימים הראשונים שלכם, כל עוד השיחה בחלונית ריקה, מוצג בראשה בלוק מיוחד המותאם לעמוד שבו אתם עומדים:

• כותרת «חדשים במערכת?» ומתחתיה «אפשר לבקש ממני לעשות את זה בשבילכם:».
• 3–4 כפתורים לבקשות מהירות (למשל בעמוד «לידים»: «הוסף ליד חדש», «הראה לי לידים בלי מענה מהשבוע», «סכם את השיחות של היום», «הראה לי לידים שקבעו פגישה»). לחיצה על כפתור שולחת את הבקשה מיד.
• בהמשך מוצג «או לקרוא איך עושים את זה:» עם שאלות הדרכה, והבלוק «המדריך לעמוד הזה» עם כפתורי «צפייה (N דק׳)» ו«קריאת המדריך».

מה קורה אחר כך

• העוזר שומר על רצף השיחה (עד 60 הודעות אחרונות), כך שאפשר להמשיך ברצף עם בקשות כמו «ותשלחו לו תזכורת».
• התשובה והכרטיסים מגיעים יחד. אם נבחר מעבר עמוד, המסך עובר אליו מיד (בטלפון נייד חלונית העוזר נסגרת כדי לחשוף את העמוד).
• השיחה נשמרת כשעוברים בין עמודי המערכת וגם ברענון של הלשונית.
• כדי להתחיל נושא חדש, לוחצים על הסמל «שיחה חדשה».
• כל תשובה מנכה הודעה אחת ממכסת ההודעות החודשית. מספר ההודעות שנשארו מוצג בתחתית החלונית: «נשארו N הודעות לעוזר החודש · ».

טיפים

• נסחו בקשות כמו לחבר צוות: ציינו שם ליד, יום, שעה או סטטוס מבוקש.
• בטלפון נייד החלונית נפתחת לרוחב כל המסך, אך זזה הצידה בעת מעבר עמוד או מילוי שדות כדי שתוכלו לראות את המסך.

שאלות נפוצות

מה העוזר רואה במסך שלי?

העוזר רואה את העמוד שבו אתם נמצאים, את תצוגת העבודה («רגילה», «פוקוס» או «מבט-על»), ואת השמות של שדות הטופס (עד 30 שדות). הוא אינו רואה את הערכים שהוקלדו בתוכם, לא רואה סיסמאות או קבצים במסך, ואינו רואה את חלונית העוזר עצמה.

למה העוזר לא שומר בעצמו את הטופס שמילא?

כדי למנוע שגיאות. העוזר מזין את הנתונים בשדות כדי לחסוך לכם הקלדה, אך השמירה עצמה נשארת באחריותכם בלחיצה על כפתור השמירה של המסך.

מה קורה כשמכסת ההודעות לחודש מסתיימת?

מופיע כרטיס המודיע: «הודעות העוזר נגמרו. ההודעות החודשיות יתחדשו ב־dd/mm. רק העוזר עוצר בינתיים: שאר המערכת עובדת כרגיל.». שאר חלקי המערכת ממשיכים לפעול כרגיל. אם נרכשה חבילת הודעות נוספת, העוזר ממשיך להשתמש בהודעות שבה.

מדוע העוזר מודיע שאינו יכול לבצע פעולה?

העוזר כפוף להרשאות התפקיד שלכם במערכת (למשל: «חבר צוות» אינו יכול לשנות הגדרות). פעולה תידחה גם אם התכונה אינה כלולה במסלול שלכם, אם הלקוח לא אישר קבלת פניות, או אם זו פעולה שהעוזר אינו מורשה לבצע לבד.