עדכונים למערכות שלכם (webhooks)

בקצרה

עדכונים יוצאים (webhooks) מאפשרים להעביר נתונים מהמערכת של אוטומציות AI ישירות אל Zapier, Make, n8n או מערכת ה-CRM שלכם. כל ליד חדש, תור שנקבע, שיחה שעברה לנציג או משוב שהתקבל נשלחים מיד כהודעה מאובטחת לכתובת שתגדירו, כדי שתוכלו להמשיך את התהליך בכל כלי אחר.

לפני שמתחילים

• מי יכול להגדיר: בעלי תפקיד «בעלים» ו«ניהול» בלבד. בעלי תפקידים אחרים שיש להם גישה להגדרות (למשל «כספים») יכולים לצפות ברשימה וביומן, אך לא להוסיף או לערוך כתובות. ל«חבר צוות» אין «הגדרות» בתפריט.
• מה צריך להכין: כתובת יעד (Webhook URL) שנוצרה בשירות החיצוני שלכם. ב-Zapier בוחרים «Webhooks by Zapier» ← «Catch Hook», וב-Make בוחרים «Custom webhook». מעתיקים את הכתובת שהם נותנים ומדביקים כאן. הכתובת חייבת להתחיל ב-https://.
• תוכלו להגיע להגדרה הזו גם דרך מדריך כל החיבורים. אם אתם עובדים עם Fireberry, קראו גם על חיבור Fireberry.

שלב אחר שלב

1. נכנסים אל «הגדרות»פתיחה במערכת בתפריט, ובוחרים בקבוצה «חיבורים» את «עדכונים למערכות שלכם».
2. בשדה «שם, כדי שתזהו אותה» מקלידים שם ברור (עד 80 תווים, למשל: «הלידים לגיליון של המשרד»). אם תשאירו ריק, יישמר השם «הכתובת שלי».
3. בשדה «הכתובת» מדביקים את הכתובת המלאה שקיבלתם.
4. בקבוצה «מה לשלוח לכתובת» מסמנים אילו אירועים יישלחו מתוך 11 הרגעים האפשריים: «ליד חדש נוסף», «פרטי ליד השתנו», «ליד עבר לשלב אחר», «נקבע תור», «תור הוזז», «תור בוטל», «שיחה הועברה לאדם מהצוות», «שיחת טלפון הסתיימה», «נרשמה הזמנה», «לקוח השאיר משוב» או «נפתחה משימה לצוות».

5. לוחצים על «הוספת הכתובת».
6. מיד לאחר השמירה מופיעה חלונית «הסוד של הכתובת» עם ההסבר «זה הסוד שחותם על כל עדכון. שמרו אותו עכשיו במערכת שלכם: הוא מופיע כאן רק הפעם, ואחר כך רק בלחיצה על «הצגת הסוד».». לוחצים על «העתקה», שומרים את הסוד במערכת שלכם ולוחצים על «שמרתי».

7. שורת הכתובת שנוספה כבר פתוחה (לוחצים על השורה רק אם היא נסגרה). לוחצים ישירות על «שליחת בדיקה». המערכת שולחת בדיקה מיידית ומוודאת תקינות: «הכתובת קיבלה את הבדיקה תוך N אלפיות שנייה (קוד 200).».

מה קורה אחר כך

• הכתובת מתחילה לקבל אירועים מרגע החיבור ואילך (אירועים ישנים מלפני החיבור אינם נשלחים).
• המערכת בודקת אירועים חדשים כמעט מיידית (בסבבים של כ-15 שניות). כל עדכון נשלח כבקשת POST עם מזהה מסירה ייחודי (X-Automaziot-Delivery) וחתימה מאובטחת (X-Automaziot-Signature).
• טיפול בתקלות וניסיונות חוזרים: אם השרת שלכם מחזיר שגיאה זמנית (כגון עומס או ניתוק), המערכת תנסה לשלוח שוב בסולם זמנים קבוע: לאחר 5 שניות, 30 שניות, 2 דקות, 10 דקות, שעה, 6 שעות ויום — בסך הכול 8 ניסיונות במשך כיום וחצי. שגיאות קבועות (כמו 404 או כתובת שגויה) לא יישלחו שוב.
• בכל עת תוכלו לפתוח את שורת הכתובת כדי לצפות ברשימת «העדכונים האחרונים» (עד 50 עדכונים אחרונים), לשנות את הסימונים תחת «מה נשלח לכתובת», או להשהות זמנית את השליחה באמצעות מתג ההפעלה והכיבוי שבשורת הכתובת (המתג מופיע לצד כתובת היעד ומספר העדכונים שנשלחו, ללא תווית טקסט).

הבדלים בין תצוגות

• בתצוגה «רגילה» ו«מבט-על»: נכנסים דרך «הגדרות» בתפריט הראשי ← קבוצת «חיבורים» ← «עדכונים למערכות שלכם».
• בתצוגת «פוקוס»: עוברים ללשונית «העסק» ← «הגדרות» ← «עדכונים למערכות שלכם».
• בעבודה מהטלפון הנייד: לוחצים על «עוד» בתחתית המסך ← «הגדרות» (ובתצוגת פוקוס דרך לשונית «העסק»).

שאלות נפוצות

האם צריך מתכנת כדי לחבר את Zapier או Make?

לא. מעתיקים את הכתובת מהשירות ומדביקים בשדה «הכתובת». אם אתם שולחים נתונים לשרת ייעודי משלכם, המתכנת יוכל להשתמש בסוד ובדוגמה שבקטע «איך המערכת שלכם בודקת שהעדכון הגיע מאיתנו» כדי לוודא שכל בקשה מגיעה אכן מאיתנו.

האם לידים ישנים יישלחו כשמוסיפים כתובת חדשה?

לא. כתובת מקבלת עדכונים רק מרגע הפעלתה והלאה. גם בעת כיבוי והפעלה מחדש של מתג השליחה שבשורת הכתובת, אירועים שהתרחשו בזמן שהכתובת הייתה כבויה לא יישלחו.

מה עושים אם סוד הכתובת נחשף?

פותחים את שורת הכתובת, לוחצים על «סוד חדש» ומאשרים את ההודעה: «ליצור סוד חדש? מעכשיו כל עדכון ייחתם בסוד החדש, והישן כבר לא יתאים.». מעתיקים את הסוד החדש ומעדכנים אותו במערכת הקולטת שלכם.

למה מופיעה שגיאה באדום על שורת הכתובת?

אם הכתובת החזירה שגיאה בשליחה האחרונה (למשל לא ענתה תוך 10 שניות או שהשירות שלכם אינו זמין), תוצג הודעה אדומה המפרטת את הסיבה. ברשימת «העדכונים האחרונים» תוכלו לראות מה עלה בגורלו של כל עדכון.

איך מסירים כתובת שאינה בשימוש?

פותחים את שורת הכתובת ולוחצים על «הסרת הכתובת». בחלונית שתפתח מאשרים בלחיצה על «הסרה». העדכונים יופסקו מיד, והסוד והיומן של אותה כתובת יימחקו.