העוזר: הסוכן, השליחות והחיבורים

בקצרה

באמצעות העוזר אפשר לנהל את סוכן הוואטסאפ של «התותח בוואטסאפ», לעדכן את השליחות האוטומטיות, להפיק קישורים וקודי QR ולחבר מערכות חיצוניות.

כל פעולה עוברת דרך שער המערכת: שינויים בטוחים נשמרים כטיוטה מיד, בעוד שפעולות שמשפיעות על לקוחות, משנות שליחה אוטומטית או מפרסמות את הסוכן נעצרות וממתינות ללחיצה שלכם על כרטיס במערכת. שום פעולה רגישה אינה יוצאת לדרך לפני שלוחצים על כפתור הכרטיס.

מנגנון השער: מה מתבצע מיד ומה ממתין לאישור

השער של המערכת בודק כל בקשה שהעוזר מבצע לפי סוג הפעולה וההרשאה שלכם:

• קריאה בלבד: הצגת מצב הסוכן, רשימת השליחות הפעילות או בדיקת תבניות. מתבצעת מיד.
• עריכה מיידית (טיוטה): שינוי טון הדיבור, עדכון שאלות סינון, מתגי פעילות או התראות פנימיות לצוות. הנתונים נשמרים כטיוטה במערכת ואינם מגיעים ללקוחות לפני פרסום.
• עצירה לכרטיס אישור: פעולות שיוצאות החוצה אל הלקוחות, שינוי של הודעות אוטומטיות, הפעלה או כיבוי של הסוכן ופרסום שינויים. המערכת מציגה כרטיס עם כפתור לחיצה, והפעולה יוצאת לדרך רק כשאתם לוחצים עליו. העוזר אינו יכול לאשר את הפעולה בעצמו.
• חסימה: פעולות שהעוזר אינו מורשה לבצע כלל, כגון חשיפת מפתחות אבטחה, סודות חתימה של טפסים או חיבור שירותי סליקה. במקרים אלה העוזר מודיע: «את הפעולה הזו העוזר לא עושה. אפשר לעשות אותה בעצמכם, במסך שלה.».

הגדרות הסוכן ופרסום שינויים

תוכלו לבקש מהעוזר לקרוא ולשנות את התנהגות הסוכן:

• טון וזהות: שינוי הטון לאחד מארבעה סגנונות — «חם», «מקצועי», «ישיר» או «רשמי», ועדכון הגדרת הזהות (עד 600 תווים). השינוי נשמר מיד כטיוטה.
• כללים ושאלות סינון: הוספה או הסרה של שאלות סינון, מה אסור לסוכן להבטיח ומתי להעביר לנציג (עד 12 סעיפים בכל רשימה). נשמר מיד כטיוטה.
• מתגי פעילות ופרטי עסק: עדכון מתגי «מה הסוכן עושה בשיחה», הגדרת «ליד מוסמך כאשר…», מייל העסק, מיקום במפה וסוגי פגישות. נשמרים מיד כטיוטה.
• משפט הפתיחה ללקוחות: שינוי נוסח הפתיחה (עד 300 תווים) אינו נשמר מיד, אלא מייצר כרטיס שער בשם «הפתיח שהלקוחות מקבלים» עם שדה «מה משתנה» וכפתורי «אישור» ו«ביטול».
• בדיקה לפני הפעלה: בקשה להרצת בדיקה מייצרת כרטיס: «הרצת «בדיקה לפני הפעלה»: הסוכן יענה על 10 עד 20 שאלות של לקוחות בקו הבדיקה, ושום הודעה לא תגיע ללקוח. זה לוקח כמה דקות.» עם כפתור «להריץ בדיקה». התוצאות מופיעות לאחר מכן בעמוד בדיקה לפני הפעלה.
• הפעלה וכיבוי של המענה: בקשה להפעלת המענה או לכיבויו מציגה כרטיס ייעודי עם כפתור «הפעלת הסוכן» או «כיבוי הסוכן». הפעלת הסוכן דורשת שגרסה כלשהי כבר פורסמה בעבר.
• פרסום השינויים: כל שינוי שנשמר כטיוטה אינו משפיע על לקוחות עד לפרסומו. כשמבקשים לפרסם, העוזר מציג כרטיס עם הכיתוב «פרסום השינויים שעוד לא הגיעו לסוכן.» וכפתור «פרסום לסוכן». הפעולה פתוחה לבעלי תפקיד «בעלים» ו«ניהול» בלבד.

שליחות אוטומטיות

העוזר יכול להציג אילו הודעות מוגדרות לפעול לבד, להציג מה נשלח לאחרונה, ולעדכן את ההגדרות לבקשתכם:

• שינוי שליחה אוטומטית: כל שינוי של הודעה אוטומטית הנשלחת ללקוחות נעצר על ידי השער ומציג כרטיס אישור. הכרטיס מציג את שם החלק («המעקב אחרי לידים», «המעקב אחרי פניות על הקטלוג», «התזכורות», «ההזמנה לתור הבא», «הודעות בתאריכים», «עדכונים בוואטסאפ», «התראות המלאי והמייל לספק», «בקשת משוב מלקוחות» או «תבניות הוואטסאפ»), שדה «מה משתנה», וכפתורי «אישור» ו«ביטול».
• זמני מעקב: במעקב אחרי לידים ניתן לקבוע המתנה של 15 דקות עד 10,080 דקות (7 ימים), ובין 1 ל-5 ניסיונות פנייה.
• התראות לצוות: עדכון «התראות לצוות» לפי שמות העובדים נשמר מיד וללא צורך בכרטיס אישור.
• תאימות למסלול: אם מבקשים להפעיל שליחה אוטומטית שאינה פעילה במסלול שלכם, העוזר יסרב ללא שינוי ויציין: «הודעות מעקב אוטומטיות כלולות בכל מסלול של Agent OS, אבל לא פעילות במסלול שלכם. מעדכנים את המסלול בחנות.» (או הודעה תואמת עבור תזכורות לתורים).

תבניות והודעות וואטסאפ

מחוץ למסגרת של חלון 24 השעות של וואטסאפ, פנייה יזומה ללקוח אפשרית רק באמצעות תבנית מאושרת על ידי Meta:

• צפייה בתבניות: העוזר יכול להציג את רשימת התבניות המאושרות של הקו, הניסוח שלהן והשדות הנדרשים.
• שליחת תבנית ללקוח: בקשה לשליחת תבנית בודקת קודם כל את תקינות הפנייה (הסכמת הלקוח, שעות פעילות ושעות שקט). אם הבדיקה עברה, מוצג כרטיס ייעודי: «שליחת הודעה בוואטסאפ אל {name}, בתבנית המאושרת «{template}»: «{words}». ההודעה תצא בשמכם והשיחה תעבור אליכם. לפני השליחה נבדקים שוב ההסכמה של הלקוח וחלון 24 השעות.» עם כפתור «שליחה» וכפתור «ביטול».
• ניהול שיחות שוטף: פעולות פנימיות בתיבת השיחות כגון «לקיחת שיחה», «העברת שיחה לאיש צוות», «סגירת שיחה» ופתיחה מחדש מתבצעות מיד. לעומת זאת, שליחת מענה טקסט ישיר ללקוח או החזרת שיחה לסוכן מוצגות בכרטיס וממתינות ללחיצה על «שליחה» או «החזרה לסוכן».

קישורים וקודי QR

ניתן לבקש מהעוזר להפיק קישור ישיר לוואטסאפ או קוד QR להדפסה עבור מקור הגעה מוגדר (כגון פלאייר, אינסטגרם או אתר):

• יצירה מיידית: הפעולה מתבצעת מיד ללא כרטיס אישור. ניתן להגדיר הודעת פתיחה ראשונית של עד 500 תווים.
• הורדת הקוד: לאחר יצירת הקוד מופיע בפאנל כרטיס ייעודי עם תמונת ה-QR, כתובת ה-wa.me וכפתורי «הורדת קוד QR» (קובץ PNG) ו«SVG להדפסה».
• הסרת קישור: בקשה לביטול קישור קודם נעצרת ומציגה כרטיס עם הכיתוב: «הסרת «{name}»: מי שיגיע דרכו מעכשיו כבר לא ישויך למקור הזה, ועדיין יגיע לעסק.» עם כפתור «הסרת הקישור» וכפתור «ביטול».

חיבורים ומערכות חיצוניות

העוזר מסייע בניהול טופסי לידים, עדכוני מערכת (webhooks) ופעולות סוכן:

• קריאה ובדיקה: העוזר יכול להציג את החיבורים הקיימים, כמות הלידים שהגיעה וסטטוס פעילות. בדיקת טופס לידים עם נתוני דוגמה מתבצעת מיד ואינה יוצרת ליד אמיתי.
• שינוי ופתיחת חיבורים: פתיחת טופס לידים חדש, שינוי כתובת טופס, הוספת webhook, הפעלה או השהיה של פעולות סוכן ושינוי הגדרות «שיחה מהירה לליד חדש» מחייבים אישור. העוזר מציג כרטיס ייעודי עם כפתור מתאים («חיבור», «הפעלה», «כיבוי», «סגירת הטופס» או «הסרה») לצד כפתור «ביטול».
• מגבלות אבטחה: העוזר אינו מציג לעולם סודות חתימה ומפתחות הצפנה של טפסים או webhooks. סוד החתימה מוצג פעם אחת בלבד במסך עדכונים למערכות שלכם. כמו כן, העוזר אינו מבצע חיבור ראשוני של שירותי Fireberry או סליקת SUMIT.

כללי כרטיסי האישור ויומן העוזר

לכרטיסים שמופיעים בעוזר ישנם כללים קבועים שנועדו להגן על העסק:

• לא בכל כרטיס הכפתור נקרא «אישור»: כרטיס ששער המערכת מייצר (למשל פעולה דרך כלי הפעולה הכללי או כלי כתיבה) כולל סמל מגן, את שם הפעולה המודגש, שדות השינוי (כמו «מה משתנה»), את הכיתוב «המערכת עצרה את הפעולה הזו עד שתאשרו. שום דבר לא קורה לפני שלוחצים.» ואת הכפתורים «אישור» ו«ביטול». לעומת זאת, בפעולות רבות של העוזר מוצג כרטיס ייעודי שבו כפתור הביצוע נושא את שם הפעולה עצמה — «שליחה» (של מענה או תבנית), «הסרה», «פרסום לסוכן», «פתיחת הליד», «קביעת הפגישה», «לבטל את הפגישה», «הזזת הפגישה», «שמירת השעות», «החזרה לסוכן», «הפעלת הסוכן» או «כיבוי הסוכן», «לעדכן את הלידים» או «ייבוא».
• כפתור «ביטול» ואי-ביצוע ללא לחיצה: בכל כרטיס קיים כפתור «ביטול». בשום מקרה שום דבר לא קורה לפני שלוחצים על כפתור הכרטיס.
• פעולות מחיקה וביטול: בכרטיסים שמוחקים או מבטלים רכיב (כגון הסרת קישור), הכרטיס מודגש במסגרת אדומה, כפתור «ביטול» מופיע ראשון, וכפתור הפעולה מופרד בעיצוב ייעודי למניעת טעויות.
• תוקף של 15 דקות: בראש כל כרטיס מופיעה התווית «ממתין לאישור». הכרטיס נשאר זמין ללחיצה במשך 15 דקות בלבד.
• סיום תוקף: אם חלפו 15 דקות ללא לחיצה, הכפתורים נעלמים והכרטיס מציג: «עבר הזמן לאישור, ולכן שום דבר לא בוצע. אם עדיין צריך, כתבו לעוזר שוב והוא יכין כרטיס חדש.».
• הרשאות לחיצה: רק המשתמש שעבורו נוצר הכרטיס יכול ללחוץ עליו. לחיצה חוזרת על כפתור ישן לא תבצע דבר.
• מעקב מלא ביומן: כל שיחה עם העוזר, כל בדיקת שער וכל לחיצה על כרטיס נרשמות ונשמרות למשך 730 יום. מסך יומן העוזר מציג את הפעילות של 30 הימים האחרונים.

שאלות נפוצות

האם שינוי שביקשתי לגבי התנהגות הסוכן נכנס לתוקף מיד מול לקוחות?

לא. שינויי טון, שאלות סינון, הגדרות זהות ומתגי פעולה נשמרים כטיוטה פנימית. הלקוחות יראו את השינוי רק לאחר שתבקשו מהעוזר לפרסם ותלחצו על «פרסום לסוכן».

האם העוזר יכול לשלוח הודעה בוואטסאפ ללקוח על דעת עצמו?

לא. כל הודעה או תבנית היוצאת ללקוח נעצרת ומציגה כרטיס עם נוסח ההודעה המדויק. ההודעה נשלחת רק ברגע שאתם לוחצים על כפתור הכרטיס («שליחה», או «אישור» בכרטיס שער). בכל כרטיס יש גם כפתור «ביטול», ושום דבר אינו יוצא לפני לחיצה.

מה קורה אם סגרתי את הפאנל של העוזר בזמן שכרטיס ממתין לאישור?

הכרטיס ממשיך לחכות לכם בפאנל עם הסימון «ממתין לאישור», כל עוד לא חלפו 15 דקות מרגע יצירתו. תוכלו לפתוח שוב את העוזר וללחוץ על הכפתור.

האם חבר צוות יכול לבקש מהעוזר לפרסם את הסוכן או לשנות שליחות אוטומטיות?

לא. שמירת הגדרות הסוכן, עדכון השליחות האוטומטיות ופרסום הסוכן מוגבלים לבעלי תפקיד «בעלים» ו«ניהול». אם חבר צוות יבקש זאת, העוזר לא ייצר כרטיס וישיב: «הפעולה הזו פתוחה ל«בעלים» ול«ניהול».».